Sie suchen eine Anwesenheitsliste, die Sie als Vorlage oder Muster nutzen können? Sie wollen selbst eine Anwesenheitsliste mit Word oder Excel erstellen? Sie müssen regelmäßig Anwesenheitslisten führen und wollen die Prozesse optimieren? Sie benötigen für ein Meeting, eine Versammlung oder eine Sitzung eine Anwesenheitsliste als Muster? Dann sind Sie auf anwesenheitsliste-vorlage.de genau richtig.
Es gibt verschiedene Anlässe, bei denen der Nachweis der Anwesenheit erforderlich ist. In der Universität wird die Leistung vieler Studenten nur anerkannt, wenn ihre Anwesenheit für eine bestimmte Anzahl an Vorlesungen nachgewiesen ist. Bei Seminaren, die von der Krankenkasse, dem Arbeitnehmer oder einer staatlichen Einrichtung gezahlt werden, übernimmt der Träger nur dann die Kosten, wenn die Anwesenheit der Teilnehmer belegt ist. Bei Vereinssitzungen muss erfasst werden, wer anwesend ist oder teilgenommen hat. Eine passende Anwesenheitsliste Vorlage kann sich in diesen Fällen als nützlich erweisen, da so die Anwesenheit der Teilnehmer schnell erfasst werden kann.
Inhaltsverzeichnis
Wann eine Anwesenheitsliste verwendet wird?
Wir oben bereits erläutert gibt es verschiedene Gründe, warum eine Anwesenheitsliste geführt werden muss. Bedenken Sie dabei bitte auch, dass die Wahl der passenden Anwesenheitsliste Vorlage vor allem von deren Zweck sowie dem Kontext, in dem diese zum Einsatz kommen soll (siehe die nachfolgenden Beispiele), abhängt:
- Sitzungen oder Versammlungen bei Vereinen bzw. Organisationen
- Vorträge, Events, Seminare an Universitäten und Schulen
- Besprechungen, Meetings, Workshops im Betrieb
- Klassenfahrten, Ausflüge oder Elternabende in der Schule oder im Kindergarten
- Eigentümerversammlung oder Mitgliederversammlungen
Je nachdem was der Grund für das Treffen ist, kann die Anwesenheitsliste unterschiedliche Daten erfassen. Möglicherweise muss in manchen Fällen nur der Name der Teilnehmer dokumentiert werden. In anderen Fällen ist es möglicherweise auch erforderlich die vollständigen Adressen der teilnehmenden Personen zu erfassen.
Elemente einer vollständigen Anwesenheitsliste
Eine Anwesenheitsliste sollte möglichst alle relevanten Details in übersichtlicher Form enthalten. Dabei geht es nicht nur darum, wer anwesend war, sondern auch wo, wann und bei welcher Veranstaltung. Die Erfassung erfolgt in Form von Tabellen, die meist handschriftlich ausgefüllt werden. Pro Zeile wird dabei jeweils eine Person erfasst. In den jeweiligen Spalten der Tabelle werden die Daten der Teilnehmer eingetragen.
Wichtig ist: Eine Anwesenheitsliste Vorlage kommt in den meisten Fällen nicht ohne die Unterschrift der Teilnehmer aus. Denn sonst kann der Veranstalter des Seminars den erforderlichen Nachweis, dass Person X tatsächlich an seinem Seminar teilgenommen hat und er entsprechend zum Erhalt der vereinbarten Zahlung berechtigt ist, nicht erbringen. Der Mangel einer Anwesenheitsliste kann somit finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.Jedoch ist dies natürlich nicht bei allen Meetings oder Veranstaltungen erforderlich.
Doch wie hat eine ordnungsgemäße Anwesenheitsliste überhaupt auszusehen?
1. Pflichtelemente der Anwesenheitsliste:
Diese Frage beantworten wir Ihnen gerne, indem wir Ihnen nachfolgend ein paar nützliche Tipps mit auf den Weg geben sowie Ihnen ein paar kostenlose Anwesenheitsliste Vorlagen anbieten.
Folgende Spalten sind bei den meisten Anwesenheitsliste Vorlagen demnach unerlässlich.
- Art oder Thema der Veranstaltung
- Name der Veranstaltung und des Veranstalters
- Veranstaltungsort und Räumlichkeiten (ggf. Adresse=
- Datum und eventuell auch die Uhrzeit
- Namen der anwesenden Personen
- Unterschrift der anwesenden Personen
Vor allem der letzte Punkt ist nicht zwingend erforderlich. Eine Anwesenheitsliste mit Unterschriften bietet sich jedoch bei kostenpflichtigen Veranstaltungen sowie Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer am Ende zum Beispiel ein Zertifikat für ihre Teilnahme erhalten, an.
Die Unterschrift dient dabei als Beleg, dass die Person auch wirklich an der Veranstaltung teilgenommen hat. Spätere Unklarheiten können durch die verbindliche Dokumentation der Anwesenheit beseitigt werden.
2. Optionale Elemente der Anwesenheitsliste:
Zusätzlich zu den bereits genannten Punkten kann eine Anwesenheitsliste Vorlage auch um die folgenden Elemente ergänzt werden:
- Postadresse der Teilnehmer
- E-Mail-Adresse der Teilnehmer
- Telefonnummer der Teilnehmer
- Teilnehmernummer
Die Adressdaten der Teilnehmer werden meist jedoch nur einmalig, wie zum Beispiel bei dem Auftakt einer Veranstaltung, abgefragt. Solch eine Anwesenheitsliste Vorlage kommt dementsprechend nur bei dem ersten Veranstaltungstag zum Einsatz, während ab dem zweiten Tag eine andere Anwesenheitsliste Vorlage ohne die Adressspalten in Gebrauch ist. Das Sammeln der Adressdaten über eine Anwesenheitsliste bietet sich insofern an, als dass die Erstellung einer Kontaktliste dann möglich ist. Sofern diese an alle Teilnehmer herausgegeben wird, können sich diese nun besser mit ihren Mitteilnehmern vernetzen.
Dies setzt jedoch voraus, dass die Teilnehmer der Weitergabe Ihrer Daten zugestimmt haben. Dementsprechend ist es wichtig, dass diese Zustimmung auf der Anwesenheitsliste Vorlage ebenfalls mittels einer Unterschrift erfolgt. Damit der Veranstalter am Ende nicht aufgrund von datenschutzrechtlichen Bedenken belangt werden kann, ist die Anwesenheitsliste mit der Zustimmung der Teilnehmer unbedingt sicher zu verwahren.
Noch dazu zeigt dieses Beispiel deutlich, dass bei einem einzigen Event mehrere verschiedene Anwesenheitsliste Vorlagen erforderlich werden können. Daher ist es am einfachsten, wenn die jeweiligen Listen als Template in Word oder Excel erstellt werden, da sie sich so immer wieder an den aktuellen Bedarf anpassen und problemlos ausdrucken lassen.
Anwesenheitsliste Vorlage – so könnten Ihre Anwesenheitslisten aussehen
Beim Erstellen einer Anwesenheitsliste bietet sich die praktische Tabellenform an. Vorlagen wie diese haben sich in der Praxis bewährt:
1. Anwesenheitsliste-Vorlage für allgemeine Veranstaltungen
Titel der Veranstaltung:
Ort/ Datum der Veranstaltung:
Veranstalter:
| Nummer | Vorname des Teilnehmers | Nachname des Teilnehmers | Unterschrift |
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 | |||
| 4 | |||
| 5 |
Dank der Nummerierung kann der Veranstalter kinderleicht auf nur einen Blick feststellen, wie viele Personen an dem jeweiligen Event teilgenommen haben.
2. Anwesenheitsliste-Vorlage für Schulen und Universitäten
Für Schulklassen oder Studiengruppen an der Universität lässt sich der Tabellenteil der Anwesenheitsliste auch wie folgt anpassen, um die Anwesenheit zu dokumentieren.
| Vorname | Nachname | Unterschrift | Verspätung | Bestätigung durch Seminar-Leiter |
| Hans | ||||
| Franz | ||||
| Max | ||||
| Thomas | ||||
| Daniel |
Falls der Lehrer oder Kursleiter auch selbst überwachen möchte, wer alles anwesend war und welche der Kursteilnehmer zu spät gekommen sind, bietet sich das oben gezeigte Format an.
Ebenso können die Kursleiter auf eine Anwesenheitsliste Vorlage zurückgreifen, die sie in Teilen bereits ausgefüllt haben. Das kann unter anderem bedeuten, dass die Kursleiter die Namen der Kursteilnehmer schon in alphabetischer Anordnung in die Anwesenheitsliste aufnehmen. Dies ist besonders dann zu empfehlen, wenn es sich um einen Kurs mit einer Dauer von mehreren Wochen handelt.
Denn dann müssen die Kursteilnehmer ihren Namen nur noch aus der Liste heraussuchen, ein Kreuz für ihre Anwesenheit machen und dies durch eine Unterschrift bestätigen.
3. Anwesenheitsliste-Vorlage für mehrere Termine
Sofern es sich um eine Veranstaltung mit einer Laufzeit von mehreren Wochen handelt, bei der die Anwesenheit der Teilnehmer immer wieder bestätigt/ belegt werden muss, ist auch die folgende Anpassung der Anwesenheitsliste denkbar:
| Name des Teilnehmers | Anwesenheit bei Datum 1 | Anwesenheit bei Datum 2 | Anwesenheit bei Datum 3 | Anwesenheit bei Datum 4 |
| Max Mustermann | ||||
| Peter Mustermann | ||||
| Zander Mustermann | ||||
| Etc. |
Der Nachteil dieser Art der Anwesenheitsliste Vorlage besteht allerdings darin, dass der Verlust dieses Dokuments umso problematischer wäre, da nun eine einzige Liste die Anwesenheit über mehrere Wochen hinweg belegt. Die Chance, dass mehrere Anwesenheitslisten, welche die Anwesenheit für einen Zeitraum von mehreren Wochen jeweils pro Woche belegen, allesamt verloren gehen, fällt hingegen deutlich geringer aus.
Es gibt also verschiedene Argumente, die für und gegen die verschiedenen Anwesenheitsliste Vorlagen sprechen. Mitunter ist dies eine Frage der Präferenz. Doch wenn eine Anwesenheitsliste eingereicht werden soll, um Zahlungen zu erhalten, sind die Auflagen der zahlenden Stelle unbedingt zu erfüllen.
Beispiel für eine Anwesenheitsliste-Vorlage
Eine Anwesenheitsliste-Vorlage können Sie mit Excel selbst erstellen. Mit dem Prorgamm können Sie Spalten und Zeilden erstellen und entsprechend formatieren. Natürlich können Sie auch alle erforderlichen Daten bereits in der Kopfzeile der Spalten hinterlegen. Nachdem Sie die Votlage dann ausgedruckt haben, können die Teilnehmer Ihre Daten hinterlegen.