Sponsoren anschreiben – effektive Akquise und Kontaktpflege

Potentielle Sponsoren zu finden und diese auch zu gewinnen, ist für Vereine und auch für Privatleute oder in geschäftlichen Angelegenheiten zuweilen notwendig. Insbesondere soziale, kulturelle und sportliche Institutionen sind vielfach auf ein Sponsoring angewiesen. In manchen Fällen geht es gar nicht ohne. Um dahingehend tatsächlich Erfolg zu haben, muss man unter Umständen viele verschiedene Sponsoren anschreiben. Dabei sollte allerdings jedes Schreiben individuell gestaltet und auf den oder die Adressaten abgestimmt sein. Denn es gilt, zuerst überhaupt Interesse zu wecken und dann zu überzeugen. Lohnen sich dennoch Muster oder wie geht man möglichst erfolgreich vor?

Was ist Sponsoring?

Sponsoring ist eine Form der Werbung, bei der ein Unternehmen Geld oder andere Leistungen an eine Organisation oder ein Ereignis liefert, um sein Profil zu steigern. Es kann eine vorübergehende finanzielle Unterstützung oder eine langfristige Partnerschaft sein. Die Organisation oder das Ereignis erhält im Gegenzug eine bestimmte Art von Werbung, meist in Form von Logo- oder Produktplatzierungen oder direkter Erwähnung des Sponsors.

Wer kommt für Sponsoring in Frage?

Ganz entscheidend für jede eventuelle Partnerschaft sind von vornherein die beiden Parteien, also der Empfänger der gesponserten Leistungen oder Gelder und die Institution oder Person, die dies bereitstellt.

Denn ein Sponsoring ist durchaus eine Sache der Kompatibilität. Idealerweise kommt es zu Synergieeffekten und damit zu einer langfristigen Partnerschaft, in der beide Seiten ihren Erfolg sehen. Anstatt also alles und jeden anzuschreiben, was ohnehin viel Aufwand kostet, empfiehlt sich eher eine zielgerichtete Suche mit Beachtung der eigenen Position. Sponsoren können Projekte, Vereine, Künstler oder Influencer unterstützen.

• Sportvereine sowie Einzelsportler haben stets hohe Strahlkraft in beschränkter Reichweite, daher sind sie für fast alle Institutionen interessant. Regionalität, also örtliche Verbundenheit, ist dabei ein Hauptargument.
• Künstler haben einen gewissen kulturellen Wert und können dank Internet schnell überregionale Reichweite besitzen. Oftmals vertreten sie gewisse Werte und Einstellungen, sodass als Beispiel Produzenten von Fair Trade-Artikeln gemeinsame Überzeugungen erkennen könnten.
• Veranstalter von Events bieten im Zuge eines Ereignisses ein Catering, Dekoration, Rahmenprogramme und so weiter an. Entsprechende Dienstleister und Firmen sind dabei ideale Sponsoren.
• Gamer, Influencer und Streamer haben dank sozialer Medien inzwischen ein immenses Werbepotential. Daran sind potentielle Sponsoren umso mehr interessiert, wenn es eine gemeinsame Zielgruppe gibt.

Wer kann Sponsor werden?

Es gibt verschiedene Arten von Sponsoren, die auf unterschiedliche Weise unterstützen können. Hier sind einige Beispiele:

• Unternehmen: Unternehmen können als Sponsoren auftreten, um ihre Marke zu fördern und ihr Image zu verbessern. Sie können finanzielle Mittel bereitstellen oder auch Sachleistungen wie z.B. technische Ausrüstung oder Produkte anbieten.
• Einzelpersonen: Auch Einzelpersonen können als Sponsoren auftreten und beispielsweise bestimmte Projekte oder Aktivitäten finanziell unterstützen.
• Stiftungen: Stiftungen können als Sponsoren fungieren und finanzielle Mittel zur Verfügung stellen, um gemeinnützige Projekte zu unterstützen.
• Regierungsbehörden: Auch Regierungsbehörden können als Sponsoren auftreten, um bestimmte Aktivitäten oder Projekte zu fördern, die im öffentlichen Interesse liegen.
• Verbände oder Organisationen: Auch Verbände oder Organisationen können als Sponsoren fungieren, um bestimmte Aktivitäten oder Projekte zu unterstützen, die mit ihren Zielen und Werten übereinstimmen.
• Es ist wichtig, dass Sponsoren und Empfänger klare Vereinbarungen treffen, um sicherzustellen, dass beide Parteien zufrieden sind und die Erwartungen erfüllt werden.

Welche Arten von Sponsoring gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Sponsoring, die je nach Art und Umfang des Sponsorings unterschiedlich eingesetzt werden können. Hier sind einige Beispiele:

1. Finanzielles Sponsoring: Hierbei unterstützt der Sponsor ein Projekt oder eine Aktivität durch eine finanzielle Zuwendung.
2. Sach-Sponsoring: Der Sponsor stellt Sachleistungen, wie z.B. technische Geräte, Produkte oder Dienstleistungen, zur Verfügung.
3. Event-Sponsoring: Der Sponsor unterstützt ein Event, wie z.B. eine Konferenz, ein Konzert oder eine Sportveranstaltung, durch eine finanzielle oder materielle Unterstützung.
4. Medien-Sponsoring: Hierbei wird ein Medienunternehmen als Sponsor tätig und unterstützt beispielsweise eine Fernsehshow oder eine Radiosendung durch finanzielle oder materielle Mittel.
5. Soziales Sponsoring: Hierbei wird eine gemeinnützige Organisation oder eine soziale Einrichtung durch finanzielle oder materielle Mittel unterstützt.
6. Kulturelles Sponsoring: Der Sponsor unterstützt kulturelle Aktivitäten, wie z.B. eine Theateraufführung, ein Kunstprojekt oder ein Museum, durch finanzielle oder materielle Mittel.
7. Sport-Sponsoring: Der Sponsor unterstützt einen Sportverein oder eine Sportveranstaltung durch finanzielle oder materielle Mittel.

Wie sollte man potentielle Sponsoren kontaktieren?

Neben den Beispielen gibt es noch viele weitere denkbare Personen und Gruppen, für die ein Sponsoring Sinn macht. Auf der Gegenseite gibt es auch bei möglichen Unterstützern kaum Grenzen. Ausschlaggebend ist, ob ein Interesse an Marketing und Öffentlichkeitsarbeit zu ökonomischen Zwecken besteht.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Sponsoren anzuschreiben und zu kontaktieren. Am besten ist es, sich an die richtige Kontaktperson bei einem Unternehmen zu wenden. Dies kann entweder direkt über die Website des Unternehmens, über ein E-Mail-Kontaktformular oder telefonisch geschehen. Wenn Sie eine persönliche Ansprache wünschen, können Sie auch einen Brief oder eine E-Mail versenden. Es ist auch wichtig, dass Sie sich über das Unternehmen und seine Produkte informieren, bevor Sie das Anschreiben versenden, damit Sie besser verstehen, welchen Mehrwert Ihr Projekt bieten kann.

Einzelne wohlhabende Personen kommen also weniger in Frage beziehungsweise geht dies dann eher in Richtung Mäzenatentum statt Sponsoring. Ob also ein Sponsoren-Anschreiben sinnvoll wäre, beantwortet in der Regel die Frage „Kann ich ihm/ihr/ihnen für die Zuwendung eine Gegenleistung erbringen, die im ökonomischem Kontext gebraucht wird?“.

Wie kann man Sponsoren überzeugen?

Das Stichwort „helfen“ ist bei der Akquise ein Hauptaspekt. Denn worauf Vereine, Sportler, Künstler angewiesen sind, wissen diese freilich selbst. Zumeist ist das finanzielle Unterstützung, um den Vereinsbetrieb, professionellen Wettkampf, die Tätigkeit etc. aufrecht erhalten zu können.

Ein Sponsor kann durch eine Vielzahl von Dingen überzeugt werden. Dazu gehören ein klares Konzept und ein prägnanter Plan für den Einsatz der Sponsorengelder. Zudem ist das Anliegen natürlich im Fokus und der Sponsor sollte sich damit eindeutig identifizieren können.

Beim potentiellen Sponsor hingegen ist nicht immer bereits ein Bedarf oder eine spezielle Nachfrage ersichtlich, geschweige denn überhaupt vorhanden. Hinzu kommt, dass die meisten Interessenten ein festes Budget für Marketing und ähnliches definiert haben und dieses oft knapp bemessen oder bereits großteilig ausgeschöpft ist. Das heißt also, im Schreiben muss vermittelt werden, dass man eine Gegenleistung zu bieten hat, die in jedem Fall einen Gewinn darstellt. Allgemein handelt es sich dabei um Reichweite, also die werbewirksame Präsentation des Sponsors vor einer möglichst breiten Öffentlichkeit. Statt solch allgemeiner Formulierungen gehören in das  Schreiben kurz und effektiv beschriebene Sponsoringpakete. Übliche Teile davon sind:

• Reale Präsentation (Logo, Information etc.) in Räumlichkeiten, auf Kleidung und Ausstattung, Fahrzeugen und ähnlichen Möglichkeiten
• virtuelle Präsentation auf der Website, in sozialen Medien, Videos oder sogar in eigener Software (bspw. Apps)
• Gästelistenplätze bei Events und/oder Rede-Beitrag vor größerem Publikum
• Sonderkonditionen, beispielsweise Rabatte, für Angestellte oder Kunden des Sponsors
• Zur Verfügung stellen der eigenen Räumlichkeiten oder Ausstattung

Welche Gegenleistung kann man einem Sponsor anbieten?

Als Gegenleistung für ihre finanzielle Unterstützung können Sponsoren verschiedene Leistungen von den Empfängern verlangen. Hier sind einige Beispiele:

1. Branding und Werbung: Ein Sponsor kann verlangen, dass sein Name, Logo oder Werbematerial auf Marketingmaterialien oder bei Veranstaltungen verwendet wird.
2. Teilnahme an Veranstaltungen: Ein Sponsor kann verlangen, dass er bei bestimmten Veranstaltungen oder Aktivitäten beteiligt wird, wie zum Beispiel bei einem Workshop oder einem Event.
3. Verkaufs- oder Vertriebsrechte: Ein Sponsor kann verlangen, dass er exklusive Verkaufs- oder Vertriebsrechte für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen erhält.
4. VIP-Zugang: Ein Sponsor kann verlangen, dass er VIP-Zugang zu Veranstaltungen oder Aktivitäten erhält.
5. Social-Media-Unterstützung: Ein Sponsor kann verlangen, dass der Empfänger auf Social-Media-Plattformen über den Sponsor und seine Produkte oder Dienstleistungen berichtet.

Es ist wichtig, dass Empfänger und Sponsoren klare Vereinbarungen treffen, um sicherzustellen, dass beide Parteien zufrieden sind und die Erwartungen erfüllt werden. Wenn Sponsoren Leistungen verlangen, die mit den Zielen und Werten des Empfängers nicht vereinbar sind, ist es möglicherweise besser, die Sponsoring-Beziehung abzulehnen.

Wie Sponsoren anschreiben?

Sind all die oben genannten Aspekte möglichst klar definiert und es bestehen genaue Vorstellungen hinsichtlich der eigenen Position, des Angebots und des Adressaten, kann das Anschreiben erstellt werden. Muster aus dem Internet können gern als anfängliche Orientierung genutzt werden. Ein Vorgehen à la copy & paste ist derweil im Sinne der Individualität nicht ratsam.

Das Schreiben kann per Brief oder Mail versandt werden. Mit Schreibprogrammen wie Word lassen sich Textdokumente im üblichen Briefformat verfassen und sodann als PDF speichern. Diese wird dann entweder ausgedruckt und per Post versandt oder in einer Mail mit entsprechender Bemerkung in den Anhang gesetzt. Für das Schreiben selbst sind folgende Vorgaben ratsam:

• idealerweise direkten Ansprechpartner des Sponsoren anschreiben
• nicht über eine DIN A4 Seite hinaus schreiben (Sponsoringpakete können extra beigefügt werden)
• Standardschrift wie Arial in Größe 11 oder 12 verwenden
• kurze, prägnante Betreffzeile
• förmliche Anrede
• deutlich auf eigene Website oder andere direkt zugängliche Präsenzen hinweisen
• Kontaktdaten nicht vergessen
• Grußformel und seriöser Signatur und ggf. Unterschrift zum Schluss

Was ist ein Sponsorenbrief?

Ein Sponsorenbrief ist ein schriftliches Dokument, das von einer Person oder Organisation erstellt wird, um finanzielle Unterstützung für ein bestimmtes Projekt, eine Veranstaltung oder eine Initiative zu gewinnen. Der Brief wird an potenzielle Sponsoren oder Spender gesendet, um sie davon zu überzeugen, Geld oder Ressourcen bereitzustellen, um das Projekt zu unterstützen.

Ein Sponsorenbrief kann verschiedene Elemente enthalten, aber typischerweise wird er eine kurze Einführung zum Zweck des Projekts und der Organisation enthalten. Er sollte auch spezifische Details über das Projekt enthalten, einschließlich des Ziels, der Zielgruppe, des Zeitplans und der Vorteile, die der Sponsor aus der Unterstützung des Projekts ziehen kann.

Es ist wichtig, dass der Sponsorenbrief klar und überzeugend ist, um die Aufmerksamkeit potenzieller Sponsoren zu gewinnen. Der Brief sollte auch professionell und gut gestaltet sein, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und das Interesse der Leser zu wecken.

Wie bedankt man sich bei Sponsoren?

Das Bedanken von Sponsoren ist ein wichtiger Teil des Sponsoringprozesses und kann die Beziehungen zu Sponsoren aufrechterhalten und verbessern. Hier sind einige Möglichkeiten, um sich bei Sponsoren zu bedanken:

1. Schreiben Sie einen Dankesbrief: Senden Sie einen formellen Brief oder eine E-Mail, in dem Sie dem Sponsor für seine Unterstützung danken und ihm mitteilen, wie wichtig seine Unterstützung für das Projekt war.
2. Erwähnen Sie den Sponsor auf Ihrer Website oder Social-Media-Seite: Platzieren Sie das Logo des Sponsors auf Ihrer Website oder auf Ihrer Social-Media-Seite und veröffentlichen Sie einen Beitrag, in dem Sie sich bei dem Sponsor bedanken.
3. Schicken Sie ein kleines Geschenk: Senden Sie dem Sponsor ein kleines Geschenk als Dankeschön, wie zum Beispiel eine Karte, einen Kugelschreiber oder ein kleines Erinnerungsstück.
4. Laden Sie den Sponsor zu einer Veranstaltung ein: Wenn es eine Veranstaltung gibt, die mit dem gesponserten Projekt verbunden ist, laden Sie den Sponsor ein, an der Veranstaltung teilzunehmen und zu sehen, wie seine Unterstützung geholfen hat.
5. Erwähnen Sie den Sponsor in Ihren Pressemitteilungen: Wenn Sie Pressemitteilungen herausgeben, erwähnen Sie den Sponsor und wie er das Projekt unterstützt hat.

Es ist wichtig, sich bei Sponsoren auf angemessene Weise zu bedanken, um ihre Unterstützung zu würdigen und die Beziehung aufrechtzuerhalten.

Kann ich als Privatperson auch Sponsor werden?

Ja, als Privatperson ist es durchaus möglich, Sponsor zu werden. Viele gemeinnützige Organisationen, Schulen, Sportteams oder kulturelle Einrichtungen suchen nach Sponsoren, um ihre Projekte zu unterstützen.

Als privater Sponsor können Sie beispielsweise ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aktivität unterstützen, indem Sie finanzielle oder materielle Ressourcen zur Verfügung stellen. Sie können auch Ihre Fähigkeiten und Ihr Fachwissen einsetzen, um einem Empfänger zu helfen, z.B. indem Sie kostenlose Beratung oder Schulungen anbieten.

Es ist wichtig, dass Sie als privater Sponsor klare Vereinbarungen mit dem Empfänger treffen und Ihre Erwartungen und Bedingungen schriftlich festhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass beide Parteien die gleichen Ziele verfolgen und Missverständnisse vermieden werden.

Ist Sponsoring steuerpflichtig?

Sponsoring kann steuerlich relevant sein, sowohl für den Sponsor als auch für den Empfänger. Die Besteuerung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Art des Sponsorings, der Beziehung zwischen dem Sponsor und dem Empfänger, und den geltenden Steuergesetzen im jeweiligen Land.

In vielen Ländern können Unternehmen und Privatpersonen Spenden oder Sponsoring als steuerlich abzugsfähige Ausgaben geltend machen. In diesem Fall kann der Sponsor die Kosten des Sponsorings von seinen Steuern abziehen. Im Gegenzug müssen Empfänger das empfangene Geld als Einnahmen in ihrer Steuererklärung angeben.

Es ist jedoch wichtig, dass der Sponsor und der Empfänger die Steuervorschriften und -bedingungen in ihrem jeweiligen Land kennen und beachten. Es empfiehlt sich, einen Steuerberater zu Rate zu ziehen, um sicherzustellen, dass das Sponsoring steuerlich korrekt behandelt wird.