Fahrtenbuch Vorlage

Wenn Sie die Kosten, die für Ihren Dienstwagen anfallen, von der Steuer absetzen wollen, haben Sie die Möglichkeit, zwischen zwei Arten der steuerlichen Anerkennung auszuwählen. Entweder Sie entscheiden sich für die 1-Prozent-Regel oder Sie führen ein Fahrtenbuch. Wenn es darum geht, die realen Kosten für Ihren Dienstwagen steuerlich geltend zu machen, dann führt kein Weg an dem Fahrtenbuch vorbei.

Warum macht ein Fahrtenbuch Sinn?

Ein Fahrtenbuch zu führen macht vor allem Sinn,wenn es darum geht die beruflichen und die privaten Fahrten zu trennen. Manchmal kann es gesetzlich auch erforderlich sein, dass ein Fahrtenbuch geführt wird. Neben dem Führen eines Fahrtenbuches gibt es auch eine sog. 1-Prozent-Regel.

Während die 1-Prozent-Regel einfach anzuwenden ist, entsprechen die absetzbaren Kosten in diesem Fall nicht den realen Kosten. Daher kann sich das Führen eines Fahrtenbuchs, welches Ihnen durch unsere kostenlose Fahrtenbuch Vorlage erleichtert wird, durchaus für Sie bezahlt machen.

Vor allem dann, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie mit der 1-Prozent-Regel oder einem Fahrtenbuch mehr Geld sparen, ist es sinnvoll, zunächst einmal ein Fahrtenbuch zu führen. Je mehr Dienstfahrten Sie mit Ihrem Fahrzeug zurücklegen, desto eher lohnt sich ein Fahrtenbuch für Sie. Welche Anforderungen Sie beim Führen des Fahrtenbuchs erfüllen müssen und welche Angaben überhaupt erforderlich sind, verraten wir Ihnen nachfolgend im Detail.

Wie bereits angesprochen, lassen sich die realen Kosten für einen Dienstwagen nur dann von der Steuer absetzen, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen. Dabei können Sie die Kosten, die Sie Ihr Dienstwagen pro Kilometer gekostet hat, auf Basis der folgenden Angaben errechnen:

  • Benzin- oder Dieselkosten
  • Kosten für Öl
  • Gebühren für Inspektionen/ Reparatur/ die Pflege des Fahrzeugs
  • Ersatzteilkosten
  • Versicherungsgebühren
  • Kfz-Steuer
  • Miete für eine Garage oder einen Stellplatz
  • Abschreibungen
  • Zinsen für ein Darlehen zur Anschaffung des PKWs

Indem die Kosten für ein Kalenderjahr addiert und dann durch die gefahrenen Kilometer im jeweiligen Kalenderjahr geteilt werden, erhalten Sie die realen Kosten pro Kilometer für das entsprechende Jahr.

Welche Anforderungen stellt der Gesetzgeber an ein Fahrtenbuch?

Zunächst einmal sollten Sie bedenken, dass ein Fahrtenbuch lückenlos zu führen ist. Das soll bedeuten, dass das Fahrtenbuch über jeden gefahrenen Kilometer Auskunft geben muss. Selbst wenn Sie mit Ihrem Dienstwagen privat unterwegs sind, müssen diese Fahrten im Fahrtenbuch aufgezeichnet werden. Für Dienstfahrten sind dabei die folgenden Angaben zwingend erforderlich:

• Das Datum
• Das Ziel Ihrer Fahrt
• Die Reisestrecke
• Der Kunde oder Geschäftspartner, den Sie am Fahrtziel aufgesucht haben
• Der Zweck der Reise
• Der Kilometerstand zu Fahrtbeginn
• Der Kilometerstand am Ende Ihrer Geschäftsfahrt

Während die Angaben zu allen geschäftlich zurückgelegten Kilometern sehr detailliert ausfallen, sind bei privaten Fahrten längst nicht so viele Angaben erforderlich. Sie müssen zwar angeben, welche Kilometer privat gefahren wurden, doch der Zweck Ihrer Fahrt muss dem Finanzamt bei einer privaten Nutzung Ihres Dienstwagens nicht mitgeteilt werden. Bitte bedenken Sie auch, dass für jedes Fahrzeug ein eigenes Fahrtenbuch zu führen ist. Wenn Sie also über mehrere Dienstwagen verfügen, sollten Sie sich ein eigenes Fahrtenbuch für jedes dieser Fahrzeuge zulegen. Folgende Regeln hat der Gesetzgeber beim Führen eines Fahrtenbuchs ebenso vorgesehen:

  1. Bitte verwenden Sie ein gebundenes Fahrtenbuch, um einzelne Seiten nachträglich nicht einfach austauschen zu können.
  2. Das Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen, so dass Sie die Eintragungen direkt nach dem Fahrtende vornehmen sollten. Nachträglich dürfen Sie Ihre Aufzeichnungen im Fahrtenbuch nicht ergänzen.
  3. Flüchtigkeitsfehler sind beim Führen eines Fahrtenbuchs unbedingt zu vermeiden. Denn Korrekturen und Durchstreichungen können dazu führen, dass die zuständigen Steuerbeamten die Glaubwürdigkeit Ihres Fahrtenbuchs infrage stellen.
  4. Ihr Fahrtenbuch sollte fortlaufende Aufzeichnungen enthalten.
  5. Dienstliche und private Fahrten sind zu trennen. Beiden privaten Fahrten ist die Aufzeichnungspflicht jedoch nicht so streng wie bei den dienstlichen Fahrten oder Fahrten zur Betriebsstätte.
  6. Die Angaben sollten leicht und zweifelsfrei nachzuprüfen sein. Dass Sie Ihr Fahrtenbuch korrekt geführt haben, müssen Sie mittels der entsprechenden Belege beweisen können.
  7. Wenn Sie bei einer Fahrt von Ihrem Wohnort zum Arbeitsplatz einen Umweg fahren, weil Sie zum Beispiel noch tanken müssen, muss dieser Umweg im Fahrtenbuch ebenso genannt werden.

Wie Sie sehen, ist der Gesetzgeber recht penibel, wenn es um das korrekte Führen eines Fahrtenbuchs geht. Wer daher auf Nummer sicher gehen und sich in Sicherheit wiegen will, wenn es um die Dokumentation im eigenen Fahrtenbuch geht, der greift besser auf eine Fahrtenbuch Vorlage zurück.

Vorlage für ein Fahrtenbuch

Wer sich die nachfolgende Fahrtenbuch Vorlage ausdrucken möchte, sollte bedenken, dass diese am besten gebunden werden sollte, um den Vorgaben des Gesetzgebers zu entsprechen. Auch wenn das Ausfüllen der Vorlage zum Beispiel am PC oder Tablet möglich wäre, sollte davon Abstand genommen werden.

Denn der Gesetzgeber sieht handschriftliche Eintragungen vor, da sich Eintragungen am PC im Nachhinein manipulieren ließen, ohne dass dies auffallen würde. Bitte bedenken Sie auch, dass der Gesetzgeber die Auflagen für ein korrekt geführtes Fahrtenbuch immer wieder anpassen kann. Wir können daher keine Haftung für die Richtigkeit der nachfolgenden Fahrtenbuch Vorlage zum Zeitpunkt der Nutzung übernehmen.

 

Dabei sollten Sie bedenken, dass Sie die Route bei privaten Fahrten beispielsweise nicht angeben müssen. Inwiefern die letzten Felder überhaupt auszufüllen sind, hängt demnach davon ab, ob Sie angekreuzt haben, dass es sich um eine private oder geschäftliche Fahrt gehandelt hat.

Fahrtenbuch Vorlage muss ausgedruckt werden

Um nicht gegen die sofortige Eintragungspflicht zu verstoßen, muss das Fahrtenbuch handschriftlich ausgefüllt werden. Demnach ist es erforderlich die Vorlage auszudrucken und dann händisch die Daten einzutragen. Eine Fahrtenbuch, das am PC geführt wird, wird von den Behörden nicht anerkannt, da es sich auch nachträglich verändern lässt. Sie könnenaber natürlich die Vorlage ausdrucken und dann mehrere Seiten zusammenheften. Das Eintragen sollte dann bei jeder Fhrt erfolgen.

Bitte beachten Sie auch, dass Sie einen Fachmann zu Rate ziehen sollte, insofern Sie rechtliche bedenken haben. Die obigen Ausführungen können keinesfalls die Beratung eines Experten ersetzen. Gerade bei dem Führen eines Fahrtenbuches sollte man sich von einem Steuerberater beraten lassen oder zumindest Rücksprache halten, damit es am Ende keine bösen Überraschungen mit dem Steueramt gibt.

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