Ihr Projekt ist genehmigt worden. Sie können demnach über die nötigen Ressourcen für die Umsetzung des Projekts verfügen. Dennoch sind Sie nicht sofort startklar. Was fehlt, ist eine Art Fahrplan für Ihr Projekt. Immerhin gibt es bei den meisten Projekten Etappenziele oder Teilschritte, die sich erst dann umsetzen lassen, sofern Sie ein anderes Etappenziel bereits erreicht haben. Ein Projektplan fasst demnach die wichtigsten Planungsaktivitäten Ihres Projekts übersichtlich zusammen.
Wozu dient ein Projektplan?
Ein Projektplan ist dazu gedacht, die wichtigsten Ziele, die es im Rahmen eines Projekts zu erreichen gilt, zusammenzutragen. Daher gilt es, diese Etappenziele, die zum Erreichen des Endziels führen, anhand einer Zeitachse darzustellen. Durch diese Form der Darstellung wird sichtbar, inwiefern die einzelnen Projektschritte voneinander abhängig sind. Dass ein Projektplan zu den wichtigen Arbeitsinstrumenten eines Projektmanagers gehört, hat im Übrigen mehrere Gründe.
Immerhin geht es nicht nur darum, die strategische Planung zu nutzen, um möglichst schnell am Ziel anzukommen. Vielmehr hilft Ihnen ein Projektplan im besten Fall dabei, nicht nur Zeit, sondern auch Geld einzusparen. Außerdem kommt es bei nahezu jedem Projekt zu unvorhergesehenen Ereignissen. Dabei zieht eine solche Überraschung die Anpassung der darauffolgenden Arbeitsschritte nach sich. Auch deshalb ist ein Projektplan so wichtig, da er die Abhängigkeiten darstellt und die erforderlichen Anpassungen ermöglicht. Zudem geht ein Projektplan mit diesen Vorteilen einher:
- Bessere Organisation trotz Dutzenden von Tasks bei einem Projekt
- Bessere Kommunikation, da alle Beteiligten auf den Projektplan zurückgreifen können
- Mehr Transparenz in Bezug auf den aktuellen Projektstatus
Was muss in einem Projektplan enthalten sein?
Es gibt gewisse Mindestanforderungen, denen ein Projektplan gerecht werden muss. So sollte dieses Dokument wenigstens die folgenden Fragen zu dem jeweiligen Projekt beantworten:
- Was soll dieses Projekt erreichen? Welchen Zweck verfolgt das Projekt?
- Worauf arbeitet das Projekt hinaus? Was sind die Ziele und Leistungen, die aus dem Projekt hervorgehen sollen?
- Wer wird an dem Projekt mitwirken und welche Aufgabe übernehmen die einzelnen Projekteilnehmer?
- Wie lautet die Projektlaufzeit? Wann sind die verschiedenen Meilensteine/Etappenziele zu erreichen?
Nutzen Sie diese Projektplan Vorlage
Die nachfolgende ProjektplanVorlage lässt sich beliebig an Ihren Bedarf anpassen:
Projektplan
Projektname:
Projektnummer:
Projektleiter:
| Task | Januar | Februar | März | April | Mai | … | … | … | … |
| Task 1 | x | ||||||||
In der ersten Spalte sind die Teilschritte des Projekts einzutragen. Die restlichen Spalten stellen die Zeitachse dar. Sie haben die Wahl, ob Sie eine monatsweise, wochenweise oder tageweise Darstellung bevorzugen. So lassen sich die oben angeführten Angaben zum Beispiel gegen die Kalenderwochen austauschen und weiter in die einzelnen Tage der jeweiligen Kalenderwoche aufschlüsseln.
Damit auf diesem Projektplan ein Balkendiagramm wird, sollen Sie die Kästchen farbig markieren, die anzeigen, wann ein Task zu erfolgen hat. Das „x“ ist ein Beispiel für solch eine Markierung. Indem Sie mit verschieden farbigen Balken arbeiten, lassen sich einzelne Task, die artverwandt sind, optisch von nicht artverwandten Arbeitspaketen abheben. Außerdem können Sie den Projektplan um eine Spalte ergänzen, die angibt, welcher Mitarbeiter für den jeweiligen Task zuständig ist.