Ob Objekte, Maschinen oder andere Arbeitsgeräte, wann immer es sich um eine begrenzte Ressource handelt, die von mehreren Parteien genutzt werden soll, ist ein Belegungsplan vonnöten. Auch Räume, wie zum Beispiel in Hotels, oder Räume, die in Schulen und Universitäten für verschiedene Veranstaltungen gebucht werden können, lassen sich mit einem Belegungsplan an einzelne Nutzer zuweisen. Wie eine Belegungsplan Vorlage für diese Zwecke aussehen könnte, verrät Ihnen der nachfolgende Ratgeber.
Was bewirkt ein Belegungsplan?
Ein Belegungsplan soll dazu beitragen, dass die verschiedensten Arten von Ressourcen, die nur begrenzt zur Verfügung stehen, bestmöglich genutzt werden. Im Idealfall ist ein Belegungsplan von allen interessierten Nutzern einsehbar. Dies ermöglicht es den Nutzern, ihre individuelle Planung an die Verfügbarkeit der Ressource anzupassen.
Außerdem kann ein Belegungsplan zu einer möglichst hohen Auslastung der Ressource beitragen. Während ein Belegungsplan erkennen lässt, wann eine Ressource frei und wann sie vergeben ist, kann der Inhaber dieser Ressource den Plan auch nutzen, um Wartungs- oder Reinigungszeiten einzuplanen. Dies ist bei vielen Arten von Ressourcen zwingend vonnöten, damit diese langfristig einsatzbereit bleiben.
Beispiele, wann ein Belegungsplan sinnvoll sein kann
Ein Belegungsplan kann sich in den verschiedensten Branchen und Lebenslagen bewähren. Das zeigt die folgende Auflistung ganz deutlich:
- Belegungsplan für Ferienwohnungen oder Hotelzimmer
- Belegungsplan für Computerräume oder Werkräume in Schulen
- Belegungsplan für Sportplätze
- Belegungsplan für Werkzeuge, die ausgeliehen werden können
- Belegungsplan für Leihfahrzeuge
- Belegungspläne für Strandkörbe, die Sie im Urlaub mieten können
- Belegungspläne für alle möglichen Arten von Arzt- und Behördenterminen
Interessant zu wissen: In vielen Fällen ist es gar nicht nötig, dass die User einsehen können, wer die Ressource wann nutzt. Für sie ist vor allem interessant, wann die Ressource noch zur Verfügung steht. Abhängig davon, ob ein Belegungsplan unternehmensintern oder zum Beispiel für die Patienten eines Arztes genutzt wird, sollten die Namen der Nutzer der Ressource im Belegungsplan entweder ausdrücklich oder aus Datenschutzgründen nicht zu sehen sein.
Wie sieht eine Belegungsplan Vorlage aus?
Indem Sie eine Belegungsplan Vorlage nutzen, können Sie die Verwendung einer Ressource somit besser organisieren. Sobald Sie diese Vorlage einmal erarbeitet und auf Ihrem PC gespeichert haben, lässt diese sich für die Zukunft nahezu beliebig anpassen. Konkret könnte eine Belegungsplan Vorlage wie folgt aussehen:
Belegungsplan
Zeitraum: Von …. bis …
Kalenderwoche:
Name der Ressource: (optional)
| Montag | Dienstag | Mittwoch | Donnerstag | Freitag | Samstag | Sonntag | |
| 10 bis 12 Uhr | belegt | belegt | belegt | ||||
| 12 bis 14 Uhr | belegt | ||||||
| 14 bis 16 Uhr | belegt | belegt | |||||
| … | belegt |
Die Zeitfenster lassen sich frei definieren. Dabei hängt die Formatierung Ihres Belegungsplans entscheidend davon ab, ob die jeweilige Ressource stundenweise, nur für mehrere Stunden am Stück oder nur tageweise reserviert werden kann. Alternativ könnte Ihre Belegungsplan Vorlage auch wie folgt anmuten. Diese Vorlage zeigt am Beispiel eines Arztes lediglich freie/ buchbare Termine an:
| Montag | Dienstag | Mittwoch | Donnerstag | Freitag |
| 8 – 10 Uhr 13 – 14 Uhr | 9 – 9:45 Uhr | 9 – 9:20 Uhr | 17 – 17:30 Uhr | 18 – 18:30 Uhr |