Schlüsselübergabeprotokoll

Angaben für ein vollständiges Schlüsselübergabeprotokoll

Ob als Mieter oder Vermieter, als Käufer oder Verkäufer einer Immobilie oder als Arbeitnehmer, der von seinem Chef wichtige Schlüssel ausgehändigt bekommt, ein Schlüsselübergabeprotokoll gehört zu den wichtigen Dokumenten, die sicher zu verwahren sind. Es zeigt schließlich, dass der Verkäufer eines Hauses seiner Pflicht nachgekommen ist und die Schlüssel kaufvertragsgemäß übergeben hat. Außerdem kann der Austausch der kompletten Schließanlage gerade in einem Mietshaus sehr teuer sein. Bei Streitigkeiten ist demnach genau nachzuweisen, wer eigentlich alles einen Schlüssel für die Anlage haben sollte und wer bei einem Verlust für den Austausch aufkommen muss. Welche Daten unbedingt in das Protokoll gehören, verrät der nachfolgende Ratgeber.

Welche Daten sind in einem Schlüsselübergabeprotokoll aufzuführen?

Der Name des Übergebers und Empfängers des Schlüssels gehört zwingend in das Protokoll. Gleiches gilt auch für die Anzahl sowie bei Bedarf für die Art der Schlüssel, sofern diese Besonderheiten aufweisen. Bei einem Hauskauf in dem Protokoll zu vermerken, dass drei Schlüssel übergeben wurden, wäre beispielsweise wenig sinnvoll. Vielmehr gilt es, aufzuschlüsseln, um welche Arten von Schlüsseln es sich dabei handelt.

Bei zwei Briefkasten und nur einem Haustürschlüssel würde der Käufer wahrscheinlich misstrauisch werden, dass der Verkäufer Schlüssel einbehalten hat. Auch deshalb ist die nähere Bezeichnung der Schlüssel so wichtig. Sofern es sich um Sicherheitsschlüssel handelt, ist dieser Hinweis im Protokoll ebenso zu vermerken. Diese Art von Schlüsseln lassen sich nur unter Vorlage der entsprechenden Urkunde vervielfältigen. Fehlt diese Urkunde, so hilft im Ernstfall nur ein Austausch des kompletten Schließsystems.

Wichtige Klauseln für ein Schlüsselübergabeprotokoll

In welchem Kontext das Schlüsselübergabeprotokoll zum Einsatz kommt, entscheidet darüber, welche wichtige Klauseln in dem Protokoll nicht fehlen dürfen. Bei der Schlüsselübergabe im Zuge eines Hauskaufs sollte der Verkäufer dem Käufer im Protokoll beispielsweise versichern, dass er ihm alle vorhandenen Schlüssel ausgehändigt hat.

Hinweise zur sicheren Schlüsselverwahrung können in solch einem Protokoll gleichermaßen auftauchen. Das kann bei Schlüsseln, die von einem Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer ausgehändigt werden, wichtig sein. Indem der Arbeitgeber solch eine Klausel in das Protokoll aufnimmt, schützt er sich vor Schäden, die daraus resultiert könnten, dass der Arbeitnehmer seine Schlüssel nicht sicher aufbewahrt, sodass er entsprechend haften muss.

Konkretes Beispiel eines Schlüsselübergabeprotokolls

Angesichts der wichtigsten Aspekte, die solch ein Protokoll abdecken sollte, könnte Ihr Schlüsselübergabeprotokoll wie folgt aussehen:

Schlüsselübergabeprotokoll

Hiermit bestätige ich den Empfang des/der folgenden Schlüssel(s):

  • Name des Empfängers
  • Beschreibung der Schlüssel: zum Beispiel Sicherheitsschlüssel und für welches Gebäude diese zu nutzen sind
  • Anzahl der Schlüssel:
  • Anmerkungen:
  • Name des Übergebers: Eventuell zusammen mit dem Firmenstempel
  • Klauseln zur Beachtung: Beispielsweise die Haftung des Schlüsselempfängers oder die Vollständigkeit der Schlüssel)
  • Datum und Unterschrift als Empfangsbestätigung
  • Rückgabebestätigung: Sofern eine spätere Rückgabe des Schlüssels vorgesehen ist, kann die Rückgabebestätigung ebenfalls am unteren Ende des Schlüsselübergabeprotokolls Platz finden. Dies sähe dann wie folgt aus:
  • Bestätigung der Schlüsselrückgabe mit Datum und Unterschrift
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