Meilensteinplan

Ein Meilensteinplan hält wichtige Projektzwischenschritte fest. Vor allem dann, wenn die Meilensteine eines Projekts eng mit dem Fortschritt eines anderen Projekts verbunden sind, ist solch ein Plan von besonderer Bedeutung. Auch bei Projekten mit einer sehr langen Projektlaufzeit sind Meilensteinpläne enorm wichtig. Indem Sie Etappenziele stecken und diese mit einem Meilensteinplan überwachen, können Sie bei langwierigeren Projekten leichter abschätzen, ob Sie das finale Projektziel binnen des gewünschten zeitlichen Rahmens erreichen werden oder nicht. Wie solch ein Plan genau aussehen könnte, verrät der nachfolgende Ratgeber.

Was ist ein Meilensteinplan?

Ein Meilensteinplan ist eine Art von Projektmanagementplan, der auf bestimmte wichtige Ereignisse oder “Meilensteine” ausgerichtet ist, die während eines Projekts erreicht werden müssen. Meilensteine sind wichtige Zwischenziele oder Erfolge, die als Markierungspunkte dienen und den Fortschritt des Projekts überwachen.

Ein typischer Meilensteinplan enthält eine Liste der wichtigsten Meilensteine, die erreicht werden müssen, sowie den Zeitrahmen für ihre Erreichung. Jeder Meilenstein wird normalerweise mit einer kurzen Beschreibung versehen, die seine Bedeutung und seinen Zweck im Projekt beschreibt.

Meilensteinpläne sind nützlich, weil sie es den Projektmanagern und Teammitgliedern ermöglichen, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und sicherzustellen, dass es sich in die richtige Richtung bewegt. Indem sie wichtige Schritte im Projekt definieren, können Meilensteinpläne auch dazu beitragen, dass das Team fokussiert bleibt und auf dem richtigen Weg bleibt, um das Projektziel erfolgreich zu erreichen.

Wo wird ein Meilensteinplan eingesetzt?

Ein Meilensteinplan wird in der Regel in vielen verschiedenen Branchen und Sektoren eingesetzt, in denen Projekte durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das Projektteam den Fortschritt des Projekts überwachen und kontrollieren kann. Einige der häufigsten Bereiche, in denen Meilensteinpläne eingesetzt werden, sind:

1. Baugewerbe: Bauprojekte haben in der Regel viele Phasen und Meilensteine, die erreicht werden müssen, wie zum Beispiel die Fertigstellung der Entwurfsphase, die Freigabe der Baupläne oder die Fertigstellung der Gebäudehülle.
2. Informationstechnologie: Bei der Entwicklung von Software oder bei der Implementierung von IT-Systemen müssen häufig bestimmte Schritte und Meilensteine erreicht werden, wie z.B. die Entwicklung und Freigabe von Softwaremodulen oder die Durchführung von Tests.
3. Event- und Marketingmanagement: Bei der Planung und Durchführung von Events oder Marketingkampagnen gibt es oft viele Phasen und Meilensteine, die erreicht werden müssen, wie z.B. die Erstellung eines Event-Konzepts, die Einladung von Teilnehmern oder die Erstellung von Marketingmaterialien.
4. Forschung und Entwicklung: In der Forschung und Entwicklung müssen oft bestimmte Phasen und Meilensteine erreicht werden, wie z.B. die Durchführung von Experimenten oder die Entwicklung von Prototypen.

Insgesamt kann ein Meilensteinplan in jeder Branche oder jedem Sektor eingesetzt werden, in dem Projekte durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das Projektteam den Fortschritt des Projekts überwachen und kontrollieren kann.

Die Vorteile eines Meilensteinplans

Ein Meilensteinplan dient demnach der Strukturierung komplexer Projekte. Dieser Plan hilft den Projektverantwortlichen dabei, logische Zusammenhänge, wie zum Beispiel die nachfolgenden Aspekte der Projektplanung, zu visualisieren:

• Zuständigkeiten
• Abhängigkeiten
• Bearbeitungsdauer

Da ein Meilensteinplan die wichtigsten Zwischenziele eines Projekts aufgreift, soll sichergestellt werden, dass alle wesentlichen Details berücksichtigt worden sind und die Zwischenschritte in der Summe tatsächlich zum Erreichen des Endziels führen. Um den Projektverlauf mit Hilfe eines Meilensteinplans noch besser darzustellen, ist die grafische Aufbereitung möglich. Ebenso besteht die Möglichkeit, einen Meilensteinplan in Form einer Tabelle festzuhalten, wobei die grafische Darstellung den Weg vom Start bis zum Ziel greifbarer macht.

Da gerade bei langwierigen Projekten Terminverschiebungen zu erwarten sind, muss ein Meilensteinplan Platz für diese Anpassungen bieten. Sobald sich ein Zwischenziel zeitlich verschiebt, muss auf Basis dieser Änderung auch eine zeitliche Anpassung der weiteren Projektschritte erfolgen. Falls Zwischenziele regelmäßig nicht erreicht werden und es immer wieder zu Verschiebungen kommt, zeigt der Meilensteinplan sehr deutlich an, dass die Terminplanung entweder nicht ausreichend Puffer enthalten hat oder die nötigen Ressourcen nicht vorhanden sind, um das jeweilige Projekt in der gewünschten Zeit umzusetzen.

Die Nachteile eines Meilensteinplans

So hilfreich ein Meilensteinplan auch sein kann, so wenig Informationen enthält er. Schließlich geht es bei einem Meilensteinplan vor allem darum, die verschiedenen Arbeitspakete im zeitlichen Ablauf zu visualisieren. Tiefergehende Informationen zu den einzelnen Arbeitspaketen sind in diesem Plan jedoch nicht enthalten. Diese mangelnde Detailtiefe bedeutet, dass sich ein Meilensteinplan nur als Überblickswerkzeug anbietet.

Was sollte man beim Erstellen eines Meilensteinplans beachten?

Beim Erstellen eines Meilensteinplans gibt es mehrere wichtige Faktoren zu beachten, um sicherzustellen, dass der Plan erfolgreich ist und das Projekt effektiv überwacht werden kann. Hier sind einige Dinge, die beim Erstellen eines Meilensteinplans beachtet werden sollten:

1. Ziele des Projekts klären: Bevor Sie mit der Erstellung des Meilensteinplans beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Ziele des Projekts vollständig verstehen. Ein klar definiertes Ziel ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Meilensteine richtig gesetzt werden.
2. Identifizierung von Meilensteinen: Identifizieren Sie die wichtigsten Meilensteine im Projekt. Diese sollten spezifisch, messbar und erreichbar sein. Stellen Sie sicher, dass jeder Meilenstein einen klaren Zweck hat und einen bestimmten Fortschritt im Projekt darstellt.
3. Bestimmung von Abhängigkeiten: Überlegen Sie, welche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Meilensteinen bestehen. Einige Meilensteine können von der erfolgreichen Fertigstellung früherer Meilensteine abhängen. Stellen Sie sicher, dass die Meilensteine in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind und dass alle Abhängigkeiten berücksichtigt werden.
4. Festlegung von Terminen: Legen Sie für jeden Meilenstein ein genaues Datum oder einen Zeitraum fest. Dies hilft Ihnen, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und sicherzustellen, dass es innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abgeschlossen wird.
5. Verantwortlichkeiten zuweisen: Weisen Sie für jeden Meilenstein eine Person oder ein Team zu, das für dessen Erfüllung verantwortlich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder im Team weiß, wer für welchen Meilenstein verantwortlich ist und wer für die erfolgreiche Fertigstellung verantwortlich gemacht werden kann.
6. Überwachung des Fortschritts: Überwachen Sie regelmäßig den Fortschritt des Projekts und stellen Sie sicher, dass jeder Meilenstein innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erreicht wird. Wenn ein Meilenstein nicht erreicht wird, sollten Sie schnell reagieren, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Zusammenfassend ist es wichtig, dass der Meilensteinplan spezifisch, realistisch und erreichbar ist, und dass er klare Ziele, Termine, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten berücksichtigt. Ein gut durchdachter Meilensteinplan kann dazu beitragen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird und dass das Team fokussiert bleibt und den Fortschritt des Projekts überwachen und kontrollieren kann.

Wie könnte ein Meilensteinplan aussehen?

Bevor Sie einen Meilensteinplan anfertigen können, gilt es zunächst, die verschiedenen Termine und Meilensteine festzulegen. Immerhin stellt ein Meilensteinplan lediglich die Aufbereitung dieser Daten dar. Anschließend lassen sich diese Informationen wie folgt verarbeiten:

Meilensteinplan

Code	Arbeitspaket-Bezeichnung	Basistermin (Soll-Termin)	Aktueller Ist-Termin	Angepasster Ist-Termin	KW X	KW Y	KW Z	KW A	KW B

Diese Form des Meilensteinplans kombiniert die tabellarische und grafische Darstellung des Projektfortschritts miteinander. Die Spalten für die Kalenderwochen sorgen dafür, dass Sie die zeitliche Projektabfolge farblich markieren können. Wählen Sie eine Farbe für den Soll- und eine Farbe für den tatsächlichen Ist-Termin aus und färben Sie die jeweiligen Tabellenkästchen entsprechend. Dass der Basis-, Ist- und der angepasste Ist-Termin in dem Plan enthalten sind, bedeutet, dass Sie die Anzahl und Häufigkeit der Projektverschiebungen im Blick haben.