Faxdeckblatt

Auch wenn die Kommunikation per E-Mail die Fax-Kommunikation zum großen Teil ersetzt hat, gibt es durchaus Situationen, in denen ein Fax unerlässlich ist. Kündigungen können Sie beispielsweise häufig per Fax, nicht jedoch per E-Mail aussprechen. Gerade im Business-Bereich gilt, dass die Form bei einem Fax von entscheidender Bedeutung ist. Ein gewissenhaft erstelltes Faxdeckblatt soll unterstreichen, dass es sich um einen vertrauenswürdigen, zuverlässigen Anbieter handelt. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn Sie ein Angebot per Fax verschicken möchten.

Warum benötige ich ein Faxdeckblatt?

Wie bereits angesprochen, ist ein Faxdeckblatt unter anderem dazu da, um bei potentiellen Geschäftspartnern oder Kunden Eindruck zu schinden. Darüber hinaus gehört die Gesamtzeitenzahl zu den wichtigen Angaben, die auf keinem Faxdeckblatt fehlen dürfen. Somit kann der Empfänger leichter erkennen, aus wie vielen Dokumentenseiten sich das Fax insgesamt zusammensetzt und die erhaltenen Seiten auf ihre Vollständigkeit hin überprüfen.

Außerdem fasst ein Faxdeckblatt die wichtigsten Informationen für den Empfänger zusammen. Immerhin muss das Fax nach Eingang zu der geeigneten Stelle weitergeleitet werden. Abhängig vom Inhalt Ihres Faxes ist mit diesem Dokument unterschiedlich zu verfahren. Mal ist eine Stellungnahme erforderlich und mal reicht es aus, wenn der Empfänger das Fax einfach archiviert, damit Ihre Krankenakte beispielsweise vollständig ist. Daher darf einer der folgenden Vermerke auf Ihrem Faxdeckblatt nicht fehlen:

  • Dringend
  • Zur Erledigung
  • Zur Kenntnisnahme
  • Zur Stellungnahme
  • Mit Dank zurück

Platz für eine kurze Notiz oder Anmerkungen lassen

Auf dem Faxdeckblatt sollte es ein Feld für Notizen oder Anmerkungen geben. Häufig reicht ein kurzer Absatz mit den wichtigsten Informationen bereits aus, damit der Empfänger Ihr Fax entsprechend bearbeiten kann. Die Notiz ist mit dem Inhalt einer E-Mail vergleichbar, während die weiteren Faxseiten die Anhänge darstellen, wie Sie sie sonst auch zu einer E-Mail hinzufügen würden. Eine kurze Grußformel in das Notizfeld einzubauen, ist sinnvoll, um einen positiven Eindruck bei dem Empfänger zu hinterlassen.

Ein Faxdeckblatt erstellen

Das folgende Faxdeckblatt soll Ihnen als Vorlage dienen. Dabei haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Vorlage mit Ihrem Logo graphisch aufzuwerten oder Ihre URL sowie weitere wichtige Informationen zu Ihrem Unternehmen in das fertige Faxdeckblatt einfließen zu lassen. Um einen professionellen Eindruck zu erwecken, füllen Sie das Faxdeckblatt möglichst am PC und nicht von Hand aus.

Faxdeckblatt

Absender: (am besten möglichst detailliert inklusive der Abteilung, falls es sich um ein Unternehmensfax handelt)

  • Empfänger:
  • Telefonnummer des Empfängers:
  • Faxnummer des Empfängers:
  • Ort und Datum:
  • Betreff:
  • Anzahl der Seiten:
  • CC:

Dringend/ Zur Erledigung/ Zur Kenntnisnahme/ Zur Stellungnahme/ Dankend zurück (Zutreffendes bitte ankreuzen)

Anmerkungen/Notizen/Nachricht:

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