Aktennotiz Vorlage

Aktennotizen zu erstellen, klingt nach einer eher antiquierten Aufgabe, mit der viele Menschen nicht ausreichend vertraut sind. Dabei gibt es durchaus Vorgaben bezüglich dessen, wie eine Aktennotiz genau auszusehen hat. Der nachfolgende Ratgeber klärt Sie nicht nur darüber auf, was eine Aktennotiz eigentlich ist. Vielmehr erfahren Sie auch, wie Sie diese Notiz unter der Verwendung einer entsprechenden Aktennotiz Vorlage korrekt erstellen können.

Was ist eine Aktennotiz?

Bei einer Aktennotiz handelt es sich um eine spezielle Art von Kurzprotokoll. Ereignisse, die für den Vorgang, der meist in einer Akte festgehalten wird, von Bedeutung sein könnten, dokumentiert die Aktennotiz kurz und bündig. Dabei ergänzt die Notiz nicht nur die Inhalte einer Aktenmappe. Zusätzlich kann die Aktennotiz auch dafür bestimmt sein, an verschiedene Instanzen und Personen, für welche diese Informationen relevant sind, weitergeleitet zu werden.

Eine Aktennotiz kann, muss jedoch keine Meinungen und Eindrücke zu der jeweiligen Thematik enthalten. Sofern es sich bei der Notiz nicht um Fakten, sondern um eine Meinung handelt, ist von einem sogenannten Aktenvermerk die Rede. Mit Hilfe einer Aktennotiz werden vor allem Telefonate und Gespräche dokumentiert und deren Kernaussagen schriftlich festgehalten.

Mit Hilfe der Aktennnotiz können Sie zeiliche Abläufe optimieren. Es ist ratsam, sich entweder Aktennnotizen vor einem Gespräch auszudrucken oder die Notizen digital zu erfassen. Der Vorteil einer digitalen Notiz besteht darin, dass Sie diese schneller archivieren können und zudem per Mail an andere Kollegen weiterleiten können.

Welche Fragen sollte eine Aktennotiz abdecken?

Es gibt eine Reihe von wichtigen W-Informationen, die in einer Aktennotiz zu finden sein sollten. Eine Aktennotiz Vorlage zielt entsprechend auf die Beantwortung diese W-Fragen ab. Abhängig davon, in welchem Zusammenhang die Aktennotiz zum Einsatz kommt, sind diese Fragen relevant:

  • Welchen Vorgang betrifft die Aktennotiz?
  • Wer war bei dem Vorgang dabei?
  • Wann hat sich der Vorgang ereignet?
  • Was ist passiert?
  • Was wird in Zukunft noch zu dem Vorgang getan?
  • Wer hat sich zu einem Vorgang geäußert und was gesagt?
  • Wer hat die Aktennotiz wann verfasst?

Es ist durchaus üblich, die Fakten in einer Aktennotiz sehr knapp und sachlich aufzunehmen. Dies kann stichpunktartig oder in ganzen Sätzen passieren. Es ist am sinnvollsten, die Informationen in chronologischer Reihenfolge zusammenzufassen, damit die Inhalte der Aktennotiz möglichst leicht zu verstehen sind.

Wie könnte eine Aktennotiz Vorlage aussehen?

Abhängig davon, in welcher Branche die Aktennotiz Vorlage Verwendung finden soll, werden Sie diese an Ihren Bedarf anpassen wollen. Ein Lehrer könnte zum Beispiel eine Vorlage wie diese verwenden:

Aktennotiz

  • Datum:
  • Schüler/in:
  • Klasse:
  • Fach:
  • Grund der Notiz:
  • Maßnahme:
  • Am Gespräch beteiligt:
  • Unterschrift:

Sofern Sie eine Aktennotiz Vorlage nutzen möchten, um sich eine Telefonnotiz zu einem bestimmten Vorfall zu machen, kann Ihnen diese Mustervorlage unter die Arme greifen:

Telefonnotiz

  • Gesprächsdatum:
  • Telefonnummer:
  • Gesprächspartner: Name/ Firma, vollständige Adresse
  • Anlass des Gesprächs:
  • Mitteilung/ Gesprächsinhalt:
  • Maßnahmen/ Weitergeleitet an:
  • Bearbeitet durch:
  • Datum und Unterschrift:

Aktennnotizen im privaten Umfeld

Aktennnotizen werden primär im geschäftlichen Umfeld eingesetzt. Es kann jedoch auch ratsam sein, wichtige Vorgänge im privaten Umfeld zu dokumentieren. So können Sie dokumentieren, mit wem Sie irgendetwas besprochen haben und welche weiteren Schritte sich daraus ergeben haben. Dabei kann es sich beispielweise um ein Gespräch mit einem Kundenberater (Bank, Versicherung, etc.) handeln.

Sie werden so nichts mehr vergessen und können in einem zweiten Schritt bei einem Folgegespräch wieder auf das Thema aus dem Erstkontakt zurückkommen. Gleichzeitig kann die Aktennotiz auch als Entscheidungshilfe gelten.

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