Aktionsplan – effektiv und zielgerichtet zum Erfolg

Es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun. Anders ausgedrückt: damit aus einem Vorhaben ein letztlich erreichtes Ziel wird, bedarf es Aktion. Das gilt für die einfachsten persönlichen Belange wie etwa fitter zu werden oder sich gesünder zu ernähren und ebenso für komplexe Projekte innerhalb einer Firma oder nich größeren Institutionen. Nicht umsonst ist beispielsweise in der Politik immer mal von einem Aktionsplan die Rede.

Einfach ausgedrückt ist ein Aktionsplan also eine schriftliche oder anders visualisierte Darstellung von einzelnen Aktionen zum Erreichen eines bestimmten Ziels. Da es vor allem auf dieses Prinzip der Schriftlichkeit ankommt, gibt es für einen wirklich effektiven Aktionsplan durchaus einige Aspekte und Vorgaben zu beachten. Denn wie so oft bestimmen Ordnung, Struktur und konsequentes Umsetzen den Erfolg eines jeden Projektes.

Welchen Zweck hat ein Aktionsplan?

Je größer eine Idee im Kopf ist, desto komplexer gestaltet sich deren Umsetzen. Doch auch bei kleinsten Ideen kann diffuses Handeln die Sicht auf das große Ziel vernebeln und Stagnation bedeuten. Am Ende bleibt es dann bei der Idee. Ein sorgsam ausgearbeiteter und zu Papier (oder auf den Bildschirm) gebrachter Aktionsplan hingegen ergibt eine stetige Orientierung und fördert beständiges Handeln im Sinne des Plans. Insbesondere bei großen Vorhaben bewirkt die Übersichtlichkeit durch einen Aktionsplan eine realistische Sicht und lässt selbst größte Aufgaben umso machbarer erscheinen.

Maßnahmen und Zwischenziele können Stück für Stück abgehakt werden und dienen gewissermaßen als Checkpoints, die obendrein die Motivation hochhalten. Betrifft der Aktionsplan nicht nur eine private Person sondern ein Team oder ganze Arbeiterschaft fördert das sukzessive Erreichen kleiner und großer Erfolge außerdem den Zusammenhalt wie von selbst. Des Weiteren ist besseres Zeitmanagement ein Argument für sich. Wer beim Erstellen eines Aktionsplans auch sinnvolle Termine und Fristen mit einbezieht, hat so nicht nur das Ziel selbst sondern vielmehr ein Ende der vielen harten Arbeit im Blick.

Was Sie beim Erstellen von einem Aktionsplan beachten sollten?

Das Was und Wie sind natürlich die größten W-Fragen in Bezug auf einen Aktionsplan. Insgesamt kommen jedoch einige Aspekte mehr in Frage und umso größer und komplexer das Projekt ist, desto umfangreicher kann ein Aktionsplan ausfallen. Idealerweise sind also unter anderem folgende Dinge für die jeweiligen Aktionen zu bedenken:

  • Was genau ist im einzelnen zu tun?
  • Wer ist beteiligt beziehungsweise zuständig?
  • Wann beginnt eine Aktion und wann soll sie beendet sein?
  • Welche Ressourcen sind gegebenenfalls nötig?
  • Wie gelingt eine Aktion am einfachsten?
  • Welche Aktionen könnten sich eventuell zusätzlich ergeben?

Dies sind freilich nur grundlegende Beispiele und können je nach Zielsetzung ergänzt, abgeändert oder ausgelassen werden. Zudem empfiehlt es sich, stets darauf zu achten, dass Aktionen möglichst einzeln für sich stehen und nicht etwa mehrere Aktionen beinhalten.

Wie Sie selbst einen Aktionsplan erstellen können?

Die erwähnten Fragestellungen zeigen bereits, wie ausführlich ein Aktionsplan ausfallen kann und wie nötig eine ordentliche Darstellung ist. Die einfachste Art und Weise ist hierfür eine tabellarische Umsetzung mit individuellen Spalten für die jeweiligen Punkte. Zum Beispiel kann ein Aktionsplan folgende Überschriften für die Spalten beinhalten:

  • Pos. Nr.: als übersichtliche Nummerierung
  • Zuständig: zum Eintragen der betreffenden Personen
  • Aktion: als Hauptpunkt
  • Status: zur Darstellung ob erledigt, offen, verschoben etc.
  • Start: als Beginn der Aktion
  • Ende: als geplantes Ende der Aktionen bzw. Frist
  • Termin: ggf. als Ersatz für Start und Ende
  • Kommentar: für evtl. zusätzliche Informationen vor oder nach der Aktion

Leicht umzusetzen und derweil sehr sinnvoll ist zudem eine minimal grafische Aufbereitung des Aktionsplans. Das heißt etwa die Felder unter „Status“ grün, gelb oder rot auszufüllen um den gegenwärtigen Stand noch besser zu veranschaulichen. Ebenso lassen sich ganze Zeilen je nach zuständiger Person einfärben, falls ein größeres Team involviert ist, sodass niemand seine Aufgaben übersieht.

Für die Praxis: Damit gelingt ein Aktionsplan ganz leicht

Die beschriebene Umsetzung lässt sich vor allem mit dem Programm Excel im Handumdrehen realisieren. Excel bietet generell die Funktion der tabellarischen Darstellung, gewährt auf einfachste Weise grundlegende grafische Ergänzungen und hält für komplexere Projekte auch Formeln und weitere Funktionen bereit, um etwa eine Budgetplanung zu integrieren. Neben Excel sind natürlich auch Word und adäquate Schreibprogramme ausreichend dienlich, zumal sich auch dort ohne viel Aufwand einzelne Tabellen einfügen lassen.

Für einen Aktionsplan mit besonderem Augenmerk auf die grafische Aufbereitung empfehlen sich Formen wie Rechtecke, Kästchen und Pfeile, was einerseits auch in den erwähnten Schreibprogrammen möglich ist andererseits aber auch mittels Webseiten im Internet gelingt. Verschiedene Anbieter halten hier Vorlagen und eigene Editoren bereit und verhelfen so zu einem individuellen auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmten Aktionsplan.

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Dieser Beitrag wurde am 3. März 2021 veröffentlicht.