Aktennotiz Vorlage

Aktennotizen zu erstellen, klingt nach einer eher antiquierten Aufgabe, mit der viele Menschen nicht ausreichend vertraut sind. Dabei gibt es durchaus Vorgaben bezüglich dessen, wie eine Aktennotiz genau auszusehen hat. Der nachfolgende Ratgeber klärt Sie nicht nur darüber auf, was eine Aktennotiz eigentlich ist. Vielmehr erfahren Sie auch, wie Sie diese Notiz unter der Verwendung einer entsprechenden Aktennotiz Vorlage korrekt erstellen können.

Was ist eine Aktennotiz?

Bei einer Aktennotiz handelt es sich um eine spezielle Art von Kurzprotokoll. Ereignisse, die für den Vorgang, der meist in einer Akte festgehalten wird, von Bedeutung sein könnten, dokumentiert die Aktennotiz kurz und bündig. Dabei ergänzt die Notiz nicht nur die Inhalte einer Aktenmappe. Zusätzlich kann die Aktennotiz auch dafür bestimmt sein, an verschiedene Instanzen und Personen, für welche diese Informationen relevant sind, weitergeleitet zu werden.

Eine Aktennotiz kann, muss jedoch keine Meinungen und Eindrücke zu der jeweiligen Thematik enthalten. Sofern es sich bei der Notiz nicht um Fakten, sondern um eine Meinung handelt, ist von einem sogenannten Aktenvermerk die Rede. Mit Hilfe einer Aktennotiz werden vor allem Telefonate und Gespräche dokumentiert und deren Kernaussagen schriftlich festgehalten.

Mit Hilfe der Aktennnotiz können Sie zeiliche Abläufe optimieren. Es ist ratsam, sich entweder Aktennnotizen vor einem Gespräch auszudrucken oder die Notizen digital zu erfassen. Der Vorteil einer digitalen Notiz besteht darin, dass Sie diese schneller archivieren können und zudem per Mail an andere Kollegen weiterleiten können.

Wann schreibt man eine Aktennotiz?

Eine Aktennotiz wird in der Regel geschrieben, um wichtige Ereignisse, Informationen oder Entscheidungen festzuhalten, die im Rahmen einer geschäftlichen oder behördlichen Tätigkeit aufgetreten sind. Eine Aktennotiz kann in vielen verschiedenen Situationen nützlich sein, wie zum Beispiel:

1. Nach einem Meeting oder einer Besprechung, um wichtige Diskussionsthemen, Entscheidungen oder Aktionsschritte festzuhalten.
2. Nach einem Telefonat oder einer E-Mail-Korrespondenz, um wichtige Informationen oder Absprachen festzuhalten.
3. Wenn eine wichtige Entscheidung getroffen wurde oder ein Problem gelöst wurde, um die Details und die Entscheidungsgrundlage zu dokumentieren.
4. Wenn ein Vorfall oder ein Problem aufgetreten ist, um die Umstände und die getroffenen Maßnahmen zu dokumentieren.
5. Wenn ein Mitarbeiter abwesend war und wichtige Informationen verpasst hat, um ihm einen Überblick zu geben und sicherzustellen, dass er auf dem neuesten Stand ist.

In der Regel wird eine Aktennotiz in kurzer und prägnanter Form geschrieben, um die wesentlichen Informationen zu erfassen und den Überblick über wichtige Ereignisse zu behalten. Es ist wichtig, dass Aktennotizen sachlich und neutral geschrieben werden, um eine klare und verständliche Dokumentation zu gewährleisten.

Welche Fragen sollte eine Aktennotiz abdecken?

Es gibt eine Reihe von wichtigen W-Informationen, die in einer Aktennotiz zu finden sein sollten. Eine Aktennotiz Vorlage zielt entsprechend auf die Beantwortung diese W-Fragen ab. Abhängig davon, in welchem Zusammenhang die Aktennotiz zum Einsatz kommt, sind diese Fragen relevant:

• Welchen Vorgang betrifft die Aktennotiz?
• Wer war bei dem Vorgang dabei?
• Wann hat sich der Vorgang ereignet?
• Was ist passiert?
• Was wird in Zukunft noch zu dem Vorgang getan?
• Wer hat sich zu einem Vorgang geäußert und was gesagt?
• Wer hat die Aktennotiz wann verfasst?

Es ist durchaus üblich, die Fakten in einer Aktennotiz sehr knapp und sachlich aufzunehmen. Dies kann stichpunktartig oder in ganzen Sätzen passieren. Es ist am sinnvollsten, die Informationen in chronologischer Reihenfolge zusammenzufassen, damit die Inhalte der Aktennotiz möglichst leicht zu verstehen sind.

Wie könnte eine Aktennotiz Vorlage aussehen?

Abhängig davon, in welcher Branche die Aktennotiz Vorlage Verwendung finden soll, werden Sie diese an Ihren Bedarf anpassen wollen. Ein Lehrer könnte zum Beispiel eine Vorlage wie diese verwenden:

Aktennotiz

• Datum:
• Schüler/in:
• Klasse:
• Fach:
• Grund der Notiz:
• Maßnahme:
• Am Gespräch beteiligt:
• Unterschrift:

Sofern Sie eine Aktennotiz Vorlage nutzen möchten, um sich eine Telefonnotiz zu einem bestimmten Vorfall zu machen, kann Ihnen diese Mustervorlage unter die Arme greifen:

Telefonnotiz

• Gesprächsdatum:
• Telefonnummer:
• Gesprächspartner: Name/ Firma, vollständige Adresse
• Anlass des Gesprächs:
• Mitteilung/ Gesprächsinhalt:
• Maßnahmen/ Weitergeleitet an:
• Bearbeitet durch:
• Datum und Unterschrift:

Gibt es formelle Richtlinien bei einer Aktennotiz?

Es gibt keine allgemeingültigen oder standardisierten formellen Richtlinien für eine Aktennotiz, da ihre Verwendung und ihr Umfang von der jeweiligen Organisation, Branche oder dem spezifischen Anlass abhängen können. Allerdings gibt es einige allgemeine Empfehlungen, die bei der Erstellung einer Aktennotiz hilfreich sein können:

1. Kürze und Prägnanz: Eine Aktennotiz sollte kurz und prägnant sein, um die wichtigsten Informationen übersichtlich und verständlich darzustellen.
2. Klare Struktur: Die Aktennotiz sollte eine klare Struktur haben, um die Informationen leicht verständlich zu machen. Es empfiehlt sich, die wichtigsten Punkte in Stichpunkten oder kurzen Sätzen zusammenzufassen.
3. Objektivität und Neutralität: Eine Aktennotiz sollte objektiv und neutral verfasst sein, um eine klare Dokumentation zu gewährleisten. Persönliche Meinungen oder Bewertungen sollten vermieden werden.
4. Datum und Zeit: Es ist wichtig, das Datum und die Uhrzeit der Ereignisse in der Aktennotiz festzuhalten, um eine genaue Chronologie der Ereignisse zu gewährleisten.
5. Unterschrift: Eine Aktennotiz sollte immer mit dem Namen des Verfassers und der Unterschrift versehen sein, um die Verantwortlichkeit für den Inhalt der Notiz zu klären.
6. Aufbewahrung: Aktennotizen sollten sorgfältig aufbewahrt werden, um ihre Verfügbarkeit im Bedarfsfall zu gewährleisten. Es empfiehlt sich, sie in einem Aktenordner oder digital zu speichern.

Diese Empfehlungen können als allgemeine Leitlinien für die Erstellung einer Aktennotiz dienen. Es ist jedoch wichtig, die spezifischen Anforderungen und Praktiken der jeweiligen Organisation oder Branche zu berücksichtigen.

Aktennnotizen im privaten Umfeld

Aktennnotizen werden primär im geschäftlichen Umfeld eingesetzt. Es kann jedoch auch ratsam sein, wichtige Vorgänge im privaten Umfeld zu dokumentieren. So können Sie dokumentieren, mit wem Sie irgendetwas besprochen haben und welche weiteren Schritte sich daraus ergeben haben. Dabei kann es sich beispielweise um ein Gespräch mit einem Kundenberater (Bank, Versicherung, etc.) handeln.

Sie werden so nichts mehr vergessen und können in einem zweiten Schritt bei einem Folgegespräch wieder auf das Thema aus dem Erstkontakt zurückkommen. Gleichzeitig kann die Aktennotiz auch als Entscheidungshilfe gelten.

Was ist ein Aktenvermerk?

Der Unterschied zwischen einem Aktenvermerk und einer Aktennotiz liegt in ihrer Funktion und in ihrem Umfang.

Ein Aktenvermerk ist ein formelles Schriftstück, das in der Regel von einer Behörde oder einem Amt angefertigt wird. Er ist eine amtliche oder behördliche Stellungnahme zu einem bestimmten Sachverhalt oder Ereignis. Ein Aktenvermerk hat meist eine höhere Relevanz als eine Aktennotiz, da er als amtliche Dokumentation verwendet werden kann und somit eine größere Bedeutung hat. Werden einer Aktennotiz auch Meinungen und Eindrücke hinzugefügt, bezeichnet man sie auch als Aktenvermerk.

Eine Aktennotiz hingegen ist eine kurze und informelle schriftliche Aufzeichnung über bestimmte Ereignisse oder Vorgänge. Eine Aktennotiz kann von jedem Mitarbeiter erstellt werden und ist in der Regel nicht von offizieller Natur. Sie dient dazu, wichtige Informationen oder Vorfälle kurzfristig und übersichtlich zu dokumentieren und ist somit weniger umfangreich als ein Aktenvermerk.

In der Praxis können die Begriffe Aktenvermerk und Aktennotiz jedoch auch synonym verwendet werden. Es kommt also darauf an, in welchem Kontext die beiden Begriffe verwendet werden und welche Bedeutung ihnen in der jeweiligen Organisation oder Behörde zugemessen wird.

Ein Aktenvermerk wird vor allem in der öffentlichen Verwaltung oder in sonstigen Administrationen eingesetzt, wo wichtige Akten geführt werden. Es handelt sich um einen schriftlichen Vermerk, der zu einem konkreten Vorgang erstellt wird und dann zusammen mit der normalen Akte archiviert wird. Der Aktenvermerk soll dazu dienen, das vorhandene Wissen über einen Vorgang einem Dritten dauerhaft und zusammengefasst zugänglich zu machen.

Bei Aktenvermerke gibt es eine Vielzahl von Besonderheiten hinsichtlich der Abkürzungen und des Syntax, die sich stark je nach Verwaltung und regionalen Gegebenheiten unterscheiden können. Ein Vermerk muss auch als solcher erkennbar sein und trägt daher oft die Überschrift bzw. Abkürzung „Vmk“. Zudem wird ein Datum angegeben