Schlüsselübergabeprotokoll

Ob als Mieter oder Vermieter, als Käufer oder Verkäufer einer Immobilie oder als Arbeitnehmer, der von seinem Chef wichtige Schlüssel ausgehändigt bekommt, ein Schlüsselübergabeprotokoll gehört zu den wichtigen Dokumenten, die sicher zu verwahren sind.

Es zeigt schließlich, dass der Verkäufer eines Hauses seiner Pflicht nachgekommen ist und die Schlüssel kaufvertragsgemäß übergeben hat. Außerdem kann der Austausch der kompletten Schließanlage gerade in einem Mietshaus sehr teuer sein. Bei Streitigkeiten ist demnach genau nachzuweisen, wer eigentlich alles einen Schlüssel für die Anlage haben sollte und wer bei einem Verlust für den Austausch aufkommen muss. Welche Daten unbedingt in das Protokoll gehören, verrät der nachfolgende Ratgeber.

Was ist ein Schlüsselübergabeprotokoll?

Ein Schlüsselübergabeprotokoll ist ein Dokument, das bei der Vermietung von Immobilien verwendet wird, um den Zustand der Immobilie bei der Übergabe des Schlüssels zu dokumentieren. Das Protokoll soll sicherstellen, dass sowohl der Vermieter als auch der Mieter den Zustand der Immobilie zum Zeitpunkt der Schlüsselübergabe kennen und vereinbaren.

Das Protokoll enthält normalerweise eine Liste aller Schlüssel, die dem Mieter übergeben wurden, sowie eine Beschreibung des Zustands der Immobilie, einschließlich aller Mängel oder Schäden. Der Mieter wird aufgefordert, das Protokoll zu unterschreiben, um zu bestätigen, dass er den Zustand der Immobilie zur Kenntnis genommen hat.

Das Schlüsselübergabeprotokoll ist ein wichtiger Teil des Mietvertrags und sollte von beiden Parteien sorgfältig ausgefüllt und aufbewahrt werden. Es kann später als Beweismittel dienen, wenn es bei der Rückgabe der Immobilie zu Meinungsverschiedenheiten über den Zustand der Immobilie kommt.

Wann soll man ein Schlüsselübergabeprotokoll anfertigen?

Ein Schlüsselübergabeprotokoll macht immer dann Sinn, wenn Schlüssel übergeben werden und man verbindlich dokumentieren will, wer die Schlüssel erhalten hat. Auf Basis des Schlüsselübergabeprotokollk können rechtliche Verpflichtungen entstehen. In folgenden Fällen ist ein Protokoll sinnvoll:

• Schlüsselübergabeprotokoll zwischen einem Mieter und Vermieter der Wohnung
• Schlüsselübergabeprotokoll zwischen einem Vermieter und einem Handwerker oder einer Putzfrau
• Schlüsselübergabeprotokoll beim Auszug zwischen dem alten und neuen Mieter der Wohnung oder der Immobilie
• Schlüsselübergabeprotokoll zwischen dem Käufer und Verkäufer einer Wohnung oder Immobilie

Egal ob Sie eine Wohnung verkaufen oder vermieten: Gerade als Besitzer oder Vermieter der Wohnung bzw. der Immobilie sollten Sie darauf bedacht sein, die Übergabe der Schlüssel zu protokollieren.

Welche Daten sind in einem Schlüsselübergabeprotokoll erforderlich?

Das Schlüsselübergabeprotokoll ist sowohl für den Eigentümer einer Wohnung, als auch für den Mieter ein wichtiges Dokument. Später kann so nachvollzogen werden, wie viele Schlüssel ausgehändigt wurden. Zudem kann es mehrere Schlüssel für eine Wohnung oder ein Haus geben, wie z.B. Haustürschlüssel, Wohnungsschlüsse, Briefkastenschlüssel, Kellerschlüssel.

Auch wenn Schlüssel an einen Handwerker, an eine Putzfrau oder an einen anderen Bekannten übergeben werden, solle man ein Schlüsselübergabeprotokoll anfertigen.

Wer erhält den Schlüssel?

Der Name des Empfängers des Schlüssels gehört zwingend in das Protokoll. Falls erforderlich sollten auch Kontaktmöglichkeiten ergänzt werden. Wenn es sich zum Beispiel um einen Schlüssel handelt, der später wieder weitergereicht wird oder es ein Gemeinschaftsschlüssel ist.

Wer übergibt den Schlüssel?

Ebenso muss dokumentiert werden, wer den Schlüssel übergeben hat. Es kann sich dabei natürlich um den Vermieter handeln, aber auch um einen Hausverwalter oder sogar einen Handwerker. Später muss nachvollziehbar sein, von welcher Person der Schlüssel übergeben wurde.

Welche Schlüssel werden übergeben?

Gleiches gilt auch für die Anzahl sowie Art der Schlüssel, sofern diese Besonderheiten aufweisen:

• Hausschlüssel
• Wohnungsschlüssel
• Kellerschlüssel
• Garagenschlüssel
• Briefkastenschlüssel

Bei einem Hauskauf oder Wohnungskauf in dem Protokoll zu vermerken, dass drei Schlüssel übergeben wurden, wäre beispielsweise wenig sinnvoll. Vielmehr gilt es, aufzuschlüsseln, um welche Arten von Schlüsseln es sich dabei handelt. Bei zwei Briefkasten und nur einem Haustürschlüssel würde der Käufer wahrscheinlich misstrauisch werden, dass der Verkäufer Schlüssel einbehalten hat.

Auch deshalb ist die nähere Bezeichnung der Schlüssel so wichtig. Sofern es sich um Sicherheitsschlüssel handelt, ist dieser Hinweis im Protokoll ebenso zu vermerken. Diese Art von Schlüsseln lassen sich nur unter Vorlage der entsprechenden Urkunde vervielfältigen. Fehlt diese Urkunde, so hilft im Ernstfall nur ein Austausch des kompletten Schließsystems.

Datum und Unterschrift als Empfangsbestätigung

Es ist natürlich wichtig, mit einer Unterschrift festzuhalten, dass die Übergabe erfolgt ist. Dabei sollten beide Personen unterschrieben. Einerseits derjenige, der den Schlüssel übergeben hat und derjenige, der den Schlüssel erhalten. Das Datum und der Ort sollten dabei auch dokumentiert werden.

Anmerkungen und Klauseln

Gibt es wichtige Anmerkungen und Klauseln, sollten diese ebenfalls in dem Dokument festgehalten werden. Hierzu können zum Beispiel folgende Aspekte gehören:

• Was passiert, wenn ein Schlüssel verloren geht? Wer ist dafür verantwortlich und trägt die Kosten? Wer ist zu informieren, wenn ein Schlüssel verloren geht?
• Gibt es allgemeine Geschäftsbedingungen und Vorgaben zur Handhabung der Schlüssel?

In welchem Kontext das Schlüsselübergabeprotokoll zum Einsatz kommt, entscheidet darüber, welche wichtige Klauseln in dem Protokoll nicht fehlen dürfen. Bei der Schlüsselübergabe beim Kauf einer Immobilie sollte der Verkäufer dem Käufer im Protokoll beispielsweise versichern, dass er ihm alle vorhandenen Schlüssel ausgehändigt hat.

Hinweise zur sicheren Schlüsselverwahrung können in solch einem Protokoll gleichermaßen auftauchen. Das kann bei Schlüsseln, die von einem Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer ausgehändigt werden, wichtig sein.

Konkretes Beispiel eines Schlüsselübergabeprotokolls

Angesichts der wichtigsten Aspekte, die solch ein Protokoll abdecken sollte, könnte Ihr Schlüsselübergabeprotokoll wie folgt aussehen:

Schlüsselübergabeprotokoll

Hiermit bestätige ich den Empfang des/der folgenden Schlüssel(s):

• Name des Empfängers
• Beschreibung der Schlüssel: zum Beispiel Sicherheitsschlüssel und für welches Gebäude diese zu nutzen sind
• Anzahl der Schlüssel:
• Anmerkungen:
• Name des Übergebers: Eventuell zusammen mit dem Firmenstempel
• Klauseln zur Beachtung: Beispielsweise die Haftung des Schlüsselempfängers oder die Vollständigkeit der Schlüssel)
• Datum und Unterschrift als Empfangsbestätigung
• Rückgabebestätigung: Sofern eine spätere Rückgabe des Schlüssels vorgesehen ist, kann die Rückgabebestätigung ebenfalls am unteren Ende des Schlüsselübergabeprotokolls Platz finden. Dies sähe dann wie folgt aus:
• Bestätigung der Schlüsselrückgabe mit Datum und Unterschrift

Dokumentation der Schlüsselübergabe

Falls Sie viele oftmals ein Schlüsselübergabeprotokoll erstellen müssen, lohnt es sich, einen speziellen Prozess für die Archivierung der Dokumente zu definieren. Dies kann zum Beispiel erforderlich sein, wenn Sie mehrere Mietswohnungen besitzen oder ein Hausverwalter sind. Vor allem wenn die Schlüssel oftmals den Besitzer wechseln und sich über Jahre hinweg viele Schlüsselübergabeprotokolle ansammeln, verliert man schnell den Überblick.

Es lohnt sich einen eigenen Ordner dafür anzulegen. Natürlich können die Dokumente auch digitialisiert werden, wenn Sie die Protokolle einscannen und dann an Ihrem PC speichern. So können Sie auf digitalem Weg auch schnell nach einem alten Schlüsselübergabeprotokoll suchen, wenn Sie Dokumente nach einem bestimmten Schema beschriften. Gleichzeitig werden die Dokumente sofort archiviert und sind auch für andere Kollegen zugänglich, falls dies erforderlich ist. Nicht umsonst heißt es: “Organisation ist das halbe Leben”!