Ob auf Messen oder auf Ihrer Firmenhomepage, viele Kunden interessiert vor allem der Preis Ihrer Waren oder Dienstleistungen. Eine Preisliste sorgt somit für Transparenz und gibt dem Kunden Zugang zu den Informationen, die er sucht. Dabei spielt es zunächst einmal keine Rolle, ob es sich um Preise für Dienstleistungen oder Produkte handelt. Doch wie hat eine Preisliste genau auszusehen? Genau das finden Sie im weiteren Verlauf heraus.
Was sollten Sie bei Ihren Preislisten bedenken?
Es ist ungemein wichtig, dass Ihre Preisliste immer auf dem aktuellen Stand ist. In vielen Branchen ändern sich die Preise rasant, was unter anderem auf veränderte Rohstoffpreise zurückzuführen sein kann. Mit dieser Entwicklung müssen Sie auch mit Ihren Preislisten Schritt halten, wenn Sie keine Verluste hinnehmen oder dem Kunden nicht nachträglich mehr Geld in Rechnung stellen möchten.
Außerdem ist ein übersichtlicher, leicht verständlicher Aufbau einer Preisliste wichtig. Immerhin soll jeder Leser den Preis für das gewünschte Produkt oder die gewünschte Dienstleistung möglichst schnell ausfindig machen können. Sofern es verschiedene Sonderausstattungen gibt, die mit unterschiedlich hohen Preisen einhergehen, ist dies ebenfalls kenntlich zu machen.
Was ist eine Preisliste?
Definition und Nutzen
Eine Preisliste ist eine strukturierte Übersicht, in der Produkte oder Dienstleistungen zusammen mit ihren jeweiligen Preisen aufgeführt sind. Sie dient dazu, Kunden transparent und schnell über das aktuelle Preisniveau eines Unternehmens zu informieren – unabhängig davon, ob es sich um physische Waren, digitale Produkte oder Dienstleistungen handelt.
Typischerweise enthält eine Preisliste:
- Produkt- oder Leistungsbezeichnung
- Preise (netto/brutto)
- Mengeneinheiten oder Stückzahlen
- eventuell Rabatte, Staffelpreise oder Zusatzkosten (z. B. Versand, Aufschläge)
Der große Vorteil einer Preisliste liegt in ihrer Transparenz und Effizienz. Statt individuelle Angebote zu schreiben, können Unternehmen eine Preisliste bereitstellen, auf die Kund:innen jederzeit zugreifen können – ob auf der Website, als PDF oder in gedruckter Form. Dadurch wird die Kommunikation vereinfacht und Vertrauen aufgebaut.
Unterschied zu Angebot, Rechnung und Katalog
Viele verwechseln die Preisliste mit ähnlichen kaufmännischen Dokumenten. Dabei gibt es klare Unterschiede:
| Dokument | Zweck | Preisbindung | Individualisiert? |
|---|---|---|---|
| Preisliste | Übersicht über Standardpreise | Nein (informativ) | Nein |
| Angebot | Konkrete Preiszusage an einen Kunden | Ja (rechtlich bindend) | Ja |
| Rechnung | Zahlungsaufforderung nach Kauf | Ja (verbindlich) | Ja |
| Katalog | Produktpräsentation, meist mit Bildern | Optional | Nein |
Preisliste erstellen – Schritt für Schritt
Eine professionelle Preisliste ist mehr als nur eine einfache Tabelle mit Preisen. Sie sollte logisch aufgebaut, vollständig und optisch klar strukturiert sein. So finden sich Kund:innen schnell zurecht – egal ob sie online stöbern oder eine PDF öffnen.
Im Folgenden zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du eine Preisliste erstellst, die nicht nur vollständig, sondern auch überzeugend ist.
Übersichtlicher Aufbau einer Preisliste
Der Aufbau deiner Preisliste sollte logisch, einheitlich und kundenfreundlich gestaltet sein. Eine typische Struktur sieht so aus:
Kopfbereich (Header)
- Firmenname und Logo
- Titel wie „Preisliste 2025“
- Datum der Gültigkeit oder Version
Produkt- oder Leistungsübersicht
Tabellarisch dargestellt, z. B. mit folgenden Spalten:
- Artikelnummer / Position (optional)
- Produkt- oder Dienstleistungsname
- Kurzbeschreibung
- Einheit / Menge (z. B. Stück, Stunde, m²)
- Einzelpreis netto/brutto
- Hinweise (z. B. Rabatte, Staffelpreise, Lieferzeiten)
Fußbereich (optional)
- Zusatzinformationen (z. B. Mindestbestellwert, Versandkosten)
- Hinweis auf AGB oder rechtliche Bedingungen
- Kontaktdaten für Rückfragen
Pflichtangaben: Was muss in eine Preisliste?
Auch wenn eine Preisliste keine rechtliche Preisbindung wie ein Angebot darstellt, sollte sie klar, korrekt und vollständig sein. Die folgenden Angaben sind essenziell:
- Produkt- oder Leistungsbezeichnung: Damit Kund:innen genau wissen, was sie erwartet.
- Preisangabe pro Einheit: In Netto- und/oder Brutto je nach Zielgruppe. Im B2C-Bereich sind Bruttoangaben Pflicht.
- Mengeneinheit: Preis pro Stück, Stunde, Quadratmeter etc.
- Mehrwertsteuer: Hinweis, ob der Preis inkl. oder exkl. MwSt. ist (z. B. „zzgl. 19 % MwSt.“)
- Gültigkeitsdatum / Versionsstand: Vermeidet Missverständnisse bei Preisänderungen.
Optional – aber empfohlen:
- Rabatte / Staffelpreise
- Lieferbedingungen / Zusatzkosten
- Zahlungsbedingungen (z. B. Vorkasse, auf Rechnung)
Gestaltungstipps für klare Lesbarkeit
Eine Preisliste sollte nicht nur vollständig, sondern auch übersichtlich und optisch ansprechend sein. Hier ein paar bewährte Tipps:
- ✅ Einheitliche Schriftart und Schriftgröße
Wähle eine gut lesbare Schrift (z. B. Arial, Calibri, Open Sans) - ✅ Tabellen mit klarer Linienführung
Verwende dezente Rahmenlinien und Zeilenabstände für bessere Lesbarkeit - ✅ Farbliche Akzente gezielt einsetzen
Hebe z. B. Überschriften oder Sonderpreise farblich hervor - ✅ PDF, Excel und Web-Format parallel anbieten
So können Kund:innen selbst entscheiden, wie sie die Preisliste nutzen möchten - ✅ Mobilfreundliches Layout beachten
Für Online-Preislisten unbedingt auf Responsive Design achten
So können Sie Ihre Preisliste erweitern
Neben den Artikel- und Dienstleistungsbezeichnungen sowie den dazugehörigen Preisen dürfen die wichtigsten Eckdaten zu Ihrem Unternehmen auf Ihren Preislisten nicht fehlen. Im Übrigen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Preislisten mit Ihrem Firmenlogo optisch zu verschönern. Oder Sie entscheiden sich dafür, die verschiedenen Produkte auch bildhaft auf Ihren Preislisten darzustellen. Dann kann sich ein Kaufinteressent noch leichter ein Bild von den Artikeln machen, die Sie zu den aufgelisteten Preisen im Sortiment haben.
So könnte Ihre Preisliste Vorlage aussehen
Es liegt an Ihnen, wie komplex oder einfach Sie Ihre Preisliste Vorlage gestalten wollen. Am besten speichern Sie Ihre Vorlage in einem Dateiformat ab, auf das Sie immer wieder zugreifen können, um bei Bedarf neue Preislisten zu erstellen oder Ihre bisherigen Preislisten anzupassen. Die einfachste aller Preisliste Vorlagen könnte wie folgt aussehen:
Firmenname
Firmenadresse
Telefonnummer
Handynummer
E-Mail-Adresse
URL
Preisliste
| Artikel/ Dienstleistung | Preis in Euro |
Abhängig davon, ob sich Ihr Angebot an Privat- oder Geschäftskunden richtet, sollten Sie den Preis in- oder exklusive Mehrwertsteuer angeben. Geben Sie unbedingt an, wie lange die jeweilige Liste gültig ist. Außerdem können Sie eine weitere Spalte für die Artikel- oder Bestellnummer einfügen. Handelt es sich um eine Preisliste für Getränke, so kann es sinnvoll sein, die Größe in Litern anzugeben.
Immerhin werden Sie für 0,2 und für 0,5 Liter Coca-Cola einen unterschiedlich hohen Preis verlangen. Sofern Sie Ihren Kunden einen Mengenrabatt bei der Abnahme einer bestimmten Stückzahl einräumen möchten, können Sie diese Information ebenfalls in Ihre Preislisten einarbeiten, um so einen Kaufanreiz zu kreieren.
Kostenlose vs. individuelle Vorlagen
Wenn es um die Erstellung einer Preisliste geht, stehen viele vor der Frage: Reicht eine kostenlose Standardvorlage aus oder lohnt sich die Investition in eine individuell gestaltete Preisliste? Die Antwort hängt von deinem Geschäft, deiner Zielgruppe und deinem professionellen Anspruch ab.
Wann reicht eine Standardvorlage?
Kostenlose Preislisten-Vorlagen – etwa für Excel, Word oder PDF – sind besonders beliebt bei Gründer:innen, Selbstständigen oder Kleinunternehmen, die schnell und unkompliziert eine übersichtliche Preisstruktur benötigen. Diese Vorlagen decken meist die grundlegenden Anforderungen ab: Sie bieten Felder für Produktnamen, Preise, Mengenangaben und Steuern und lassen sich mit geringem Aufwand anpassen. Für viele kleine Betriebe reicht das völlig aus, vor allem dann, wenn nur wenige Leistungen oder Produkte angeboten werden und sich das Angebot selten ändert. Auch für interne Zwecke oder als erste Basis für die Preisstruktur sind solche Vorlagen ideal.
Vor- und Nachteile individualisierter Preislisten
Anders sieht es aus, wenn das Unternehmen wächst, das Sortiment vielfältiger wird oder spezielle Anforderungen bestehen – etwa Staffelpreise, Rabattsysteme, projektbezogene Leistungen oder eine Anbindung an andere Dokumente wie Angebote und Rechnungen. In diesen Fällen stößt eine Standardvorlage schnell an ihre Grenzen. Eine individuell gestaltete Preisliste bietet deutlich mehr Flexibilität. Sie kann nicht nur optisch auf das eigene Corporate Design abgestimmt werden, sondern auch inhaltlich exakt auf die Anforderungen des Geschäftsmodells zugeschnitten sein. Der größte Vorteil liegt darin, dass eine individuelle Preisliste komplexe Preisstrukturen klar abbilden kann, ohne an Übersichtlichkeit zu verlieren. Auch rechtliche Hinweise, Sonderkonditionen oder erklärungsbedürftige Leistungen lassen sich hier besser integrieren. Der Nachteil besteht allerdings im höheren Aufwand – sowohl bei der Erstellung als auch bei der regelmäßigen Pflege. Zudem können externe Kosten entstehen, etwa durch Designer oder Softwarelösungen.
Tools und Software zur individuellen Preisliste
Wer den Schritt zur individuellen Preisliste gehen möchte, kann auf verschiedene Tools und Programme zurückgreifen. Excel bleibt eine gute Basis, vor allem mit Makros oder Formeln für automatische Berechnungen. Wer online arbeitet, findet in Tools wie Google Sheets flexible Alternativen mit Cloud-Funktionalität. Für professionelle Ansprüche gibt es spezialisierte Softwarelösungen wie sevDesk, Lexware oder Billomat, die Preislisten mit Angeboten, Rechnungen und Lagerverwaltung verbinden. Auch Shop-Systeme wie Shopify oder WooCommerce bieten integrierte Preislistenfunktionen, die automatisch mit dem Sortiment synchronisiert werden. Wer ein besonders ansprechendes Design wünscht, greift auf Layout-Programme wie Canva oder Adobe InDesign zurück, um die Preisliste visuell hochwertig aufzubereiten.
Ob kostenlose Vorlage oder maßgeschneiderte Lösung – entscheidend ist, dass die Preisliste zu deinem Geschäftsmodell passt, aktuell gehalten wird und deine Kund:innen schnell erfassen können, was du zu welchem Preis anbietest. Wer hier professionell arbeitet, punktet nicht nur bei der Nutzererfahrung, sondern stärkt auch die eigene Markenwirkung.
AQ: Häufige Fragen zur Preislistenvorlage
Viele Unternehmer:innen stellen sich ähnliche Fragen, wenn es um Preislisten und passende Vorlagen geht. Hier beantworten wir die häufigsten – praxisnah und verständlich.
Frage: Wie aktuell müssen Preislisten sein?
Preislisten sollten immer den aktuellen Stand deiner Produkte, Leistungen und Preise widerspiegeln. Veraltete Angaben können nicht nur zu Missverständnissen führen, sondern auch rechtlich problematisch werden – insbesondere im B2C-Bereich.
- Vermerke ein Gültigkeitsdatum oder „Stand: Monat/Jahr“ in deiner Preisliste.
- Überprüfe deine Preisliste regelmäßig, z. B. quartalsweise oder bei Preisänderungen.
- Bei Online-Preislisten empfiehlt sich ein Versions- oder Änderungsprotokoll, um nachvollziehbar zu bleiben.
Frage: Muss ich meine Preise transparent machen?
Grundsätzlich gilt: Preistransparenz schafft Vertrauen – besonders im Internet. Während du im B2B-Bereich flexibler bist, gilt für den Verbraucherschutz im B2C-Bereich die sogenannte Preisangabenverordnung (PAngV). Wenn du an Privatkund:innen verkaufst oder Dienstleistungen anbietest, ist Transparenz Pflicht – nicht nur empfehlenswert.
Das bedeutet:
- Endverbraucher:innen müssen über den Endpreis inklusive Mehrwertsteuer informiert werden.
- Auch zusätzliche Kosten (z. B. Versand, Verpackung) müssen klar angegeben sein.
- Fehlende oder missverständliche Preisangaben können abgemahnt werden.
Frage: Welche Vorlage eignet sich für Dienstleistungen?
Für Dienstleister – etwa im Handwerk, in der Kosmetik, im Coaching oder in der Beratung – gelten andere Anforderungen als im Handel. Nutze editierbare Vorlagen in Word oder Excel, damit du Leistungen flexibel anpassen oder ergänzen kannst. Bei umfangreicheren Angeboten kann auch eine Angebotsvorlage mit Preisstruktur sinnvoll sein. Eine geeignete Preislistenvorlage sollte:
✅ nach Leistungseinheiten (z. B. Stunde, Sitzung, Projekt) aufgebaut sein
✅ Kurzbeschreibungen enthalten (z. B. „Fußpflege inkl. Lack“, „Textoptimierung bis 1.000 Wörter“)
✅ klare Netto- und Bruttopreise anzeigen
✅ ggf. Stundensätze, Paketpreise oder Staffelpreise berücksichtigen
Frage: Gibt es rechtliche Vorgaben für Preislisten?
Ja – vor allem im B2C-Bereich gibt es einige rechtliche Vorgaben, die du beachten solltest:
📌 Preisangabenverordnung (PAngV)
- Gilt für den Verkauf an Endverbraucher:innen
- Pflicht zur Auszeichnung inkl. Mehrwertsteuer und Zusatzkosten
- Bei Waren: Grundpreis pro Mengeneinheit (z. B. €/kg) muss angegeben werden
📌 Kennzeichnungspflichten
- Bei Dienstleistungen: Klarheit über die Abrechnungseinheit (z. B. Stunde, Sitzung)
- Bei Sonderaktionen oder Rabatten: Zeitliche Begrenzung und Bedingungen angeben
📌 Rechtssicherheit
- Eine Preisliste stellt in der Regel kein verbindliches Angebot dar, kann aber unter bestimmten Umständen als „invitatio ad offerendum“ rechtlich wirksam werden (z. B. bei irreführender Darstellung). Im Zweifel sollte man es juristisch prüfen lassen, insbesondere bei Online-Preislisten mit breiter Reichweite. Achte zudem auf klare Formulierungen wie „unverbindlich“ oder „Änderungen vorbehalten“.
Fazit: Mit der richtigen Preislistenvorlage professionell auftreten
Eine gut strukturierte Preisliste ist weit mehr als eine formale Übersicht von Preisen – sie ist ein zentrales Element deiner Kundenkommunikation. Ob in Excel, Word oder PDF: Wer klar, transparent und ansprechend seine Leistungen oder Produkte präsentiert, schafft Vertrauen, spart Zeit und fördert den Verkaufsprozess.
Je nach Branche, Zielgruppe und Geschäftsmodell kann eine kostenlose Vorlage völlig ausreichend sein. Wer jedoch komplexe Angebote, wechselnde Konditionen oder ein stark visuelles Auftreten benötigt, profitiert langfristig von einer individuellen Lösung. Wichtig ist, dass deine Preisliste aktuell, rechtssicher und leicht verständlich ist – sowohl online als auch gedruckt.