Ablaufdiagramm erstellen – Prozesse darstellen, verstehen & optimieren

Nicht nur aber vor allem in der Wirtschaft bestimmen immer komplexere Prozesse das Gefüge. Je größer eine Firma ist und je mehr Abteilungen und Personal sie beschäftigt, desto fragmentierter laufen ihre Arbeitsprozesse ab. Im Sinne der Transparenz, der Optimierung sowie auch im Hinblick auf die Kommunikation ist es daher vielfach sinnvoll ein Ablaufdiagramm erstellen zu lassen oder selbst zu erstellen.

Ein Ablaufdiagramm erstellen bedeutet, einen vielschichtigen oder mehrteiligen Prozess in seine einzelnen Schritte herunter zu brechen, diese grafisch darzustellen und den Prozess so schließlich als übersichtliches Konzept begreifbar zu machen. Wie also geht man vor, wenn der Chef den Auftrag erteilt ein Ablaufdiagramm zu erstellen und was ist dafür nötig?

Intention und Zielsetzung definieren

Zunächst einmal ist es wichtig, klarzustellen, ob das Ablaufdiagramm im Zuge einer speziellen Zielsetzung erstellt wird. Geht es beispielsweise einzig und allein um finanzielle Aspekte, kann dies später bei den Grafiken mit größeren und kleineren Symbolen für hohe und niedrige Kosten Berücksichtigung finden. Zeitliche Zusammenhänge hingegen lassen sich mit längeren und kürzeren Pfeilen und Vektoren verdeutlichen. In jedem Fall kann eine spezifische oder aber ganz allgemeine Zielsetzung den Gehalt des Ablaufdiagramms definieren. Gibt es hingegen keine Regeln, kann gern eine allgemeine Vorlage online bemüht werden.

Ablaufdiagramm erstellen mit Word oder Excel

Wer mit der Thematik noch gar nicht vertraut ist, findet im Internet, wie erwähnt, die ein oder andere Vorlage und Beispiele sowie auch Tools und Editoren, die direkt im Browser bearbeitet werden können. Davon jedoch abgesehen genügen die gängigen Programme von Microsoft. Excel einerseits erlaubt dank der Tabellenstruktur die einfache Darstellung von Abläufen und Zusammenhängen in horizontaler und vertikaler Richtung. Word andererseits eignet umso mehr, da sich darin von Haus aus die für Ablaufdiagramme üblichen Symbole und Formen einfügen lassen. Wofür Kreis, Quadrat, Raute, Pfeil und so weiter stehen, veranschaulichen idealerweise besagte Muster aus dem Internet. Da diese kostenlos sind und es für die grafische Darstellung diverse Regeln gibt, empfiehlt sich für ungeübte Nutzer, hiervon Gebrauch zu machen.

Die Vorgehensweise bei der Erstellung

Ist die Zielsetzung klar oder lautet der Auftrag schlicht ein allgemeines Ablaufdiagramm zu erstellen, so gilt nun also der Fokus dem jeweils darzustellenden Prozess. Dieser kann mehr oder weniger komplex sein und etwa die gesamte Strecke von „Kunde ruft bei Firma an“ bis „Kunde erhält Ware und bezahlt“ umfassen oder auch nur einen Teil dessen wie etwa „Kostenkalkulation und Angebot an Kunden“ betreffen. Dementsprechend muss ein Prozess Ebene für Ebene betrachtet werden und es besteht immerzu die Frage danach, ob ein dargestelltes Element auch tatsächlich einen einzelnen Teilprozess darstellen soll oder nicht eine weitere Unterteilung sinnvoll ist.

Insbesondere Aspekte wie „Materialbeschaffung“ oder „Warenproduktion“ bergen für sich viele einzelne Prozesse. Ob es tatsächlich sinnvoll ist, diese im Einzelnen darzustellen oder mit den genannten Stichworten zusammenzufassen, hängt von der anfangs beschriebenen Zielsetzung ab. In jedem Fall gilt: je spezifischer man beim Ablaufdiagramm erstellen vorgeht und desto mehr  Details man offenlegt, desto größer das Ausmaß, mehr die Arbeit und länger die nötige Zeit.

Die Vorteile eines Ablaufdiagramms

Ablaufdiagramme und ähnliche grafische Darstellungsmöglichkeiten von Prozessen aus Wirtschaft, Politik und anderen Bereichen sind umso sinnvoller, je komplexer die zugrunde liegenden Vorgänge strukturiert sind. Schließlich sind dadurch umso mehr Entscheidungen am Gesamtergebnis beteiligt und es nehmen umso mehr Faktoren Einfluss darauf. Darin begründet ergeben sich eine Reihe von Vorteilen und Nutzen für ein solches Diagramm:

  • Dokumentation und vereinfachte Darstellung vielschichtiger Prozesse und Projekten
  • Möglichkeit der Bewertung, Bearbeitung und Optimierung der Prozesse und Projekte
  • Qualitätszertifizierung nach ISO 9000
  • Offenlegung der Personalstruktur
  • Darstellung von Netzwerken, Abhängigkeiten, Hürden und Umwegen
  • Analyse von Ursache und Wirkung

Wie man anhand dieser Effekte erkennt, ist es im Zuge verschiedener Wirtschaftsvorgänge sinnvoll, ein Ablaufdiagramm zu erstellen. Das betrifft etwa das Personal-, Produkt- und Qualitätsmanagement im Sinne des Erreichen, Erhalts oder Übertreffen von Standards. Auch der Finanz- beziehungsweise Budgetplanung eines Betriebes oder eines Projektes kommt aufschlussreiches Ablaufdiagramm zugute. Nicht zuletzt ergeben zufriedenstellende Erkenntnisse aus einem Ablaufdiagramm auch nützliche Ansätze in Bezug auf das Marketing und die Öffentlichkeitsarbeit. Insbesondere der Aspekt der Transparenz kommt hierbei zum Tragen.

Sogar für private Belange denkbar

Neben all den rein geschäftlichen und wirtschaftlichen Vorgängen kann ein Ablaufdiagramm überdies auch im privaten Bereich Anwendung finden. Beispiele dafür sind aufwändige Renovierungs- oder Bauarbeiten, die Haushalts- oder Urlaubsplanung und sogar die Bewältigung persönlicher Defizite wie etwa einer Sozialphobie, die ein Telefongespräch zur Stresssituation macht. In all diesen Situationen macht sich klare Struktur und gute Übersicht bezahlt. Dafür ein Ablaufdiagramm zu erstellen, kann also durchaus Sinn machen – selbst wenn es im Voraus und damit eher zu Planungs- als Analysezwecken geschieht.

Ähnliche Beiträge
Dieser Beitrag wurde am 19. März 2021 veröffentlicht.