Für das Projekt-Controlling und die Überwachung des Projektfortschritts ist ein Projektstatusbericht unerlässlich. Wie es der Name bereits besagt, macht dieser Bericht den aktuellen Projektstatus ersichtlich. Somit können Sie sich nicht nur einen Überblick über die bisherigen Projektfortschritte verschaffen. Vielmehr wird der Vergleich mehrerer Projekte auf Basis eines derartigen Berichts möglich.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Was ist ein Projektstatusbericht?
- 2 Wie oft sollte man einen Projektstatusbericht verfassen?
- 3 Warum ist ein Projektstatusbericht sinnvoll?
- 4 Wie könnte eine Vorlage für einen Projektstatusbericht aussehen?
- 5 Welche Daten gehören in einen Projektstatusbericht?
- 6 Projektstatusbericht herunterladen
- 7 Was muss in einen Projektabschlussbericht?
Was ist ein Projektstatusbericht?
Ein Projektstatusbericht ist ein schriftlicher Bericht, der den aktuellen Stand eines Projekts beschreibt. Er wird in der Regel von einem Projektmanager oder einem Mitglied des Projektteams verfasst und enthält wichtige Informationen über den Fortschritt des Projekts, den Status von Arbeitspaketen, Probleme und Herausforderungen, die im Projektverlauf aufgetreten sind, und mögliche Risiken und Abweichungen vom Projektplan.
Ein Projektstatusbericht kann je nach Bedarf und Zweck unterschiedliche Informationen enthalten. Dazu gehören beispielsweise eine Zusammenfassung des aktuellen Projektstatus, eine Beschreibung von abgeschlossenen und laufenden Arbeitspaketen, ein Statusupdate zu Meilensteinen und Terminen, eine Risikoanalyse und Empfehlungen zur Lösung von Problemen oder Herausforderungen.
Der Projektstatusbericht dient als wichtiges Instrument für die Projektüberwachung und -steuerung. Er ermöglicht es dem Projektmanager und den Stakeholdern, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen, den Projektplan anzupassen und sicherzustellen, dass das Projektziel erreicht wird. Er ist auch ein wichtiges Kommunikationsmittel zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern, um einen klaren Überblick über den Projektstatus und die nächste Schritte zu geben.
Ein Projektstatusbericht wird in der Regel regelmäßig erstellt, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich, je nach Projektzeitplan und Bedarf.
Wie oft sollte man einen Projektstatusbericht verfassen?
Die Häufigkeit, mit der Projektstatusberichte abgegeben werden sollten, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Größe des Projekts, dem Projektzeitplan und den Anforderungen der Stakeholder. Hier sind einige allgemeine Empfehlungen:
- Regelmäßigkeit: Ein Projektstatusbericht sollte in regelmäßigen Abständen erstellt werden, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs ist. Die genaue Häufigkeit hängt von den Anforderungen des Projekts ab, aber in der Regel sollten sie mindestens wöchentlich oder monatlich erstellt werden.
- Kritische Phasen: Während kritischer Phasen des Projekts, wie beispielsweise der Vorbereitung auf wichtige Meilensteine oder bei Problemen, die eine schnelle Reaktion erfordern, kann es notwendig sein, die Häufigkeit der Berichterstattung zu erhöhen.
- Stakeholder-Anforderungen: Die Häufigkeit der Berichterstattung kann auch von den Anforderungen der Stakeholder abhängen, wie beispielsweise den Erwartungen des Auftraggebers oder anderen Interessengruppen im Projekt. Es ist wichtig, ihre Anforderungen zu verstehen und angemessen zu reagieren, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.
- Projektgröße: Bei größeren Projekten kann es notwendig sein, die Berichterstattungshäufigkeit zu erhöhen, um sicherzustellen, dass der Projektstatus und die nächsten Schritte klar kommuniziert werden.
Es ist wichtig, einen geeigneten Rhythmus für die Berichterstattung zu finden, der den Bedürfnissen des Projekts und seiner Stakeholder gerecht wird. In jedem Fall sollten Projektstatusberichte regelmäßig erstellt und kommuniziert werden, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Gleichzeitig sollten die zeitlichen Ressourcen der Mitarbeiter berücksichtigen, um einen angemessenen Spagat zwischen Nutzen und Aufwand zu erzielen bei der ERstellung eines Projektstatusberichts.
Warum ist ein Projektstatusbericht sinnvoll?
Ein Projektstatusbericht, der in Anlehnung an eine standardisierte Vorlage verfasst wurde, trägt die wichtigsten Informationen zum aktuellen Projektstatus in übersichtlicher Form zusammen. Die Leser sind demnach dazu in der Lage, diesen Bericht zu konsultieren, um sich unkompliziert und schnell einen Überblick über den aktuellen Fortschritt und Status zu verschaffen. Dies ist besonders für Entscheider wichtig, die ihre Entscheidungen über die Zukunft eines Projekts auf Basis dieser Informationen zu treffen haben.
Die Vergleichbarkeit verschiedener Projekte ist auf Basis solch eines Berichts ebenso gegeben. Indem die zuständigen Personen zwei Projektstatusberichte nebeneinander auswerten, können sie leicht feststellen, welches Projekt schneller voranschreitet, mehr oder weniger ressourcenintensiv ist und größere Chancen auf eine fristgerechte Fertigstellung aufweist.
Sofern es Stakeholder, wie zum Beispiel Investoren, gibt, die über den Projektfortschritt zu informieren sind, kann dies mittels dieses Berichts geschehen. Dabei ist es ausgesprochen wichtig, dass das Ausfüllen des Projektstatusberichts für den Projektleiter möglichst wenig Zeit in Anspruch nimmt. So wichtig dieser Bericht auch ist, er darf den Projektleiter schließlich nicht allzu lange von seiner eigentlichen Arbeit abhalten, da dies den Projektfortschritt sonst womöglich dämpfen würde.
Wie könnte eine Vorlage für einen Projektstatusbericht aussehen?
Nachfolgend finden Sie eine Vorlage für einen Projektstatusbericht, die als Ausgangspunkt verwendet werden kann.
Es ist wichtig zu beachten, dass jede Organisation und jedes Projekt unterschiedliche Anforderungen hat und dass die Vorlage entsprechend angepasst werden muss.
- Projektinformationen
- Projektname:
- Projektmanager:
- Startdatum:
- Enddatum:
- Gesamtbudget:
- Zusammenfassung des Projektstatus
- Projektfortschritt: (% abgeschlossen / % verbleibend)
- Aktueller Status: (grün / gelb / rot)
- Erreichte Meilensteine: (Name und Datum)
- Nächster Meilenstein: (Name und Datum)
- Projektplan-Updates
- Aktualisierung des Projektplans: (Ja/Nein)
- Änderungen am Projektplan: (Beschreibung)
- Auswirkungen der Änderungen: (Beschreibung)
- Arbeitspakete
- Abgeschlossene Arbeitspakete: (Beschreibung und Datum)
- Laufende Arbeitspakete: (Beschreibung und Fortschritt)
- Neue Arbeitspakete: (Beschreibung und geplante Start- und Enddaten)
- Probleme und Herausforderungen
- Beschreibung der aktuellen Probleme und Herausforderungen
- Empfohlene Lösungen: (Beschreibung)
- Aktionsplan: (Beschreibung und geplante Umsetzungsdaten)
- Risiken
- Aktuelle Risiken: (Beschreibung)
- Maßnahmen zur Risikobewältigung: (Beschreibung)
- Aktionsplan: (Beschreibung und geplante Umsetzungsdaten)
- Finanzen
- Aktuelle Finanzlage: (Budgetstatus)
- Veränderungen im Budget: (Beschreibung und Betrag)
- Auswirkungen auf das Projekt: (Beschreibung)
- Kommunikation
- Aktuelle Kommunikation mit Stakeholdern: (Beschreibung)
- Nächste geplante Kommunikation: (Datum und Art der Kommunikation)
- Zusammenfassung und Empfehlungen
- Zusammenfassung des Projektstatus
- Empfehlungen für nächste Schritte
- Bestätigung des Projektmanagers
Dies ist nur eine Beispielvorlage, die an die spezifischen Anforderungen eines Projekts angepasst werden muss. Es ist wichtig, klare und präzise Informationen bereitzustellen, damit alle Stakeholder ein klares Verständnis des aktuellen Projektstatus haben.
Welche Daten gehören in einen Projektstatusbericht?
Es gibt eine Reihe von Daten, ohne die solch ein Bericht nicht vollständig ist. Die nachfolgende Auflistung verrät Ihnen, welche Informationen in Ihrem Projektstatusbericht unbedingt zu finden sein müssen:
- Stammdaten zu dem jeweiligen Projekt inklusive einer Beschreibung und der Zielsetzung
- Termine und Deadlines
- Kosten für das Projekt
- Aktuelle Ressourcenlage
- Zuletzt ausgeführte Schritte
- Kommende Schritte, die als nächstes folgen werden
- Low- und Highlights
- Risiken
- Wo es aktuell Entscheidungsbedarf gibt
Projektstatusbericht herunterladen
Die folgende Vorlage zeigt Ihnen auf, wie Sie Ihren Projektstatusbericht konkret gestalten können. Durch einen Klick auf das Foto öffnet sich ein Word-Dokument, dass Sie herunterladen können. Diese Vorlage für den Projektstatusbericht können Sie nutzen und individuell anpassen.
Projektstatusbericht
| Datum | … |
| Projektnummer | … |
| Projektname | … |
| Auftraggeber | … |
| Projektleiter | … |
| Projektbeginn | … |
| Projektende | … |
| Fortschritt in Prozent | … |
| Terminrisiko in Prozent | … |
| Kostenrisiko in Prozent | … |
| Gesamtstatus | … |
| Meilenstein | Termin-Soll | Termin-Ist | Status | Anmerkungen |
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| … |
Diese Vorlage lässt sich beliebig an Ihren Bedarf anpassen. Beispielsweise ist es nicht bei allen Projekten so, dass es einen Projektnamen und eine Projektnummer gibt. Wahlweise lässt sich die zweite Tabelle, um weitere Informationen, wie zum Beispiel die Verantwortlichen für die einzelnen Meilensteine, ergänzen. Informationen dazu, wer für welche Aspekte eines Projekts verantwortlich ist, können unter anderem deshalb sehr hilfreich sein, da ein mangelnder Projektfortschritt mitunter auf die Fehlhandlungen einzelner Personen zurückzuführen ist.
Was muss in einen Projektabschlussbericht?
Ein Projektabschlussbericht ist ein wichtiges Dokument, das alle Aspekte eines abgeschlossenen Projekts zusammenfasst und bewertet. Es ist eine Möglichkeit für das Projektteam, die Ergebnisse zu reflektieren und zu bewerten, sowie für Stakeholder und Auftraggeber, die Leistung des Teams und den Erfolg des Projekts zu beurteilen. Ein typischer Projektabschlussbericht enthält in der Regel folgende Elemente:
- Zusammenfassung: Eine kurze Zusammenfassung des Projekts, einschließlich des Ziels, der Umfangsdefinition, des Zeitrahmens und des Budgets.
- Projektziele: Eine Beschreibung der ursprünglichen Projektziele sowie eine Bewertung der Zielerreichung.
- Umfang: Eine detaillierte Beschreibung des Umfangs des Projekts, einschließlich der Aufgaben, die abgeschlossen wurden, und derjenigen, die nicht abgeschlossen wurden.
- Zeitrahmen: Eine Aufschlüsselung der geplanten und tatsächlichen Zeitrahmen für jedes Projektziel oder jede Aufgabe.
- Budget: Eine Aufschlüsselung des geplanten und tatsächlichen Budgets für das Projekt sowie eine Bewertung der Budgetabweichungen.
- Ressourcenmanagement: Eine Bewertung der Effektivität des Ressourcenmanagements, einschließlich der Zuweisung von Personal, Budget und Ausrüstung.
- Risikomanagement: Eine Bewertung der Wirksamkeit des Risikomanagements, einschließlich der Identifizierung, Bewertung und Behandlung von Risiken.
- Qualitätssicherung: Eine Bewertung der Qualitätssicherungsprozesse und -ergebnisse im gesamten Projekt.
- Leistungsbewertung: Eine Bewertung der Leistung des Projektteams und der Einzelpersonen sowie eine Bewertung der Erfüllung von Anforderungen und Erwartungen.
- Empfehlungen: Empfehlungen für zukünftige Projekte auf der Grundlage von Erfahrungen und Lernmöglichkeiten aus dem aktuellen Projekt.
- Schlussfolgerungen: Eine Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen aus dem Bericht.
Es ist wichtig, dass der Projektabschlussbericht klar und präzise ist und alle relevanten Informationen enthält. Ein gut strukturierter Bericht kann dazu beitragen, dass Stakeholder und Auftraggeber das Projekt besser verstehen und seine Leistung bewerten können.