Besuchsbericht Vorlage

Der Besuchsbericht wird oftmals bei geschäftlichen Prozessen im Bereich von Vertrieb und Akquise eingesetzt. Der Außendienst soll dabei den Verlauf von Kundengesprächen dokumentieren und einen Bericht erstellen. Der Besuchsbericht ist dabei wichtig für die Erfassung und Dokumentation von Kundenbeziehungen. Mit Hilfe einer Besuchsbericht-Vorlage können Daten aus dem Kundenkontakt oftmals schneller erfasst und weitergeleitet werden.

Der Besuchsbericht in der Praxis

Besuchsberichte werden in der Regel von den Außendienstmitarbeitern angelegt, um den Kontakt mit einem Kunden oder Geschäftspartner zu dokumentieren. Die Daten werden dann an die Zentrale übermittelt und in dem internen CRM-System hinterlegt. So können auch andere Mitarbeiter auf die Daten zugreifen und den Kontakt mit dem Kunden fortführen. Andere Mitarbeiter aus dem Vertrieb können dann bei einem späteren Kontakt ebenfalls auf die Dokumente zugreifen.

Der Besuchsbericht sollte dabei möglichst zeitnah nach dem Besuch bei dem Kunden erstellt werden. Außendienstmitarbeiter können den Besuchsbericht im Laptop anlegen und per Internet an die Zentrale übermitteln. Dabei werden alle wichtigen Daten und Gesprächsthemen festgehalten. Der Besuchsbericht hat demnach nicht nur die Funktion einer allgemeinen Kontrolle, sondern auch die Aufgabe weitere Kundenkontakte vorzubereiten.

Wo und wie wird ein Besuchsbericht eingesetzt?

Besuchsberichte sind für Mitarbeiter im Außendienst oder Vertriebsmitarbeiter ein wichtiges Instrument, um Kundenkontakte zu dokumentieren. Wo der Kundenkontakte stattfindet ist dabei zweitranig: Dies kann bei Kundengespräch vor Ort beim Kunden sein, aber auch auf einer Messe oder einen Konferenz.

Gerade wenn man an einem Tag mehrere Gespräche führt, ist es sinnvoll eine Besuchsbericht-Vorlage zu verwenden. Hierbei sollte man sich bereits im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche Daten erfasst werden sollen und welche weiteren Schritte man mit dem Kunden anstrebt. In der Besuchsbericht-Vorlage können diese Felder bereits angelegt werden, so dass beim Ausfüllen keine wichtigen Aspekte vergessen werden. Weiter unten in diesem Ratgeber finden Sie Ideen, wie eine Besuchsbericht-Vorlage aussehen kann.

Was ist formell beim Erstellen von einem Besuchsbericht zu beachten?

Generell ist es jedem Mitarbeiter oder Unternehmen überlassen, wie der Besuchsbericht aufgebaut sein sollte. Allgemein gilt aber:

  • Ein Besuchsbericht sollte immer kurz und verständlich sein, so dass die Dokumentation nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
  • Aus Datenschutzgründen dürfen nicht alle Daten von Kunden übermittelt, dokumentiert oder weiter verarbeitet werden.
  • Handschriftliche Notizen während des Gesprächs können später sehr hilfreich sein.

Natürlich ist es hilfreich, wenn man konkrete Vorgaben macht, wie ein Besuchsbericht generell erstellt werden sollte. Hierbei kann eine Besuchsbericht-Vorlage sehr hilfreich sein, die der Mitarbeiter dann nach jedem Gespräch ausfüllen kann. Diese Besuchsbericht Vorlage kann entweder in ausgedruckter Form oder gleich digital ausgefüllt werden, so dass die Daten schneller weiter verarbeitet werden kann.

Beispiel für eine Besuchsbericht-Vorlage

Je nach Branche oder Gesprächsthema kann der generelle Aufbau des Besuchsberichts natürlich sehr unterschiedlich sein. Bei der Besuchsbericht-Vorlage ist natürlich wichtig, welche Fragen oder Informationen erfasst und gespeichert werden sollen. Je nach Branche oder Unternehmen gibt es hier große Unterschiede.

Die nachfolgenden Punkte können als Hilfestellung dienen, um eine eigene Vorlage für einen Besuchsbericht zu erstellen:

  1. Datum des Besuchs
  2. Verantwortlicher Mitarbeiter
  3. Namen von Personen, die besucht wurden
  4. Dauer des Besuchs
  5. Themen des Gesprächs
    • Probleme & Bedürfnisse des Kunden
    • Aktueller Status der Zusammenarbeit
    • Empfehlungen an den Kunden mit Chancen und Risiken
    • Neue Vereinbarungen, die mit dem Kunden getroffen wurden
    • Weitere Schritte und Aufgaben
  6. Feedback des Kunden
    • Gesprächsatmosphäre
    • Kritik des Kunden
    • Lob des Kunden
    • Verbesserungsvorschläge

Weitere Schritte nach dem Erstellen des Besuchsberichts

Zu einem späteren Zeitpunkt sollte die Besuchsbericht-Vorlage natürlich ausgewertet werden. Ein Besuchsbericht kann dabei einerseits für eine Analyse der Außendiensteinsätze genutzt werden, aber auch für die Steuerung der weiteren Kommunikation mit dem Kunden. Es sollten strategische Entscheidungen und Schritte abgeleitet werden, die die nachfolgende Kommunikation mit dem Kunden steuern.

Je nach Bedürfnisse und Ziele des Kunden können diese Schritte sehr unterschiedlich ausfallen. Falls der Kunde konkrete Wünsche geäußert hat, die in der Besuchsbericht-Vorlage erfasst wurden, sollten diese natürlich umgesetzt werden. Wenn es sich nicht um einen Kunden, sondern um einen Interessenten handelt, sollte man sich überlegen, wie man im Sinne einer Kundenakquise weitere Kommunikationsschritte einleiten könnte.

 

Wann sollte man einen Besuchsbericht erstellen?

Der Besuchsbericht sollte am bestten unmittelbar während des Gesprächs erstellt werden. Falls dies nicht möglich ist, kann der Bericht auch nach dem Gespräch von dem Vertriebsmitarbeiter geschrieben werden. Gerade wenn ein Mitarbeiter viele Termine an einem Tag wahrnehmen kann, ist es zumindest wichtig, sich während des Gesprächs einige Notizen zu machen. Diese können dann später zu einem umfänglichen Besuchsbericht ausgebaut werden.

In der Praxis kommt es leider auch vor, dass ein Besuchsbericht erste einige Tage später erfasst wird. Dies ist jedoch nicht zu empfehlen, da sich hier Fehler bei der Erstellung einschleichen können. Der Bericht muss aus dem Gedächtnis heraus formuliert werden. Wichtige Sachverhalte könnten dann nur vage, falsch oder gar nicht dokumentiert werden.

Digiale Besuchsberichte

Natürlich ist es mittlerweile auch möglich, Besuchsberichte digital zu erfassen. Dies hat mehrere Vorteile: Dokumente sind online für alle Mitarbeiter verfügbar und zugänglich. Die Kosten für die Dokumentation in Form von Papier sinken. Der Zugriff auf die Dokumente wird mit allen Endgeräten möglich, wie Handy, PC oder Tablet. Es gibt verschiedene Anbieter auf dem Markt, die sich auf digitale Besuchsbericht fokussiert haben. Mit Hilfe eines normalen Schreibprogramms und einem zentralen Server lässt sich dies Vorgehensweitse auch für kleine Unternehmen kostengünstig umsetzen.

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