Faxvorlage

Wenn es schnell gehen muss, kommunizieren viele Menschen inzwischen per E-Mail. Es gibt jedoch auch Situationen, in denen ein Fax das Mittel der Wahl darstellt. Das kann zum Beispiel für eine Kündigung gelten, wenn Sie diese laut Anbieter nicht per Mail aussprechen können. Damit es sich um ein rechtsicheres Fax mit der gewünschten Wirkung handelt, ist die Verwendung einer Faxvorlage ausgesprochen sinnvoll. Haben Sie diese Vorlage erst einmal zur Hand, so können Sie diese für verschiedene Behörden- und andere wichtige Angelegenheiten flexibel nach Bedarf nutzen.

Was ist eine Faxvorlage?

Eine Faxvorlage ist ein vordefiniertes Dokument, das verwendet wird, um Informationen per Fax zu übermitteln. Eine Faxvorlage kann verschiedene Formate und Strukturen haben, je nach Art der Informationen, die übermittelt werden sollen. Es kann zum Beispiel eine einfache Textvorlage sein, die Informationen wie Absender, Empfänger, Faxnummer und Nachricht enthält. Oder es kann eine komplexe Vorlage sein, die bestimmte Felder enthält, die ausgefüllt werden müssen, um spezifische Informationen zu übermitteln.

Faxvorlagen können in verschiedenen Situationen nützlich sein, wie zum Beispiel bei der Übermittlung von Verträgen, Rechnungen, Bestellungen oder anderen wichtigen Dokumenten. Die Verwendung einer Faxvorlage kann Zeit sparen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt und vollständig übermittelt werden.

Welchen Zweck verfolgt eine Faxvorlage?

Prinzipiell können Sie auch ein formloses Fax aufsetzen. Sofern Sie eine Faxvorlage nutzen, präsentierten Sie dem Empfänger alle relevanten Daten in einer übersichtlichen Form. Er kann zum Beispiel erkennen, wie viele Seiten das Fax insgesamt umfasst und somit prüfen, ob alle Unterlagen vollständig eingegangen sind. Diese Vorlage hilft Ihnen zudem dabei, keine wichtigen Daten zu vergessen.

Haben Sie eine Faxvorlage erst einmal erstellt, so sparen Sie ab dem nächsten Fax jede Menge Zeit ein. Denn dann müssen Sie die Vorlage lediglich ausfüllen und sich keine Gedanken mehr darüber machen, welche Informationen wohl nicht fehlen dürfen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Vorlage ausdrucken und diese dann per Hand ausfüllen oder die Vorlage komplett am PC bearbeiten, bevor Sie diese versenden.

Optisch ansprechende Faxvorlagen erstellen

Abhängig davon, welchen Zweck Sie mit Ihrem Fax verfolgen, ist Ihnen eine ansprechende Vorlage womöglich sehr wichtig. Das gilt besonders für Unternehmensnutzer, die sich mit ihrer Faxvorlage gegenüber Geschäftspartnern und Kunden präsentieren. Dann ist eine ansehnliche, übersichtlich geordnete Form umso wichtiger. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, eine einfache Faxvorlage mit Ihrem Logo, Ihrem Werbeslogan oder Ihrer URL zu verzieren, um jedes Fax gleichzeitig zu Repräsentationszwecken zu nutzen.

Wie könnte eine Faxvorlage aussehen?

Um Ihnen einen ersten Anhaltspunkt zu liefern, wie eine Faxvorlage aussehen könnte, folgt gleich ein Beispiel. Bedenken Sie dabei, dass sich diese Vorlage nach Belieben an Ihren Bedarf und Ihr Unternehmen anpassen lässt, damit Sie die geeignete Faxvorlage für die verschiedensten Zwecke zur Hand haben.

• Telefax
• Absender:
• Empfänger:
• Faxnummer des Empfängers:
• Von:
• Datum:
• Betreff:
• Seiten:
• CC:

Zutreffendes ankreuzen: Zur Erledigung/ Zur Kenntnisnahme/ Zur Stellungnahme/ Mit Dank zurück

Notizen oder Anmerkungen:

Die Begriffe „Absender“ und „Empfänger“ können Sie nach Bedarf auch mit Begrifflichkeiten wie „Praxis,“ „Firma“ oder „Kanzlei“ ersetzen. Auch wenn es sich dabei um vergleichsweise kleine Änderungen handelt, strahlt eine maßgeschneiderte Faxvorlage ein hohes Maß an Professionalität aus.