Bei einer Telefonnotiz wird der Inhalt eines Telefonats dokumentiert und auf einer Vorlage festgehalten. Dabei geht es primär darum, für die Nachbearbeitung des Telefongesprächs oder zur Weitergabe an Kollegen relevante Notizen zu erfassen. Die Telefonnotiz ist dabei ein wichtiger Baustein, um die weitere Kommunikation mit dem Kunden fortzuführen. Nachfolgende werden wichtige Fragen zur Telefonnotiz im Detail erläutert. Welche Daten sollen in der Notiz erfasst werden? Wie sollten Sie die Notizen erfassen? Welche Vorlagen gibt es, die hilfreich sein können beim nächsten Telefonat?
Das nachfolgende Muster können Sie als Gesprächsnotiz verwenden. Bei einem Klick auf das Foto öffnet sich ein Download als PDF. Sie können dann die Vorlage für die Telefonnotiz herunterladen.
Inhaltsverzeichnis
Die folgenden Daten sollten in jeder Telefonnotiz erfasst werden
- Der vollständige Name des Gesprächspartners
- Das konkrete Anliegen des Anrufers
- Seine Telefonnummer oder weitere Kontaktdaten
- Weitere Informationen zu dem Gespräch in Stichpunkten
- Nachfolgende Schritte, die zu erledigen sind
Name und Kontaktdaten des Gesprächspartners
Gerade wenn Sie zum ersten mal mit jemanden telefonieren, ist es sehr wichtig den Namen und die Kontaktdaten des Gesprächspartners genau zu dokumentieren. Dabei sollten Sie natürlich mögliche Rechtschreibfehler vermeiden und sich den Namen ggf. buchstabieren lassen. Falls Sie die Person selbst anrufen und den Gesprächspartner bereits kennen, können Sie natürlich bereits vorab das Formular ausfüllen und den Namen eintragen.
Gerade wenn Sie die Telefonnotiz später an einen Kollegen oder Vorgesetzen weiterreichen, ist es erforderlich den Namen sorgfältig zu notieren und keine Fehler zu machen. So kann durch die Telefonnotiz vermieden werden, dass es später zu unnötigen Rückfragen kommt. Alle Notizen und Informationen, die wichtig sind, sollten auch für andere Mitarbeiter gut lesbar und nachvollziehbar sein.
Falls ein Folgekontakt geplant ist, müssen Sie natürlich alle Wege dokumentieren, wie man wieder mit dem Kunden Kontakt aufnehmen ann. Man sollte die Mailadresse und die Telefonnummer des Gesprächspartners genau festhalten. Auch in diesem Fall ist es zu empfehlen, dass die Mailadresse von dem Gesprächspartner buchstabiert wird.
Inhalt und Anliegen des Gesprächs
Sie sollten sich in Stichpunkten notieren, was der Inhalt des Gesprächs war, wenn Sie telefonieren. Je nach Wichtigkeit des Gesprächs sollten Sie bei der Dokumentation der Telefonnotiz abwegen, wie viele Informationen zu erfassen sind und welche Notizen Sie sich machen sollten.
Im Regelfall sollten einzelne Stichpunkte ausreichen, um das Gespräch zusammen zu fassen. Sinnvoll ist es auch, die nächsten Schritte oder Ziele zu dokumentieren, um bei einem nachfolgenden Gespräch wieder einen gemeinsamen Anknüpfungspunkt zu haben. Die Telefonnotiz kann dann bei einem Folgegespräch Gold wert sein. Ziel ist es, dass Sie auch nach dem Gespräch alle wichtigen Eckdaten des Gesprächs rekonstruieren können. Die Notizen können Sie sich bereits beim Telefonieren machen oder kurz nach dem Telefonat erfassen.
Die Telefonnotiz sollte auch für Dritte nachvollziehbar sein und Rückschlüsse für Kollegen zulassen. Es kann demnach erforderlich sein, dass innerhalb des Unternehmens Vorgaben gemacht werden, wie die Telefonnotiz zu erfassen ist. Je nach Wunsch des Vorgesetzten können Stichpunkte oder vollständige Fließtexte auf der Telefonnotiz gewünscht sein. Die Vorgehensweise ähnelt dabei einem Protokoll.
Tipp: Über Programme wie Outlook lassen sich schnell und gut Telefonnotizen mittels einer speziellen Funktion erfassen. Es lassen sich auch Gesprächsnotizen mit Word oder Excel anlegen, die von allen Mitarbeitern genutzt werden können.
Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen auch über ein eigenes Tool, um Kundenkontakte zu erfassen. In diesem Fall sollten Sie sich eine Einweisung geben lassen, wie Telefonnotizen hier dokumentiert werden. Sinn und Zweck ist es natürlich, dass auch andere Mitarbeiter auf diese Informationen zugreifen können.
Vorlage für Telefonnotiz verwenden
Falls Sie regelmäßig wichtige Gespräche am Telefon führen, ist es zu empfehlen, dass Sie Vorlagen für Telefonnotizen verwenden. So können Sie bei jedem Gespräch darauf zurückgreifen und haben ein vordefiniertes Schema für jedes Telefonat. Als Gesprächsnotiz können Sie den obigen Download nutzen und das Dokument ausdrucken. Die Blätter und Vorlagen können Sie auf Ihrem Schreibtisch verstaunen, so dass sie immer griffbereit sind. Beim nächsten Gespräch können Sie schnell darauf zugreifen und die wichtigsten Eckdaten aus dem Telefonat notieren. Sollen Sie bei einem spontanen Telefonat keine Vorlage in der nähe haben, können Sie naürlich auf jedes normale Notizblatt zurückgreifen und dort die Details zu dem Gespräch notieren. Wichtig ist natürlich, dass Sie alle erforderlichen Eckdaten erfassen und dokumentieren.
Tipp: Sie können die Telefonnotiz auch direkt an Ihrem PC ausfüllen und erst später ausdrucken, falls sie von einem Kollegen angefordert wird. Hierfür können Sie beispielsweise Outlook von Microsoft nutzen. Zudem besteht die Möglichkeit eine Telefonnotiz auch per Mail schnell zu versenden.
Das Internet ermöglich auch die Dokumentation von Telefonnotizen in speziellen Online-Programmen. Hierbei ist zu beachten, dass Sie sich im Vorfeld über das Thema Datenschutz informieren. Sie sollten nicht ohne Weiteres die Informationen von Kunden bei einem Drittanbieter speichern. Gleiches gilt natürlich auch innerhalb des Unternehmens, wenn externe Agenturen oder Dienstleister Zugriff auf die interne Software haben.
Telefonnotiz in Outlook anlegen
Falls Sie direkt in Outlook eine Telefonnotiz anlegen möchten, sollten Sie folgendermaßen vorgehen:
- Outlook öffnen und die Tastenkombination “Strg + 8” gleichzeitig drücken, um das Journal zu öffnen.
- In dem Journal können Sie oben links einen neuen Eintrag anlegen. Bei dem neuen Eintrag muss ein Betreff und eine Firma angegeben werden.
- Während des Gesprächs kann man sich Notizen in dem Textfeld machen oder diese nach dem Gespräch ergänzen.
- Es besteht auch die Möglichkeit die Zeit zu erfassen durch einen Klick auf den Menüpunkt “Zeitmessung starten” und “Zeitmessung anhalten”
- Nachdem alle Daten eingetragen wurden, kann die Notiz gespeichert werden oder direkt über Outlook weitergleitet werden.
Sie können alle Telefonnotizen auf Ihrem PC in einem eigenen Ordner anlegen und speichern. Dies spart letzten Endes Kosten für das Ausdrucken und die interne Kommunikation wird dadurch beschleunigt. Falls Folgetermine nach dem Telefonat erforderlich sind, können diese auch direkt in einen digitalen Kalender übertragen werden. Auch die Kollegen können die Daten in ihrem Kalender übertragen.
Je nach Unternehmen sollten hier interne Richtlinien für die Verwendung einer Telefonnotiz festgelegt werden. Dabei sollte auch bedacht werden, welche Schritte nach dem Anlegen der Telefonnotiz in die Wege geleitet werden müssen. Das Erfassen der Daten ist meist nur der erste Schritt, woraus sich weitere Maßnahmen ergeben.