Wenn Ihnen eine Rechnung oder Quittung abhanden gekommen ist, kann ein Eigenbeleg als Ersatz für diese Unterlagen dienen. Denn das deutsche Steuerrecht sieht vor, dass für alle betrieblichen oder beruflichen Aufwendungen ein Nachweis erforderlich ist. Wer solch einen Beleg nicht erbringen kann, darf nicht auf den entsprechenden Abzug bei der Steuererklärung hoffen. Nur für Pauschalen gilt diese Nachweispflicht nicht.
Da bis auf Pauschalausgaben demnach keine Buchung ohne einen dazugehörigen Beleg erfolgen kann, muss ein Eigenbeleg ausgestellt werden, um Buchungen zu erfassen, für die es zwar mal einen Beleg gab, sich dieser jedoch nicht mehr auffinden lässt. Dies gilt ebenso für Buchungen, für die Sie von Anfang an keinen Beleg erhalten haben (zum Beispiel Trinkgelder).
Einen Eigenbeleg muss das Finanzamt allerdings nicht zwingend anerkennen. Denn die Ausgaben, die auf dem Eigenbeleg genannt werden, müssen nicht nur beruflich oder betrieblich notwendig, sondern ihre Höhe muss auch glaubhaft sein. Wer sich zum Beispiel einen Eigenbeleg über ein Eis-Essen für 100 Euro ausstellt, kann davon ausgehen, dass das Finanzamt diese Kosten anzweifeln wird. Ein Eigenbeleg über ein Trinkgeld in Höhe von 3 Euro oder Parkgebühren in Höhe von 5 Euro geht hingegen mit einer wesentlich höheren Glaubwürdigkeit einher, so dass bei diesen Ausgaben wahrscheinlich kaum ein Finanzbeamter stutzig werden wird.
Inhaltsverzeichnis
Wann darf ein Eigenbeleg verwendet werden?
Dass Quittungen oder Rechnungen verloren gehen, sollte eher einen Ausnahmefall darstellen. Denn wenn sich der Unternehmer ständig auf diese Alternative beruft, wirkt dies irgendwann unglaubwürdig oder zeugt zumindest davon, dass der Unternehmer nicht dazu in der Lage ist, eine ordentliche Buchführung zu führen, da wichtige Belege ständig abhanden kommen. Grundsätzlich sollte es sich bei einem Eigenbeleg für verloren gegangene Fremdbelege nur um eine Notlösung handeln. Denn auch wenn es keine feste Obergrenze für die Anzahl der Eigenbelege gibt, werden die zuständigen Finanzbeamten bei zu vielen Eigenbelegen schnell hellhörig.
Besser wäre es daher, wenn Sie einen Ersatzbeleg oder eine Kopie des originalen Belegs beschaffen könnten. Fragen Sie dies gerne bei dem zuständigen Zahlungsempfänger an. Eigenbelege für verlorene Rechnungen und Quittungen werden vom Finanzamt schließlich nicht in großen Massen anerkannt. Anders sieht es hingegen bei kleineren Ausgaben aus. Bei den folgenden Kosten ist es durchaus üblich, dass Eigenbelege regelmäßig ausgestellt werden und gerade bei niedrigen Aufwendungen auch ohne Probleme vom Finanzamt anerkannt werden:
- Trinkgelder für die im Regelfall keine Belege ausgestellt werden
- Gebühren, die über einen (Münz-) Automaten bezahlt werden (Porto, Parkuhr, Telefon, Kopierer, etc.) und für die es oft keine Belege gibt
Welche Angaben müssen in einem Eigenbeleg enthalten sein?
Bevor wir Ihnen eine praktische Eigenbeleg Vorlage zur Verfügung stellen, möchten wir Sie erst einmal mit allen Angaben vertraut machen, ohne die ein Eigenbeleg unvollständig ist. Dazu gehören die folgenden Informationen:
- Der Zahlungsempfänger inklusive dessen vollständiger Anschrift
- Das Datum sowie die Art der Aufwendung (zum Beispiel ein Trinkgeld)
- Die Kosten (der Gesamtpreis, der sich aus dem Einzelpreis pro Stück, der Stückzahl sowie der Umsatzsteuer errechnet)
- Wenn möglich, ein Beleg für die Preishöhe (falls es zum Beispiel eine Preisliste gibt)
- Grund, warum ein Eigenbeleg erstellt wird (Verlust/ Automatenbenutzung ohne Beleg/ Diebstahl/ Trinkgeld, welches nicht quittiert wurde, etc.)
- Datum
- Ihre Unterschrift
Auch wenn die Umsatzsteuer auf einem Eigenbeleg auftauchen kann, sollten Sie wissen, dass ein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen normalerweise nicht im Rahmen des Möglichen ist. Denn das Umsatzsteuergesetz sieht hierzulande vor, dass eine ordentliche Rechnung vorliegen muss, damit ein Abzug der Vorsteuer rechtens ist. Wohlmöglich können Sie jedoch über Ihren Kontoauszug nachweisen, dass es sich bei dem zu zahlenden Betrag um eine mehrwertsteuerpflichtige Aufwendung gehandelt hat.
Wenn dem so sein sollte, ist die Finanzbehörde jedoch weiterhin nicht dazu verpflichtet, diesen Nachweis für den Vorsteuerabzug anzuerkennen. Ob Sie die Vorsteuer in solch einem Fall geltend machen können oder nicht, ist demnach immer eine Entscheidung der zuständigen Finanzbeamten, die von Fall zu Fall unterschiedlich ausfallen kann.
Eigenbeleg Vorlage: So könnte Ihre Eigenbelege aussehen
Wenn Sie nun auf einen Eigenbeleg zurückgreifen müssen, kann Ihnen die nachfolgende Vorlage gute Dienste leisten.
Belegdaten:
Empfänger der Ausgabe
Datum der Ausgabe
Höhe des Betrags (Preis brutto)
Bemerkung/ Buchungstext
Zutreffendes bitte ankreuzen:
• Es wurde kein Vorsteuerabzug aus der Bruttosumme vorgenommen.
• Es wurde ein Vorsteuerabzug vorgenommen. (Dann bitte einen Nachweis über dessen Plausibilität beilegen.)
Beleggrund (Zutreffendes bitte ankreuzen)
• Privatentnahme
• Privateinlage
• Trinkgeld
• Betriebsausgabe (verlorener Beleg)
• Sachgeschenke (zum Beispiel Wein oder Blumen)
• Sonstiges:
Ort und Datum Name, Vorname sowie Unterschrift des
Ausstellers des Eigenbelegs
Eigenbeleg geltend machen
Der Vollständigkeit halber kann es zudem sinnvoll sein, wenn Sie auch Ihre vollständige Adresse auf dem Eigenbeleg angeben. Gleiches gilt für Ihre Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer sowie die Ihres Vertragspartners. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Sie den Eigenbeleg nutzen möchten, um bei dem Finanzamt einen Vorsteuerabzug geltend zu machen. Stellen Sie also unbedingt sicher, dass Sie dem Finanzamt so viele Informationen wie möglich zur Verfügung stellen, damit die Behörde im besten Fall Ihrem Interesse entsprechend entscheiden kann.
Ohnehin ist es so, dass ein Eigenbeleg ohne die erforderlichen Mindestangaben vom Finanzamt gar nicht erst anerkannt wird. Falls die Behörde noch dazu die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzweifelt, kann dies für Sie unschöne Konsequenzen haben und bedeuten, dass der Steuerprüfer seine eigene Hinzuschätzung (oftmals zu Ihren Ungunsten) vornimmt.