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Quittungsvorlage, Muster und Beispiele

Eine Quittungsvorlage ist sehr hilfreich, wenn Sie regelmäßig Quittungen ausstellen müssen. Eine Quittung muss bestimmte Angaben zwingend enthalten, damit sie als rechtsicher gilt. Alle Unternehmer und Geschäftsleute, die in ihrem täglichen Arbeitsleben auf das Ausstellen von Quittungen angewiesen sind, tun daher gut daran, wenn sie eine Quittungsvorlage verwenden. Diese lässt sich zum Beispiel in Excel kinderleicht einrichten, um diese Mustervorlage dann für alle zukünftigen Quittungen zu verwenden. Somit kann sichergestellt werden, dass keiner der wichtigsten Punkte in Vergessenheit gerät. Welche Elemente bei einer ordnungsgemäßen Quittung auf gar keinen Fall fehlen dürfen, verraten wir Ihnen nachfolgend auf quittungsvorlage.net. Zudem finden Sie hier eigene Muster und eine Quittungsvorlage.

Quittungsvorlage: Diese Punkte dürfen in der Quittung auf keinen Fall fehlen

Dass die folgenden Unterpunkte allesamt auf einer Quittung zu finden sind, ist vor allem deshalb so wichtig, da Quittungen vom Finanzamt sonst wohlmöglich nicht anerkannt werden. Der Gesetzgeber hat genau definiert, welche Inhalte verbindlich als Teil einer Quittung aufgeführt werden müssen, damit diese gültig ist. Falls Sie eine eigene Quittungsvorlage erstellen, sollten Sie diese Punkte auf alle Fälle berücksichtigen. Die gesetzlich vorgeschriebenen Punkte sehen wie folgt aus:

  • Quittungs-Nummer
  • Ausstellungsdatum
  • Ort der Ausstellung
  • Nettobetrag
  • Mehrwertsteuersatz
  • Steuerbetrag
  • Gesamtbetrag in Zahlen
  • Gesamtbetrag in Worten
  • Empfänger
  • Für (Art der Leistung/ des Produkts – Verwendungszweck)
  • Firma/ Name des Quittungsausstellers
  • Straße sowie Hausnummer des Quittungsausstellers
  • Postleitzahl und Ort des Quittungsausstellers

Bei den genannten Beträgen darf die Angabe, um welche Währung es sich handelt, ebenso wenig fehlen. Quittungen sind im Übrigen fortlaufend zu nummerieren und zu unterschreiben. Neben der Unterschrift des Quittungsausstellers versehen Sie die Quittung am besten auch mit Ihrem Stempel, sofern Sie über einen Stempel verfügen sollten. Der Grund oder Zweck für das Ausstellen der Quittung sollte auf jeden Fall ersichtlich sein. Je nachdem ob Sie eine Ware, eine Dienstleistung oder eine sonstige Leistung erbracht haben. Auch bei einem Privatverkauf dürfen Sie übrigens als Privatperson eine Quittung ausstellen. Hier ist natürlich zu beachten, dass steuerliche und rechtliche Aspekte berücksichtig werden, weil zum Beispiel keine Mehrwertsteuer ausgewiesen werden darf.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich nun um den Verkauf eines Produkts oder um das Ausführen einer Dienstleistung handelt. Außerdem sollte eine Quittung bestätigen, dass der Quittungsaussteller den genannten Betrag erhalten hat. Schließlich gilt es genau aus diesem Grund eine Quittung auszustellen. Daher können Sie zu Ihrer Quittung zum Beispiel einen Satz wie „Der genannte Betrag wurde dankend erhalten.“ hinzufügen. Durch eine Unterschrift kann der Käufer oder der Empfänger der Dienstleistung dann den Erhalt bestätigen. Empfänger und Aussteller der Quittung sollten das Dokument natürlich aufbewahren, damit es später keine Streitereien gibt. Falls ein Sachmangel eintritt oder irgendeine andere Form der Gewährleistung dient die Quittung dann rechtlich als Beleg. Eine Quittung wird daher auch immer „dupliziert“ indem ein Durchschlagbogen verwendet wird. Die Abschrift der Quittung wird so doppelt erzeugt. Quittungsblöcke sind daher perfekte Quittungsvorlagen, da sie nur einmal ausgefüllt werden müssen, aber ein Durchschlag automatisch generiert wird.

Darüber hinaus gibt es durchaus die Möglichkeit, noch ein Feld für Buchungsvermerke auf der Quittungsvorlage unterzubringen. Das kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn Sie dem Empfänger der Quittung gleichzeitig auch bestätigen wollen, dass die Auslieferung zu einem bestimmten Datum erfolgen wird. Dieser Punkt ist zwar nicht rechtlich relevant, aber somit müssen Sie für diese Bestätigung zumindest kein zusätzliches Dokument erstellen und ausfüllen. Nehmen Sie den Punkt Buchungsvermerk oder einfach nur Vermerke daher gerne in Ihre persönliche Quittungsvorlage mit auf.

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 368 Quittung

Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass die Quittung in anderer Form erteilt wird, so kann er die Erteilung in dieser Form verlangen.

Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung

Es gibt formelle und rechtliche Unterschiede zwischen Quittungen und Rechnungen. In diesem Zusammenhang stellt sich nun die Frage, worin der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung besteht. Wann dürfen Sie eine Quittung ausstellen und wann müssen Sie Ihren Kunden eine Rechnung aushändigen? An dieser Stelle möchten wir zunächst festhalten, dass Sie für einen Zahlungsvorgang nur eine Quittung oder eine Rechnung, nicht jedoch beides ausstellen dürfen. Unternehmen dürfen Quittungen bis zu einer Höhe von 150 Euro ausstellen.

Fällt der Rechnungsbetrag jedoch höher als 150 Euro aus, so benötigen zumindest Unternehmer eine Rechnung. Dies ist im Zusammenhang mit einem möglichen Vorsteuerabzug wichtig, da dieser ab 150 Euro nicht mit einer reinen Quittung erfolgen kann. Schließlich muss die Rechnung dafür auch noch die folgenden Angaben enthalten, die bei einer Quittung hingegen fehlen:

  1. Firmennamen des Unternehmers (gemeint ist hier der Käufer)
  2. Rechtsform des Unternehmens (sofern relevant)
  3. bei Steuerbefreiungen müssen die entsprechenden Formulierungen samt des dazugehörigen Paragraphen auf der Rechnung festgehalten werden
  4. Steuernummer des Verkäufers/ Rechnungsstellers

Unternehmer sollten natürlich darauf achten, dass Sie eine ordentliche Rechnung erhalten. Sonst kann es später zur Problemen mit dem Steueramt kommen, wenn zum Beispiel die Quittung nicht als Beleg akzeptiert wird. Auch bei der Anmeldung der Umsatzsteuer können Rechnungen, wo die Beträge mit der exakten Mehrwertsteuer ausgewiesen werden, erforderlich sein. Im Zweifelsfall sollte man sich jedoch an einen Steuerberater oder direkt an das Steueramt wenden.

Quittung versus Kassenbon

Kassenbons werden gerneals Quittungen bezeichnet, zählen aber eigentlich zu den Kleinbetragsrechnungen. Dennoch ist ein Kassenbon ein wichtiger Beleg und sollte sorgfälltig aufbewahrt werden. Quittungen verblasen im Laufe der Zeit, so dass es erforderlich ist, eine Kopie des Kassenbons anzufertigen. Das Original und der Kassenbon sollten dann zusammen in den Unterlagen aufbewahrt werden. Bei Unternehmen besteht die Pflicht die Belege über einen bestimmten Zeitraum aufzbewahren. Dies gilt natürlich für jede Form von Beleg: Quittungen, Kassenbons und Rechnungen.

Eigene Quittungsvorlage erstellen oder einen Quittungsblock kaufen?

Im Übrigen haben Sie die Wahl, ob Sie eine eigene Quittungsvorlage für Ihr Unternehmen erstellen oder einen fertigen Quittungsblock bei einem Fachhändler kaufen möchten. Fertige Quittungsblöcke aus dem Schreibwarenhandel enthalten alle der bereits genannten Angaben. Sofern Ihnen die Quittungsblöcke jedoch ausgehen, wird dies zum Problem. Legen Sie eine Quittungsvorlage hingegen am PC an, so kann dies nicht passieren. Dann können Sie eine Quittung immer nach Bedarf ausdrucken. Da es bei Quittungen einige Felder gibt, die immer wieder gleich auszufüllen sind, wie das zum Beispiel bei den Angaben zum Quittungsaussteller der Fall ist, ist eine Quittungsvorlage besonders praktisch. Je nach Bedarf können Sie dann beliebig viele Quittungsvorlagen an Ihrem heimischen PC ausdrucken.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, eine Quittungsvorlage in Excel so zu programmieren, dass Ihre Quittungen fortlaufend nummeriert werden. Somit lassen sich mögliche Fehler bei der Nummerierung ganz einfach vermeiden. Sofern der Quittungsempfänger seine Quittung verliert und einen Ersatz bei Ihnen anfordert, sorgt die Quittungsvorlage am PC dafür, dass Sie kinderleicht und binnen kürzester Zeit für diesen Ersatz sorgen können. Immerhin können Sie die fertig ausgefüllte Quittung in einem separaten Ordner auf Ihrem PC abspeichern und eine weitere Kopie später nach Belieben ausdrucken.

Der nachfolgende Quittungsvordruck ist ein Beispiel dafür, wie eine Quittung aussehen könnte. Man kann einen derartigen Quittungsvordruck sehr schnell mit Qord oder Excel selbst erzeugen oder auf die vorhanden Vorlagen zurück greifen. Der Vordruck kann dann als Formular genutzt werden und lässt sich einfach und schnell ausfüllen.

Quittung aus Word-Vorlage
Quittung aus Word-Vorlage Quittung aus Word-Vorlage

Um Ihren Aufbewahrungspflichten als Unternehmer nachzukommen, ist es ohnehin sinnvoll, wenn Sie eine Kopie der Quittung auch für Ihre Unterlagen ausdrucken. Darüber hinaus sorgt die digitale Speicherung der Quittung auf ein oder mehr Medien dafür, dass ein Verlust der Daten weniger wahrscheinlich ist, als wenn Ihnen die Quittung nur einmal als Durchschrift und nicht digital vorliegen würde.

Mitunter werden handschriftliche Quittungen vom Finanzamt zudem nicht anerkannt. Somit ist es ohnehin im Interesse Ihrer Kunden, wenn Sie eine Quittungsvorlage am PC verwenden. Auch bei den ausgedruckten Quittungen auf Basis Ihrer digitalen Quittungsvorlage sollten Sie die Unterschrift sowie das Stempeln zum Schluss nicht vergessen. Denn dies hat selbstverständlich von Hand zu erfolgen.

Quittungsvorlage mit Word erstellen

Übrigens muss man sich nicht die Arbeit machen und selbst eine Quittungsvorlage mit Word oder Excel anlegen. Es gibt im Programm Word bereits einige Vorlagen und Muster, die man für Quittungen nutzen kann. Diese Standard-Vorlagen sind bei Word kostenlos enthalten und können von jedem Nutzer verwendet werden. Um die Quittungsvorlage in Word zu finden müssen Sie im Menü ganz oben auf den Punkt „Datei“ und dann auf „Neu aus Vorlage….“ klicken. Anschließend finden sie eine Übersicht aller Vorlagen, die von Word zur Verfügung gestellt werden. Über die Suchfunktion oben in dem Fenster können Sie nach Quittung suchen und erhalten dann passenden Vorschläge für Ihe Vorlage. Die Vorlagen und Muster besitzen unterschiedliche Layouts, so dass jeder Nutzer schnell fündig werden sollte.

Quittungsblock: Quittungen unterwegs erstellen

Bei Händlern kann man sog. Quittungsblöcke kaufen.Dabei handelt es sich um Vordrucke von Quittungen, die man verwenden kann, wenn man beruflich unterwegs ist. Diese Quittungsblöcke haben bei jedem Blatt einen „Durschschlag“, so dass direkt eine Kopie der Quittung erstellt wird. Diese Kopie der Quittung verbleibt bei dem Verkäufer, der sie den eigenen Unterlagen hinzufügen kann. Die Quittungsblöcke sind im Fachhandel bereits für kleines Geld erhältlich. Wer regelmäßig Quittungen ausstellen muss, kann demnach von den Quittungsblöcken profitieren. Bitte beachten Sie, dass die obigen Ausführungen nicht die Beratung durch einen qualifizierten Steuerberater ersetzen können. Falls Sie Detailfragen zu Rechungsvorlagen, Quittungen, Buchungsvermerke oder andere rechtliche Aspekte haben, sollten Sie sich von einem Fachmann beraten lassen.

Bewirtungsbeleg Vorlage

Sie sind auf der Suche nach einer Vorlage für einen Bewirtungsbeleg? Sie wollen sich darüber informieren, wie ein korrekter Bewirtungsbeleg aussehen muss? Sie wollen wissen, wir man den Bewirtungsbeleg ausfüllt? Nachfolgend finden Sie viele hilfreiche Tipps und passende Vorlagen zum Thema Bewirtungsbeleg. Bitte bachten Sie jedoch, dass die nachfolgenden Ausführungen zum Thema Bewirtungsbeleg keine rechtsverbindliche Beratung darstellen können. Im zweifelsfall sollen Sie einen Steuerberater zu Rate ziehen oder sich an das zuständige Finanzamt wenden, das Ihnen für Detailauskünfte gerne zur Verfügung steht.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg ist ein Vordruck, mit dem Bewirtungskosten durch Geschäftessen steuerlich abgesetzt werden können. Jedes Essen, dass einen geschäftlichen Bezug hat, egal zu welcher Uhrzeit, kann hierbei geltend gemacht werden. Voraussetzung ist natürlich, dass es sich wirklich um einen geschäftlichen Termin handelt.

Einzelunternehmer und Firmen, können Geschäftsessen mit einem korrekt ausgefüllten Beleg als Kosten abrechnen. Welche Voraussetzungen dabei erfüllt sein müssen und wie ein Bewirtungsbeleg aussehen muss, erfahren Sie in den nachfolgenden Ausführungen.

Wann kann man ein Geschäftsessen absetzen?

Es gibt einige Kriterien, die darüber entscheiden, ob Sie ein Geschäftessen abestzen können oder nicht. Dabei sollten Sie folgende Fragen berücksichtigen:

  • Was war der Anlass für die Bewirtung?
  • Welche Personen wurden bewirtet?
  • Sind die Bewirtungskosten angemessen?
  • Wurde bei dem Essen ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg erstellt?

Fakt ist: Außerbetriebliche Termine, um sich mit Geschäftspartnern, Kunden oder Interessenten zu treffen, sind ein wesentlicher Bestandteil des Beruflebens. Zwangsweise wird bei einem derartigen Terminen auch gegessen und man trifft sich möglicherweise mit einem wichtigen Geschäftspartner lieber in einem schönen Lokal als in einemstickigem Büro. Damit Sie die Kosten für das Essen auch abrechnen dürfen, müssen Sie einen Beleg in Form eines Bewirtungsbeleg vorweisen können. Nur falls Sie die Kosten belegen können, darf dieses Essen von den Steuern abgesetzt werden.

Doch nicht jedes Geschäftessen können Sie vollständig absetzen. Wenn Sie sich mit einem Partner oder Kunden treffen, können Sie bis zu 70% der Kosten geltend machen. Bei internen Terminen – wie zum Beispiel einem Mitarbeiter-Mittagessen – sind bis zu 100% möglich.

Problematisch wird es, wenn an dem Essen nicht nur Personen teilnehmen, die direkt etwas mit dem geschäftlichen Termin zu tun haben. Sobald private Gäste teilnehmen, wird aus dem Geschäftessen automatisch ein privater Termin. Die Möglichkeit, die Kosten für die Mahlzeit geltend zu machen, entfällt dann natürlich. Der Anlass der Bewirtung muss dem abrechnenden Unternehmen dienlich sein in einer wertschöpfenden Weise. Es ist aber nicht vorgeschrieben, wie dies im Einzelfall definiert wird. Derartige Anlässe können zum Beispiel sich anbahnende Geschäftsbeziehungen sein oder Gespräche mit langjährigen Kunden.

Insofern nachgewiesen werden kann, dass es sich um ein Geschäftessen handelt, müssen Sie natürlich auch die Kosten der Bewirtung belegen können. Zudem müssen Sie nachweisen, wer an dem Essen teilgenommen hat und was der Grund des Termins war. Diese Daten werden allesamt auf dem Bewirtungsbeleg erfasst, der dem Finanzamt als konkreter Beleg für die Bewirtungskosten dient.

Bewirtungsbeleg Vorlage

Ein Bewirtungsbeleg, den Sie zusammen mit Ihrer Rechnung bzw. Quittung an die Buchhaltung übergeben, könnte folgermaßen aussehen. Bitte beachten Sie, Rücksprache mit Ihrem Steuerberater oder mit der internen Buchhaltung zu halten, ob die Angaben auf diesem Bewirtunsgbeleg ausreichen. Der nachfolgende Bewirtungsbeleg dient nur als Beispiel. Möglicherweise gelten in jedem Unternehmen andere Richtlinien und Vorgaben. Zudem kann sich die Gesetzeslage ändern und der Bewirtungsblege sollte regelmäßig auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden. Der nachfolgende Bewirtungsbeleg dient als Beispiel.

Idealerweise füllen Sie den Beleg direkt vor Ort aus. Der Bewirtungsbeleg sollte mit Ihrem Bewirtungskostenbeleg, den Sie in dem Restaurant erhalten haben, zusammengeheftet werden. Nur so ist eine vollständige Nachweisbarkei der Bewirtungskosten möglich.

Bewirtungsbeleg und Quittung

Es ist empfehlenswert bei einem Geschäftessen den Kellner direkt nach einem Bewirtungsbeleg zu fragen. Statt einer Quittung erhalten Sie dann einen Bewirtungsbeleg auf dem Sie weitere Daten ergänzen können. Eigentlich sollten alle Restaurant eine Kasse besitzen, wo auch Bewirtungsbeleg ausgedruckt werden können

Auf dem Beleg müssen folgende Felder noch per Hand ausgefüllt werdeb:

  • die eigene Person mit vollem Namen
  • die anderen bewirtete(n) Person(en) mit vollem Namen
  • den Anlass der Bewirtung: Dabei sollte der Grund für das Finanzamt plausibel und nachvollziebar sein.
  • die eigene Unterschrift mit Ort und Datum

Sollte der Platz auf dem Beleg nicht ausreichen, ist es auch erlaubt, die Daten auf einem zweiten Blatt zu ergänzen. Der Beleg und das zweite Blatt sollten dann zusammen getackert werden, so dass die beiden Unterlagen zu einem späteren Zeitpunkt für Dokumentationszwecke zur Vergügung stehen. Durch den Beleg soll dokumentiert werden, weran dem Geschäftsessen teilgenommen hat und was der Zweck der Termins war.

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen

Egal ob Sie als Beleg einen Vordruck verwenden oder die Daten auf einem eigenen Blatt erfassten, nachfolgende Angaben und Daten müssen auf dem Bewirtungsbeleg enthalten sein. Zu beachten ist, dass das Finanzamt nur Bewirtungsbelege anerkennt, wenn diese auch ordnungsgemäß ausgefüllt wurden. Bewirtungsbelege bis EUR 250,00 unterliegen der Vereinfachungsvorschrift nach § 33 UStDV. Die Grenze dieses Betrags wurde erst kürzlich vom Gesetzgeber angepasst. Im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetz II hat der Gesetzgeber die Grenze für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) rückwirkend zum 01.01.2017 von 150 € auf 250 € angehoben (vgl. blog.handelsblatt.com).

Sie müssen daher „nur“ folgende Angaben enthalten.

  • Datum der Bewirtung bzw. des Geschäftsessen
  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Auflistung der Speisen und Getränke
  • Bewirtungskosten also Bruttobetrag und Nettobetrag inkl. der ausgewiesene Umsatzsteuer
  • Trinkgeld, das überreicht wurde

Die obigen Angaben sollten eigentlich auf jeder gängigen Rechnung enthalten sein, die Sie von dem Gastwirt erhalten. Zudem müssen Se folgende Angaben ergänzen:

  • Angaben zu allen Person, die daran teilgenommen haben
  • Firma und Namen der bewirteten Personen
  • Bewirtungsanlass bzw. Zweck des Treffens

Der Bewirtungsbeleg sollte zudem unterschrieben werden. Gerade die drei letzten Punkte, wo Detailangaben zu einzelnen Personen gemacht werden müssen, können aus Platzgründen meist nicht direkt auf dem Beleg geschrieben werden. Daher empfiehlt sich hier die Hinzunahme eines Beiblatts, das mit dem Beleg verbunden wird.

Mietbescheinigung Vorlage

Bei einer Mietbescheinigung handelt es sich um ein Dokument, welches eine Vielzahl an Daten zu Ihrer Mietwohnung sowie zu dem Mietverhältnis als solches enthält. Eine Mietbescheinigung brauchen Sie dann, wenn Sie verschiedene Leistungen bei staatlichen Behörden beantragen wollen. Ohne dieses Dokument werden die entsprechenden Leistungen nicht gewährt. Der Vermieter hat die Mietbescheinigung auszufüllen. Nicht nur beim Antrag auf die Grundsicherung im Rahmen des Arbeitslosengelds II (Kostendeckung für Heizung und Unterkunft) ist diese Bescheinigung erforderlich. Dieses ausgefüllte Formular muss auch dann vorgelegt werden, wenn Sie einen Wohngeld- oder Berufsausbildungsförderungsantrag (BAföG) stellen.

Was gehört in eine Mietbescheinigung?

Auch wenn dieses Dokument für Sie in finanzieller Hinsicht von Bedeutung ist, ist der Inhalt der Mietbescheinigung nicht genau definiert. Meist geben die jeweiligen Behörden selbst an, welche Informationen sie von Ihnen benötigen. Einige Behörden bieten sogar eine kostenlose Mietbescheinigung Vorlage an, die Sie dann nur noch ausdrucken und Ihrem Vermieter vorlegen müssen. Kritiker der Mietbescheinigung rügen dabei, dass der Vermieter so zwangsläufig über die Beantragung staatlicher Leistungen seitens des Mieters informiert wird. Zudem wird häufig bemängelt, dass die Mietbescheinigung mehr Informationen umfasst, als die Behörden eigentlich zur Antragsbewilligung oder –ablehnung benötigen würden. Typischerweise werden diese Informationen mittels der Mietbescheinigung abgefragt:

  • Inwiefern der Mieter und Vermieter verwandt sind
  • Ausstattung der Wohnung
  • Wohnungsgröße
  • Seit wann die Wohnung bewohnt wird
  • Beheizungsart
  • Ob die Wohnung möbliert vermietet wird
  • Miethöhe: Zusammensetzung der monatlich zu zahlenden Miete; Nebenkosten – zum Beispiel Heizkosten oder ein Zuschlag für Untermieter
  • Handelt es sich um öffentlich geförderten Wohnraum?
  • Eventuelle Mietvorauszahlungen oder Mieterdarlehen
  • Ob Mietrückstände bestehen und in welcher Höhe
  • Angehörige, die gemeinsam mit dem Mieter in der Wohnung wohnen

Sofern Sie einen Antrag auf Wohngeld stellen möchten, ist Ihr Vermieter im Übrigen dazu verpflichtet, die Mietbescheinigung Vorlage für Sie vollständig auszufüllen. Dies sieht das Wohngeldgesetz so vor. Bei einem ALG-II-Antrag besteht die gleiche Verpflichtung jedoch nicht. Allerdings tut der Vermieter gut daran, das Formular dennoch auszufüllen. Denn sonst können Zahlungsschwierigkeiten seitens des Mieters zu erwarten sein, da dieser bekanntlich auf die staatlichen Leistungen angewiesen ist.

Mietbescheinigung Vorlage: Muster & Beispiel für dieses wichtige Dokument

Wie eine Mietbescheinigung in der Praxis konkret aussehen kann, möchten wir Ihnen jetzt zeigen. Grundsätzlich gliedert sich das Formular in eine Reihe von Fragen, die entweder mittels Ankreuzen oder dem Ausfüllen bis dato leerer Felder zu beantworten sind. Die Reihenfolge der einzelnen Punkte ist dabei weniger wichtig, als dass alle erforderlichen Angaben gemacht werden. Es macht jedoch durchaus Sinn, dass einige Angaben möglichst weit oben in dem Dokument zu finden sind. Dies könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:

Mietbescheinigung zur Vorlage bei Behörde xy
(bitte die zuständige Behörde sowie deren Adresse separat angeben)

  1. Angaben zum Mieter/in gemäß des Mietvertrags Name, Vorname: Vollständige Anschrift: Eventuell Telefonnummer/ E-Mail-Adresse der Person:
  2. Angaben zum Vermieter gemäß des Mietvertrags Name, Vorname: Vollständige Anschrift: Eventuell Telefonnummer/ E-Mail-Adresse der Person:
  3. Ist der Wohnungsgeber gleichzeitig der Wohnungseigentümer? JA/ NEIN Wenn „NEIN“ dann:
  4. Angaben zum Wohnungseigentümer gemäß des Mietvertrags: Name, Vorname: Vollständige Anschrift: Eventuell Telefonnummer/ E-Mail-Adresse der Person:
  5. Angaben zum Verwandtschaftsverhältnis zwischen dem Mieter und Vermieter/ Wohnungseigentümer
  6. Anschrift der Wohnung inklusive Stockwerk und Wohnungsbezeichnung (zum Beispiel 2. OG rechts)
  7. Datum des Mietbeginns (Einzugsdatum)
  8. Weitere Personen, die zusammen mit dem Mieter in die Wohnung eingezogen sind (in Listen- oder Tabellenform): Namen, Vornamen:

Handelt es sich um eine Mietbescheinigung, die zur Vorlage bei der Meldebehörde dient, dann muss der Vermieter lediglich bestätigen, dass die in der Bescheinigung genannten Personen tatsächlich bei der genannten Anschrift wohnen. Die Höhe der Miete spielt hingegen keine Rolle. Anders sieht es bei einer Meldebescheinigung aus, die Sie für die Beantragung finanzieller Leistungen vom Staat benötigen.

Dieses Dokument sollte die folgenden Angaben ebenso umfassen, um welche die Mietbescheinigung Vorlage entsprechend zu ergänzen ist.

Meldebescheinigung als Vorlage

  1. Höhe der monatlichen Gesamtmiete in Euro und Angabe dazu, seit wann der Mieter diese Miete bereits bezahlt
  2. In der Gesamtmiete sind folgende Kosten enthalten (JA/ NEIN ankreuzen und eventuell den Betrag in Euro angeben):
    • Heizkosten
    • Kosten für die Warmwassererzeugung (exklusive Strom)
    • Untervermietungszuschlag
    • Zuschlag für eine berufliche oder gewerbliche Nutzung
    • Kosten für einen PKW-Stellplatz oder eine Garage
    • Vergütung für das Überlassen von Möbeln
    • Grundsteuerumlage
    • Wasserverbrauchskosten
    • Kanalgebühren/ Abwasserentsorgungskosten
    • Kosten für die Straßenreinigung
    • Gebühren für die Müllabfuhr
    • Schornsteinfegerkosten
    • Kosten für die allgemeine Beleuchtung
    • Gebühren für eine gemeinschaftliche Antenne/ Kabelanschluss
    • Kosten für die Gartenpflege
    • Gebühren für die Fahrstuhlbenutzung
    • Kosten für den Hauswart
    • Sonstige Kosten (Art der Kosten und deren Höhe bitte angeben)
  3. Bestehen aktuell Mietrückstände? JA/ NEIN
    Wenn „JA“: Höhe, Art und Zeitraum der Entstehung der Mietrückstände angeben
  4. Wird/ wurde der Wohnraum mit öffentlichen Mitteln aus dem sozialen Wohnungsbau gefördert? JA/ NEIN
  5. Gesamtwohnfläche des vermieteten Wohnraums
  6. Gesamtzahl der Wohnungen im und Gesamtwohnfläche des Gebäudes
  7. Der Wohnraum verfügt über (Zutreffendes bitte ankreuzen):
    • Bad-/ Duschraum
    • Sammelheizung (Zentral- oder Etagenheizung)
  8. Art der Heizung (bitte ankreuzen):
    • Kohle
    • Erdöl
    • Gas
    • Flüssiggas
    • Sonstiges

Zum Schluss muss der Vermieter noch bescheinigen, dass die Angaben, die er auf dem Formular gemacht hat, alle korrekt sind, dass die genannte Person den in dem Dokument aufgeführten Wohnraum angemietet hat und diesen auch tatsächlich bewohnt. Dann fehlen nur noch die folgenden Punkte, welche die Mietbescheinigung Vorlage final abrunden: Ort, Datum, Unterschrift des Vermieters, Stempel des Vermieters, Telefonnummer des Vermieters für den Fall eventueller Rückfragen.

Bitte beachten Sie, dass die obigen Angaben zur Mietbescheinigung sich regelmäßig aufgrund neuer Vorschriften ändern können. Die obigen Angaben sind demnach ohne Gewähr und man sollte sich im Zweifelsfall an das zuständige Amt wenden.

Reklamationsschreiben

Wer etwas erfolgreich reklamieren möchte, setzt dazu am besten ein formelles Reklamationsschreiben auf, um seine Beschwerde zu formulieren. Doch was muss solch ein Schreiben enthalten, damit die Reklamation am Ende auch anerkannt wird? Eine Mustervorlage für ein Reklamationsschreiben kann in diesem Zusammenhang sehr hilfreich sein. Nachfolgend verraten wir Ihnen im Detail, welche Punkte bei solch einem Schreiben auf gar keinen Fall fehlen dürfen. Sie erhalten zudem Informationen, wie ein Musterbrief aussehen sollte und welche Aspekte bei der Beschwerde zwingend erforderlich sind, damit es am Ende zu einer guten Lösung zwischem dem Käufer und Verkäufer kommen kann.

Reklamationsschreiben formulieren

Um zu wissen, was alles in ein Reklamationsschreiben gehört, sollten Sie zunächst wissen, wie der Gesetzgeber eine Reklamation überhaupt definiert hat. Sofern es zu einer Reklamation kommt, wendet sich der Käufer an den Verkäufer, um Ware, die er zum Beispiel in einem schadhaften Zustand erhalten hat, zu beanstanden. Welche Rechte der Käufer im Fall einer Reklamation hat, wurde vom Gesetzgeber genau geregelt.Der Verkäufer hat die Aufgabe, den Mangel der Ware zu beseitigen, sobald eine Beschwerde erfolgt. Das kann zum Beispiel durch eine Reparatur erfolgen. Ebenso ist es möglich, dass der Verkäufer das schadhafte Produkt oder Waren einfach gegen ein schadensfreies Produkt austauscht. Maximal zwei Versuche hat der Verkäufer, um den Mangel aus der Welt zu schaffen.

Gelingt dies nicht, so hat der Käufer wiederum das Recht, von dem jeweiligen Kauf zurückzutreten. Er erhält dann sein Geld zurück. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass der Käufer das schadhafte Produkt behält und einen Teil des Kaufpreises erstattet bekommt. Diese Preisminderung spiegelt den Schaden an dem jeweiligen Artikel wieder. Sofern während des Reklamationsprozesses Versand- und/ oder Abholkosten anfallen, sind diese selbstverständlich vom Verkäufer und nicht vom Käufer zu tragen.

Ein Reklamationsschreiben als Musterbrief

Besonders bei Bestellungen aus dem Internet oder bei einem Versandhaus setzen die Käufer häufig ein Reklamationsschreiben auf. Sie haben schließlich schlichtweg nicht die Möglichkeit, das Produkt vor Ort zu reklamieren. Dabei folgt ein Reklamationsschreiben immer dem gleichen Schema und sollte die folgenden Angaben im Briefkopf enthalten:

  1. Voller Name des Kunden (Vor- sowie Nachname)
  2. Straße plus Hausnummer des Kunden
  3. Postleitzahl und Ort des Kunden
  4. Telefonnummer
  5. Bestellnummer (nur wenn vorhanden)
  6. Rechnungsnummer

Vor allem die Bestell- und Rechnungsnummer sind dazu da, dass der Verkäufer die Reklamation leichter zuordnen kann. Als nächstes sind dies Angaben als Teil des Reklamationsschreibens festzuhalten:

  • Firma/ Name des Verkäufers
  • Straße und Hausnummer des Verkäufers
  • Postleitzahl und Ort des Verkäufers
  • Ort und Datum beim Aufsetzen des Reklamationsschreibens (rechtsbündig)

Anschließend geht es an das eigentliche Ausformulieren der Reklamation an sich. Dabei sollten Sie unbedingt eine Betreffzeile verwenden, in der Sie festhalten, welches Produkt Sie reklamieren möchten. Folgende Angaben helfen dem Verkäufer dabei, das zu reklamierende Produkt zu identifizieren oder korrekt zuzuordnen:

  • Name der zu reklamierenden Artikel/ offizielle Produktbezeichnung des Herstellers
  • Seriennummer (falls vorhanden)
  • Typenbezeichnung

Dann beginnt der eigentliche Reklamationsbrief, der je nach Anliegen der Beschwerde unterschiedlich formuliert werden kann. Welche Informationen im Hauptteil des Reklamationsschreibens enthalten sein müssen, verrät der nächste Absatz.

Das finale Reklamationsschreiben ausformulieren

Sobald Sie einen Sachmangel festgestellt haben oder sich beschweren wollen, geht es darum die Reklamation möglichst sachlich zu formulieren und den Verkäufer auf die Mängel hinzuweisen.

Was nun folgt, ist ein schriftliches, ausführliches Reklamationsschreiben, welches meist mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnt. Sofern Sie Ihren Ansprechpartner für die Reklamation namentlich kennen, können Sie auch den Namen dieser Person an dieser Stelle in das Reklamationsschreiben eintragen. Dies ist jedoch kein Muss, um die Gültigkeit Ihrer Reklamation zu garantieren. Ein Reklamationsschreiben sollten Sie unbedingt binnen des Gewährleistungszeitraums verfassen und dieses Schreiben rechtzeitig einreichen. Denn darüber hinaus verfällt Ihr Rechtsanspruch, wobei es einige Unternehmen gib, die Ihnen freiwillig eine längere Garantie gewähren.

Im Textkörper des vollständig ausgefüllten Reklamationsschreibens halten Sie bitte fest, um welchen Artikel es sich genau handelt, wann Sie diesen beim Verkäufer gekauft haben und was der Grund für die Reklamation ist. Dabei ist es sinnvoll, wenn Sie den Mangel oder mehrere Mängel im Detail beschreiben. Schließlich hilft dies dem Verkäufer dabei, eine Reparatur des Geräts durchzuführen oder vielleicht bereits jetzt zu erkennen, dass eine Reparatur nicht möglich oder sinnvoll ist und Ihnen daher umgehend ein neues Ersatzprodukt zukommen zu lassen. Eine Entschädigung kann auch durch eine Erstattung des Kaufpreises erfolgen. Sie erhalten dann Ihr Geld zurück, insofern keine Ersatzlieferung durchgeführt werden kann.

Im Rahmen des Briefes sollten Sie auch eine Frist setzen, bis wann der Mangel durch den Verkäufer behoben werden sollte. Diese Frist sollte einen angemessen zeitlichen Rahmen haben, damit der Verkäufer seiner Verpflichtung nachkommen kann. Unabhängig davon gelten natürlich auch rechtliche Fristen, innerhalb denen die Beseitigung der Mängel zu erfolgen hat.

Wer möchte, kann im Reklamationsschreiben zudem angeben, dass er sich als Verbraucher auf sein Recht, welches aus § 437 BGB hervorgeht, beruft. Auch die Bitte um eine schriftliche Bestätigung können Sie wahlweise in Ihr Reklamationsschreiben mit aufnehmen. Ob Sie den eben genannten Gesetzesparagraphen nun namentlich erwähnen oder nicht, spielt keine so große Rolle. Vielmehr ist wichtig, dass es in Ihrem fertigen Reklamationsschreiben eine Formulierung gibt, aus der klar hervorgeht, dass Sie Ihren gesetzlichen Anspruch auf eine Gewährleistung hiermit geltend machen.

Leider ist es kaum möglich einen allgemein gültigen Musterbrief oder eine Vorlage für einen Beschwerdebrief zur Verfügung zu stellen. Jeder Sachverhalt und jeder Mangel ist individuell. Sie sollten aber bei dem Schreiben die obigen Aspekte berücksichtigen und sich an formelle Vorgaben halten.

Anschließend beenden Sie das Reklamationsschreiben am besten mit einer Formulierung wie „Mit freundlichen Grüßen“ und setzen dann noch Ihre handschriftliche Unterschrift unter das Schreiben. Sofern Sie Anhänge zusammen mit Ihrem Reklamationsschreiben einreichen möchten, listen Sie diese im Sinne einer besseren Übersichtlichkeit nach Möglichkeit auf. Bei solchen Anhängen kann es sich zum Beispiel um Fotos handeln, welche den Schaden am jeweiligen Artikel gut dokumentieren.

Auch ein Protokoll über das Auftreten des Defekts, zum Beispiel bei elektronischen Geräten, kann als Anhang bei Ihrem Reklamationsschreiben dienen. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, versenden Sie das Reklamationsschreiben am besten mit Nachweis. Denn dann kann es gar nicht erst zu Streitigkeiten kommen, wenn es darum geht, ob Sie Ihren Reklamationswunsch rechtzeitig angemeldet haben. Im Anhang können Sie natürlich auch weitere Beweisstücke aufführen. Beispielsweise Fotos von der beschädigten Ware, insofern Sie diese nicht vollständig zurücksenden können. Ggf. fordern der Verkäufer selbst Fotos an, um den Sachmangel zu spezifizieren.

Belege für den Versend des Reklamation aufbewahren

Beim Versenden von dem Reklamationsschreiben sollten Sie sichergehen, dass der Brief auch zugestellt wird. Es ist zu empfehlen, den Brief als Einschreiben zu versenden. Dadurch erhalten sie eine Bestätigung durch die Post, dass der Brief auch wirklich zugestellt wurd. Es gibt unterschiedliche Formen für Einschreiben:

  • Einschreiben Einwurf: Der Zusteller dokumentiert, dass Ihre Sendung in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers eingeworfen wurde.
  • Einschreiben: Der Zusteller übergibt Ihre Sendung persönlichan den Empfänger oder einen Empfangsberechtigten und erhält dabei eine Unterschrift. Die Unterschrift kann online unter Sendungsverfolgung überprüft werden.
  • Einschreiben eigenhändig: Der Zusteller übergibt den Brief persönlich ausschließlich an den Empfänger oder einen schriftlich Bevollmächtigten und erhält eine Unterschrift. Auch diese Unterschrift kann online angezeigt werden.
  • Einschreiben mit Rückschein: Der Zusteller übergibt Ihre Sendung persönlich nur gegen Unterschrift an den Empfänger oder einen Empfangsberechtigten. Sie erhalten anschließend eine Empfangsbestätigung mit dem jeweiligen Zustelldatum und der Originalunterschrift des Empfängers.

Die Einschreiben (vgl. Deutsche Post) verursachen unterschiedliche Kosten. Es ist empfehlenswert mindestens ein Einwurf Einschreiben zu wählen. In besonders wichtigen Fällen sollte man ein eigenhändiges Einschreiben wählen. Hierbei ist zu beachten, dass der Empfänger jedoch die Annahme des Schreibens auch ablehnen kann und das Reklamationsschreiben dann als nicht zugestellt anzusehen ist. Im zweifelsfall sollte man sich daher rechtlich beraten lassen und im Detail informieren, welcher Weg am sinnvollsten ersteint.

Widerruf Vorlage

Bei den meisten Verträgen können sich die Verbraucher auf ihr 14-tägiges Widerrufsrecht berufen und binnen dieser Frist von dem jeweiligen Vertrag zurücktreten. Binnen der Widerrufsfrist muss nicht einmal ein Grund für den Widerruf genannt werden. Gerade im E-Commerce-Bereich gibt es zudem zahlreiche Anbieter, die ihren Kunden sogar ein Widerrufsrecht von 30 Tagen oder mehr einräumen. Dies geschieht jedoch freiwillig, da der Gesetzgeber lediglich eine Frist von 14 Tagen vorsieht. Um noch mehr Kunden von sich zu überzeugen, haben sich manche Online-Shops sogar für ein Widerrufsrecht von 365 Tagen entschieden.

Unabhängig davon, wie lange die Frist für den Widerruf ausfällt, ändert dies jedoch nichts daran, wie der Widerruf formal bei dem zuständigen Händler oder Vertragspartner einzureichen ist. Mittlerweile ist es allerdings nicht mehr ausreichend, wenn die Kunden von ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, indem sie die ungewünschten Waren einfach an den Händler zurückgeben/ -schicken. Vielmehr ist ein schriftlicher Widerruf erforderlich, weshalb eine Widerruf Vorlage so hilfreich ist.

Wissenswerte Informationen zum gültigen Widerruf

Damit Ihr Widerruf gültig ist, sollten Sie sich nicht nur an die Widerrufsfrist Ihres Vertragspartners halten und nach Möglichkeit unsere Vorlage für ein Widerrufsschreiben verwenden. Vielmehr müssen Sie vor allem wissen, wann die Frist für den Widerruf beginnt und an welchem Tag die Frist abläuft. Die gesetzliche Widerrufsfrist beginnt an dem Tag, an dem Sie den Vertrag mit Ihrem Vertragspartner abgeschlossen haben. Bei der Bestellung von Waren gehen die Online-Händler meist so vor, dass diese Frist an dem Tag beginnt, an dem Sie oder eine dritte Person die Waren für Sie entgegen genommen haben. Da der Versand mancher Waren eine längere Zeit als die Dauer der Widerrufsfrist in Anspruch nehmen kann, ist diese Regelung durchaus als sinnvoll anzusehen.

Bitte prüfen Sie zudem, welche Form des Widerrufs Ihr Vertragspartner akzeptiert. Nicht immer wird der schriftliche Widerruf auch per E-Mail anerkannt. In solch einem Fall ist es daher ratsam, Ihren Widerruf per Post oder Fax zu übermitteln. Bei manchen Anbietern können Sie Ihren Vertrag auch per Telefon widerrufen, wenngleich dies eher die Ausnahme als die Regel ist. Der Vorteil eines Widerrufs in Schriftform besteht jedoch darin, dass Sie somit leichter nachweisen können, dass Sie tatsächlich fristgerecht von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch gemacht haben. In jedem Fall sollten Sie jedoch in Erfahrung bringen, welche Form des Widerrufs von Ihrem Vertragspartner akzeptiert wird. Mit einem schriftlichen Widerruf sind Sie dabei auf der sicheren Seite.

Sofern es sich um einen Widerruf handelt, bei dem Sie die von Ihnen gekauften Waren an den Händler zurückschicken müssen, sollten Sie außerdem prüfen, wer für das Rückporto aufkommt. Denn nicht immer werden diese Kosten von Ihrem Vertragspartner übernommen, da keine solche Verpflichtung besteht. Gerade kleinere Online-Shops verfügen oftmals nicht über die nötigen Mittel, um ihren Kunden eine kostenlose Retoure anzubieten. Daher ist es sinnvoll, wenn Sie sich bereits vor dem Kauf informieren, inwiefern Sie die Kosten für das Rückporto im Fall eines Widerrufs wohlmöglich selbst zu tragen haben. Bei einigen Anbietern ist es beispielsweise so, dass der Widerruf erst ab einem Retourenwert von 40 Euro für Sie gratis ist.

Widerruf Vorlage – so sollte dieses Schreiben aussehen

Ob es sich nun um den Widerruf eines Vertrags über eine Dienstleistung oder den Rücktritt von einem Vertrag über den Kauf einer Ware handelt, die Widerruf Vorlage unterscheidet sich in beiden Fällen kaum. Somit können Sie die nachfolgende Widerruf Vorlage in wenigen Schritten kinderleicht an Ihren persönlichen Bedarf anpassen. Alternativ bieten viele Online-Händler ihren Kunden auch ein Musterformular für den Widerruf an. Diese Formular, welches der nachfolgenden Vorlage sehr ähnlich ist, können Sie wahlweise ebenso gut für Ihren gültigen Widerruf nutzen.

Widerrufsschreiben Vorlage

Von
Vor- sowie Nachname des Verbrauchers
Straße und Hausnummer
Postleitzahl
Ort
Kundennummer (falls vorhanden)

An
Unternehmen
Abteilung
Straße und Hausnummer
Postleitzahl
Ort
Email-Adresse oder Faxnummer des Unternehmens

Ort, Datum

Betreff: Widerruf des Vertrags (Vertragsnummer: xy)

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit mache/n ich/ wir von meinem/ unserem Widerrufsrecht innerhalb der gesetzlich festgelegten Frist Gebrauch und trete/n von dem mit Ihnen geschlossenen Vertrag mit Vertragsnummer xy über die Erbringung der folgenden Dienstleistung(en)/ den Kauf der folgenden Ware(n) zurück:

__ (Artikelnummer/ Bezeichnung der Dienstleistung/ Ware eventuell mit Preis und Bestellnummer)
__ (Anzahl der Artikel, falls Sie mehrere Artikel bestellt haben und nur einen Teil davon zurückgeben möchten)
Ware bestellt am: Datum
Ware erhalten am: Datum

Bitte lassen Sie mir eine schriftliche Bestätigung des Widerrufs und der Vertragsauflösung an meine oben aufgeführte Postadresse zukommen.

Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift Verbraucher
(handschriftlich)

Einzugsermächtigung wiederrufen

Gerade dann, wenn es sich um einen Widerruf von einem Vertrag handelt, bei dem Sie Ihrem Vertragspartner gleichzeitig auch eine Einzugsermächtigung erteilt haben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie diese ebenfalls widerrufen. Fügen Sie eine Formulierung wie den nachfolgenden Satz zu der oben aufgeführten Widerruf Vorlage daher noch im letzten Textblock hinzu, um auch die Einzugsermächtigung zurückzuziehen/ diese zu widerrufen:

„Ich, (Name), widerrufe hiermit gleichzeitig auch die Einzugsermächtigung, die ich Ihnen zur Abbuchung der vertraglich vereinbarten Summe von meinem Konto (Kontonummer/ Bank) erteilt habe.“

Anwesenheitsliste

Sie suchen eine Anwesenheitsliste, die Sie als Vorlage oder Muster nutzen können? Sie wollen selbst eine Anwesenheitsliste mit Word oder Excel erstellen? Sie müssen regelmäßig Anwesenheitslisten führen und wollen die Prozesse optimieren? Sie benötigen für ein Meeting, eine Versammlung oder eine Sitzung eine Anwesenheitsliste als Muster? Dann sind Sie auf anwesenheitsliste-vorlage.de genau richtig.

Es gibt verschiedene Anlässe, bei denen der Nachweis der Anwesenheit erforderlich ist. In der Universität wird die Leistung vieler Studenten nur anerkannt, wenn ihre Anwesenheit für eine bestimmte Anzahl an Vorlesungen nachgewiesen ist. Bei Seminaren, die von der Krankenkasse, dem Arbeitnehmer oder einer staatlichen Einrichtung gezahlt werden, übernimmt der Träger nur dann die Kosten, wenn die Anwesenheit der Teilnehmer belegt ist. Bei Vereinssitzungen muss erfasst werden, wer anwesend ist oder teilgenommen hat. Eine passende Anwesenheitsliste Vorlage kann sich in diesen Fällen als nützlich erweisen, da so die Anwesenheit der Teilnehmer schnell erfasst werden kann.

Wann eine Anwesenheitsliste verwendet wird?

Wir oben bereits erläutert gibt es verschiedene Gründe, warum eine Anwesenheitsliste geführt werden muss. Bedenken Sie dabei bitte auch, dass die Wahl der passenden Anwesenheitsliste Vorlage vor allem von deren Zweck sowie dem Kontext, in dem diese zum Einsatz kommen soll (siehe die nachfolgenden Beispiele), abhängt:

  • Sitzungen oder Versammlungen bei Vereinen bzw. Organisationen
  • Vorträge, Events, Seminare an Universitäten und Schulen
  • Besprechungen, Meetings, Workshops im Betrieb
  • Klassenfahrten, Ausflüge oder Elternabende in der Schule oder im Kindergarten
  • Eigentümerversammlung oder Mitgliederversammlungen

Je nachdem was der Grund für das Treffen ist, kann die Anwesenheitsliste unterschiedliche Daten erfassen. Möglicherweise muss in manchen Fällen nur der Name der Teilnehmer dokumentiert werden. In anderen Fällen ist es möglicherweise auch erforderlich die vollständigen Adressen der teilnehmenden Personen zu erfassen.

Elemente einer vollständigen Anwesenheitsliste

Eine Anwesenheitsliste sollte möglichst alle relevanten Details in übersichtlicher Form enthalten. Dabei geht es nicht nur darum, wer anwesend war, sondern auch wo, wann und bei welcher Veranstaltung. Die Erfassung erfolgt in Form von Tabellen, die meist handschriftlich ausgefüllt werden. Pro Zeile wird dabei jeweils eine Person erfasst. In den jeweiligen Spalten der Tabelle werden die Daten der Teilnehmer eingetragen.

Wichtig ist: Eine Anwesenheitsliste Vorlage kommt in den meisten Fällen nicht ohne die Unterschrift der Teilnehmer aus. Denn sonst kann der Veranstalter des Seminars den erforderlichen Nachweis, dass Person X tatsächlich an seinem Seminar teilgenommen hat und er entsprechend zum Erhalt der vereinbarten Zahlung berechtigt ist, nicht erbringen. Der Mangel einer Anwesenheitsliste kann somit finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.Jedoch ist dies natürlich nicht bei allen Meetings oder Veranstaltungen erforderlich.

Doch wie hat eine ordnungsgemäße Anwesenheitsliste überhaupt auszusehen?

1. Pflichtelemente der Anwesenheitsliste:

Diese Frage beantworten wir Ihnen gerne, indem wir Ihnen nachfolgend ein paar nützliche Tipps mit auf den Weg geben sowie Ihnen ein paar kostenlose Anwesenheitsliste Vorlagen anbieten.

Folgende Spalten sind bei den meisten Anwesenheitsliste Vorlagen demnach unerlässlich.

  • Art oder Thema der Veranstaltung
  • Name der Veranstaltung und des Veranstalters
  • Veranstaltungsort und Räumlichkeiten (ggf. Adresse=
  • Datum und eventuell auch die Uhrzeit
  • Namen der anwesenden Personen
  • Unterschrift der anwesenden Personen

Vor allem der letzte Punkt ist nicht zwingend erforderlich. Eine Anwesenheitsliste mit Unterschriften bietet sich jedoch bei kostenpflichtigen Veranstaltungen sowie Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer am Ende zum Beispiel ein Zertifikat für ihre Teilnahme erhalten, an.

Die Unterschrift dient dabei als Beleg, dass die Person auch wirklich an der Veranstaltung teilgenommen hat. Spätere Unklarheiten können durch die verbindliche Dokumentation der Anwesenheit beseitigt werden.

2. Optionale Elemente der Anwesenheitsliste:

Zusätzlich zu den bereits genannten Punkten kann eine Anwesenheitsliste Vorlage auch um die folgenden Elemente ergänzt werden:

  • Postadresse der Teilnehmer
  • E-Mail-Adresse der Teilnehmer
  • Telefonnummer der Teilnehmer
  • Teilnehmernummer

Die Adressdaten der Teilnehmer werden meist jedoch nur einmalig, wie zum Beispiel bei dem Auftakt einer Veranstaltung, abgefragt. Solch eine Anwesenheitsliste Vorlage kommt dementsprechend nur bei dem ersten Veranstaltungstag zum Einsatz, während ab dem zweiten Tag eine andere Anwesenheitsliste Vorlage ohne die Adressspalten in Gebrauch ist. Das Sammeln der Adressdaten über eine Anwesenheitsliste bietet sich insofern an, als dass die Erstellung einer Kontaktliste dann möglich ist. Sofern diese an alle Teilnehmer herausgegeben wird, können sich diese nun besser mit ihren Mitteilnehmern vernetzen.

Dies setzt jedoch voraus, dass die Teilnehmer der Weitergabe Ihrer Daten zugestimmt haben. Dementsprechend ist es wichtig, dass diese Zustimmung auf der Anwesenheitsliste Vorlage ebenfalls mittels einer Unterschrift erfolgt. Damit der Veranstalter am Ende nicht aufgrund von datenschutzrechtlichen Bedenken belangt werden kann, ist die Anwesenheitsliste mit der Zustimmung der Teilnehmer unbedingt sicher zu verwahren.

Noch dazu zeigt dieses Beispiel deutlich, dass bei einem einzigen Event mehrere verschiedene Anwesenheitsliste Vorlagen erforderlich werden können. Daher ist es am einfachsten, wenn die jeweiligen Listen als Template in Word oder Excel erstellt werden, da sie sich so immer wieder an den aktuellen Bedarf anpassen und problemlos ausdrucken lassen.

Anwesenheitsliste Vorlage – so könnten Ihre Anwesenheitslisten aussehen

Beim Erstellen einer Anwesenheitsliste bietet sich die praktische Tabellenform an. Vorlagen wie diese haben sich in der Praxis bewährt:

1. Anwesenheitsliste-Vorlage für allgemeine Veranstaltungen

Titel der Veranstaltung:
Ort/ Datum der Veranstaltung:
Veranstalter:

NummerVorname des TeilnehmersNachname des TeilnehmersUnterschrift
1
2
3
4
5

Dank der Nummerierung kann der Veranstalter kinderleicht auf nur einen Blick feststellen, wie viele Personen an dem jeweiligen Event teilgenommen haben.

2. Anwesenheitsliste-Vorlage für Schulen und Universitäten

Für Schulklassen oder Studiengruppen an der Universität lässt sich der Tabellenteil der Anwesenheitsliste auch wie folgt anpassen, um die Anwesenheit zu dokumentieren.

VornameNachnameUnterschriftVerspätungBestätigung durch Seminar-Leiter
Hans
Franz
Max
Thomas
Daniel

Falls der Lehrer oder Kursleiter auch selbst überwachen möchte, wer alles anwesend war und welche der Kursteilnehmer zu spät gekommen sind, bietet sich das oben gezeigte Format an.

Ebenso können die Kursleiter auf eine Anwesenheitsliste Vorlage zurückgreifen, die sie in Teilen bereits ausgefüllt haben. Das kann unter anderem bedeuten, dass die Kursleiter die Namen der Kursteilnehmer schon in alphabetischer Anordnung in die Anwesenheitsliste aufnehmen. Dies ist besonders dann zu empfehlen, wenn es sich um einen Kurs mit einer Dauer von mehreren Wochen handelt.

Denn dann müssen die Kursteilnehmer ihren Namen nur noch aus der Liste heraussuchen, ein Kreuz für ihre Anwesenheit machen und dies durch eine Unterschrift bestätigen.

3. Anwesenheitsliste-Vorlage für mehrere Termine

Sofern es sich um eine Veranstaltung mit einer Laufzeit von mehreren Wochen handelt, bei der die Anwesenheit der Teilnehmer immer wieder bestätigt/ belegt werden muss, ist auch die folgende Anpassung der Anwesenheitsliste denkbar:

Name des TeilnehmersAnwesenheit bei Datum 1Anwesenheit bei Datum 2Anwesenheit bei Datum 3Anwesenheit bei Datum 4
Max Mustermann
Peter Mustermann
Zander Mustermann
Etc.

Der Nachteil dieser Art der Anwesenheitsliste Vorlage besteht allerdings darin, dass der Verlust dieses Dokuments umso problematischer wäre, da nun eine einzige Liste die Anwesenheit über mehrere Wochen hinweg belegt. Die Chance, dass mehrere Anwesenheitslisten, welche die Anwesenheit für einen Zeitraum von mehreren Wochen jeweils pro Woche belegen, allesamt verloren gehen, fällt hingegen deutlich geringer aus.

Es gibt also verschiedene Argumente, die für und gegen die verschiedenen Anwesenheitsliste Vorlagen sprechen. Mitunter ist dies eine Frage der Präferenz. Doch wenn eine Anwesenheitsliste eingereicht werden soll, um Zahlungen zu erhalten, sind die Auflagen der zahlenden Stelle unbedingt zu erfüllen.

Beispiel für eine Anwesenheitsliste-Vorlage

Eine Anwesenheitsliste-Vorlage können Sie mit Excel selbst erstellen. Mit dem Prorgamm können Sie Spalten und Zeilden erstellen und entsprechend formatieren. Natürlich können Sie auch alle erforderlichen Daten bereits in der Kopfzeile der Spalten hinterlegen. Nachdem Sie die Votlage dann ausgedruckt haben, können die Teilnehmer Ihre Daten hinterlegen.

Besuchsbericht Vorlage

Der Besuchsbericht wird oftmals bei geschäftlichen Prozessen im Bereich von Vertrieb und Akquise eingesetzt. Der Außendienst soll dabei den Verlauf von Kundengesprächen dokumentieren und einen Bericht erstellen. Der Besuchsbericht ist dabei wichtig für die Erfassung und Dokumentation von Kundenbeziehungen. Mit Hilfe einer Besuchsbericht-Vorlage können Daten aus dem Kundenkontakt oftmals schneller erfasst und weitergeleitet werden.

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Tagesbericht

Ein Tagesbericht dient dazu, die Ergebnisse oder Tätigkeiten eines Tages zu dokumentieren. Der Tagesbericht bei spezifischen beruflichen Tätigkeiten, wie beispielsweise im Bauwesen eingesetzt oder Rahmen von Ausbildungen. Dabei wird erfasst. welche Tätigkeiten durchgeführt wurden, um einen Ablgeich mit den definierten Zielen herbeizuführen. Bei einer Ausbildung oder einem Praktikum geht es zum Beispiel darum, den konkreten Ausbildungsnachweis zu erbringen.

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Hausaufgabenplaner

Hausaufgaben gehören zu den Plfichtaufgaben eines Schülers, die oftmals nicht gerne erledigt werden. Doch wie immer gilt: Planung ist das halbe Leben und mit einem guten Hausaufgabenplaner kann man das Erledigen der Hausaufgaben sicherlich etwas erträglicher gestalten. Ein Hausaufgabenplaner funktioniert ähnlich wie ein Hausaufgabenheft, wird aber in tabellarischer Form erstellt. Er kann in ausgedruckter Form an eine Wand gehängt werden, so dass die Familie stets einen Überblick über die die derzeitigen Hausaufgaben hat.
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Minuten in Dezimal umrechnen

Wie rechnet man Minuten in Dezimalzahlen um? Eigentlich ist es kein Hexenwerk und doch kann eine Vorlage für die Umrechnung der Minuten durchaus hilfreich. Bei der Dezimalberechnung wird die vorgegebene Anzahl der Minuten durch eine volle Stunde geteilt (= 60 Minuten). Die Zeit wird dabei normiert und kann für weitere Berechnungen verwendet werden. Weiterlesen

Telefonnotiz Vorlage

Bei einer Telefonnotiz wird der Inhalt eines Telefonats dokumentiert und auf einer Vorlage festgehalten. Dabei geht es primär darum, für die Nachbearbeitung des Telefongesprächs oder zur Weitergabe an Kollegen relevante Notizen zu erfassen. Die Telefonnotiz ist dabei ein wichtiger Baustein, um die weitere Kommunikation mit dem Kunden fortzuführen. Nachfolgende werden wichtige Fragen zur Telefonnotiz im Detail erläutert. Welche Daten sollen in der Notiz erfasst werden? Wie sollten Sie die Notizen erfassen? Welche Vorlagen gibt es, die hilfreich sein können beim nächsten Telefonat? Weiterlesen

Eigenbeleg Vorlage

Wenn Ihnen eine Rechnung oder Quittung abhanden gekommen ist, kann ein Eigenbeleg als Ersatz für diese Unterlagen dienen. Denn das deutsche Steuerrecht sieht vor, dass für alle betrieblichen oder beruflichen Aufwendungen ein Nachweis erforderlich ist. Wer solch einen Beleg nicht erbringen kann, darf nicht auf den entsprechenden Abzug bei der Steuererklärung hoffen. Nur für Pauschalen gilt diese Nachweispflicht nicht. Weiterlesen

Fahrtenbuch Vorlage

Wenn Sie die Kosten, die für Ihren Dienstwagen anfallen, von der Steuer absetzen wollen, haben Sie die Möglichkeit, zwischen zwei Arten der steuerlichen Anerkennung auszuwählen. Entweder Sie entscheiden sich für die 1-Prozent-Regel oder Sie führen ein Fahrtenbuch. Wenn es darum geht, die realen Kosten für Ihren Dienstwagen steuerlich geltend zu machen, dann führt kein Weg an dem Fahrtenbuch vorbei. Weiterlesen

Ausbildungsnachweis Vorlage

Eine Ausbildungsnachweis Vorlage benötigen Sie in so gut wie allen Berufen, in denen eine duale Ausbildung möglich ist. Denn das Führen eines Ausbildungsnachweises in Schriftform wird bei diesen Ausbildungen zwingend vorgeschrieben. Mit dem Ausbildungsnachweis ist dabei ein Berichtsheft gemeint, welches von den Auszubildenden selbst sorgsam zu führen ist. Doch auch der Ausbilder ist nicht ganz ohne Pflichten in Bezug auf den so wichtigen Ausbildungsnachweis. Weiterlesen

Inhaltsverzeichnis Vorlage

Ob Sie nun eine Bachelorarbeit, eine Doktorarbeit, eine Hausarbeit oder eine andere wissenschaftliche Arbeit schreiben müssen, sobald es sich um ein Schriftstück einer gewissen Länge handelt, führt zur besseren Übersichtlichkeit kein Weg an einem ordnungsgemäßen Inhaltsverzeichnis vorbei. Ohne ein Inhaltsverzeichnis wäre Ihre Arbeit nicht vollständig und Sie hätten die formalen Kriterien, die zum Beispiel bei der Bewertung einer Bachelorarbeit eine entscheidende Rolle spielen, einfach nicht erfüllt. Weiterlesen

Umzugscheckliste – so organisieren Sie Ihren Umzug

In den meisten Fällen artet ein Umzug ohnehin in Stress aus. Doch indem Sie vorausschauend planen, wird es Ihnen viel leichter fallen, einen kühlen Kopf zu bewahren. Daher kann sich eine Umzugscheckliste auch bei Ihrem nächsten Umzug als sehr nützlich erweisen. Ob es sich nun um einen Firmenumzug, um einen Umzug mit Kindern oder um einen Umzug ins Ausland handelt, in jedem Fall gibt es eine Reihe von wichtigen Dingen und Formalitäten zu beachten. Hiermit ist nicht nur die rechtzeitige Beauftragung der Umzugshelfer gemeint. Weiterlesen