Telefonnotiz Vorlage

Bei einer Telefonnotiz wird der Inhalt eines Telefonats dokumentiert und auf einer Vorlage festgehalten. Dabei geht es primär darum, für die Nachbearbeitung des Telefongesprächs oder zur Weitergabe an Kollegen relevante Notizen zu erfassen. Die Telefonnotiz ist dabei ein wichtiger Baustein, um die weitere Kommunikation mit dem Kunden fortzuführen. Nachfolgende werden wichtige Fragen zur Telefonnotiz im Detail erläutert. Welche Daten sollen in der Notiz erfasst werden? Wie sollten Sie die Notizen erfassen? Welche Vorlagen gibt es, die hilfreich sein können beim nächsten Telefonat?

Die folgenden Daten sollten in jeder Telefonnotiz erfasst werden

  1. Der Name des Gesprächspartners
  2. Das Anliegen des Anrufers
  3. Seine Telefonnummer oder weitere Kontaktdaten
  4. Weitere Informationen zu dem Gespräch in Stichpunkten
  5. Nachfolgende Schritte, die zu erledigen sind

Name und Kontaktdaten des Gesprächspartners

Gerade wenn Sie zum ersten mal mit jemanden telefonieren, ist es sehr wichtig den Namen und die Kontaktdaten des Gesprächspartners genau zu dokumentieren. Dabei sollten Sie natürlich mögliche Rechtschreibfehler vermeiden und sich den Namen ggf. buchstabieren lassen. Falls Sie die Person selbst anrufen und den Gesprächspartner bereits kennen, können Sie natürlich bereits vorab das Formular ausfüllen und den Namen eintragen.

Inhalt und Anliegen des Gesprächs

Sie sollten sich in Stichpunkten notieren, was der Inhalt des Gesprächs war. Je nach Wichtigkeit des Gesprächs sollten Sie bei der Dokumentation der Telefonnotiz abwegen, wie viele Informationen zu erfassen sind. im Regelfall sollten einzelne Stichpunkte ausreichen, um das Gespräch zusammen zu fassen. Sinnvoll ist es auch, die nächsten Schritte oder Ziele zu dokumentieren, um bei einem nachfolgenden Gespräch wieder einen gemeinsamen Anknüpfungspunkt zu haben. Die Telefonnotiz kann dann bei einem Folgegespräch Gold wert sein. Ziel ist es, dass Sie auch nach dem Gespräch  alle wichtigen Eckdaten des Gesprächs rekonstruieren können. Die Telefonnotiz sollte auch für Dritte nachvollziehbar sein und Rüsckschlüsse für Kollegen zulassen.

Vorlage für Telefonnotiz verwenden

Falls Sie regelmäßig wichtige Gespräche am Telefon führen, ist es zu empfehlen, dass Sie Vorlagen für Telefonnotizen verwenden. So können Sie bei jedem Gespräch darauf zurückgreifen und haben ein vordefiniertes Schema für jedes Telefonat. Die Blätter und Vorlagen können Sie auf Ihrem Schreibtisch verstaunen, so dass sie immer griffbereit sind. Sollen Sie bei einem spontanen Telefonat keine Vorlage in der nähe haben, können Sie naürlich auf jedes normale Notizblatt zurückgreifen und dort die Details zu dem Gespräch notieren. Wichtig ist natürlich, dass Sie alle erforderlichen Eckdaten erfassen und dokumentieren.

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