Aktionsplan Vorlage – zielgerichtet zum Erfolg

Es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun. Anders ausgedrückt: damit aus einem Vorhaben ein letztlich erreichtes Ziel wird, bedarf es Aktion. Das gilt für die einfachsten persönlichen Belange wie etwa fitter zu werden oder sich gesünder zu ernähren und ebenso für komplexe Projekte innerhalb einer Firma oder nich größeren Institutionen. Nicht umsonst ist beispielsweise in der Politik immer mal von einem Aktionsplan die Rede.

Einfach ausgedrückt ist ein Aktionsplan also eine schriftliche oder anders visualisierte Darstellung von einzelnen Aktionen zum Erreichen eines bestimmten Ziels. Da es vor allem auf dieses Prinzip der Schriftlichkeit ankommt, gibt es für einen wirklich effektiven Aktionsplan durchaus einige Aspekte und Vorgaben zu beachten. Denn wie so oft bestimmen Ordnung, Struktur und konsequentes Umsetzen den Erfolg eines jeden Projektes.

Was ist ein Aktionsplan?

Ein Aktionsplan ist ein Dokument, das die Schritte beschreibt, die unternommen werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Er dient als eine Art Handlungsleitfaden, der die konkreten Schritte, Verantwortlichkeiten und den Zeitrahmen für die Umsetzung festlegt.

Ein Aktionsplan ist in der Regel sehr detailliert und konkret und enthält oft auch eine Budgetplanung, um sicherzustellen, dass genügend Ressourcen für die Umsetzung der Schritte vorhanden sind. In der Regel wird ein Aktionsplan von einem Team oder einer Arbeitsgruppe erstellt, die für die Umsetzung eines Projekts oder einer Initiative verantwortlich sind.

Ein Aktionsplan kann für viele verschiedene Zwecke erstellt werden, wie z.B. für die Umsetzung von Marketingstrategien, für die Verbesserung von Geschäftsprozessen, für die Umsetzung von IT-Projekten oder für die Umsetzung von Personalentwicklungsmaßnahmen.

Welchen Zweck hat ein Aktionsplan?

Je größer eine Idee im Kopf ist, desto komplexer gestaltet sich deren Umsetzen. Doch auch bei kleinsten Ideen kann diffuses Handeln die Sicht auf das große Ziel vernebeln und Stagnation bedeuten. Am Ende bleibt es dann bei der Idee. Ein sorgsam ausgearbeiteter und zu Papier (oder auf den Bildschirm) gebrachter Aktionsplan hingegen ergibt eine stetige Orientierung und fördert beständiges Handeln im Sinne des Plans. Insbesondere bei großen Vorhaben bewirkt die Übersichtlichkeit durch einen Aktionsplan eine realistische Sicht und lässt selbst größte Aufgaben umso machbarer erscheinen.

Maßnahmen und Zwischenziele können Stück für Stück abgehakt werden und dienen gewissermaßen als Checkpoints, die obendrein die Motivation hochhalten. Betrifft der Aktionsplan nicht nur eine private Person sondern ein Team oder ganze Arbeiterschaft fördert das sukzessive Erreichen kleiner und großer Erfolge außerdem den Zusammenhalt wie von selbst. Des Weiteren ist besseres Zeitmanagement ein Argument für sich. Wer beim Erstellen eines Aktionsplans auch sinnvolle Termine und Fristen mit einbezieht, hat so nicht nur das Ziel selbst sondern vielmehr ein Ende der vielen harten Arbeit im Blick.

Wie ist ein Aktionsplan aufgebaut?

Ein typischer Aktionsplan umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

1. Zielsetzung: Hier wird das Ziel oder die Ziele, die erreicht werden sollen, beschrieben und präzise definiert.
2. Schritte: Hier werden die konkreten Schritte beschrieben, die unternommen werden müssen, um das Ziel zu erreichen.
3. Verantwortlichkeiten: Hier wird festgelegt, wer für die Umsetzung der einzelnen Schritte verantwortlich ist.
4. Zeitplan: Hier wird ein Zeitrahmen festgelegt, innerhalb dessen die Schritte umgesetzt werden müssen.
5. Budgetplanung: Hier wird eine Übersicht über die Kosten erstellt, die für die Umsetzung der Schritte benötigt werden.
6. Überwachung und Kontrolle: Hier wird beschrieben, wie der Fortschritt des Projekts überwacht und kontrolliert wird, um sicherzustellen, dass das Ziel erreicht wird.

Insgesamt ist ein Aktionsplan ein nützliches Werkzeug, um sicherzustellen, dass ein Projekt oder eine Initiative erfolgreich umgesetzt wird.

Wo wird ein Aktionsplan eingesetzt?

Ein Aktionsplan wird in der Regel in verschiedenen Bereichen eingesetzt, in denen konkrete Schritte zur Erreichung eines Ziels erforderlich sind. Hier sind einige Bereiche, in denen Aktionspläne häufig eingesetzt werden:

1. Geschäft: Aktionspläne werden in der Geschäftswelt häufig eingesetzt, um Ziele wie die Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen, die Verbesserung von Geschäftsprozessen oder die Erhöhung des Umsatzes zu erreichen.
2. Marketing: Aktionspläne werden auch häufig im Marketing eingesetzt, um Marketingkampagnen zu planen und umzusetzen. Hierbei können konkrete Schritte wie Werbemaßnahmen, Social-Media-Kampagnen oder die Organisation von Veranstaltungen festgelegt werden.
3. IT-Projekte: Aktionspläne werden in der IT oft eingesetzt, um Projekte wie die Einführung neuer Software oder die Entwicklung von Websites zu planen und umzusetzen.
4. Personalentwicklung: Aktionspläne werden auch oft in der Personalentwicklung eingesetzt, um Schulungen, Mentoring-Programme oder Mitarbeiterförderprogramme zu planen und umzusetzen.
5. Non-Profit-Organisationen: Aktionspläne werden auch häufig in Non-Profit-Organisationen eingesetzt, um Ziele wie die Durchführung von Spendenaktionen oder die Umsetzung von sozialen Projekten zu erreichen.

Insgesamt kann ein Aktionsplan in jedem Bereich eingesetzt werden, in dem ein Ziel erreicht werden soll, das durch konkrete Schritte und Maßnahmen umgesetzt werden kann.

Was ist der Unterschied zwischen einem Aktionsplan und Maßnahmenplan?

Ein Aktionsplan und ein Maßnahmenplan haben beide das Ziel, eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es gibt jedoch einige Unterschiede zwischen den beiden Plänen.

Ein Aktionsplan ist ein Dokument, das eine umfassende Übersicht über die Schritte, Verantwortlichkeiten, Zeitrahmen und Budgets bietet, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Ein Aktionsplan ist in der Regel umfassender und detaillierter als ein Maßnahmenplan und kann die Umsetzung eines Projekts oder einer Initiative in mehreren Phasen umfassen.

Ein Maßnahmenplan hingegen ist in der Regel ein detailliertes Dokument, das sich auf eine spezifische Maßnahme konzentriert, die erforderlich ist, um ein Ziel zu erreichen. Ein Maßnahmenplan enthält oft detaillierte Informationen darüber, was genau getan werden muss, wer dafür verantwortlich ist, bis wann die Maßnahme umgesetzt sein muss und wie die Ergebnisse gemessen werden.

Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass ein Maßnahmenplan oft als Teil eines umfassenderen Aktionsplans erstellt wird. Ein Aktionsplan kann mehrere Maßnahmenpläne enthalten, die aufeinander abgestimmt sind und dazu beitragen, das übergeordnete Ziel zu erreichen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass ein Aktionsplan eine umfassendere Übersicht über die Schritte, Verantwortlichkeiten und Budgets bietet, die erforderlich sind, um ein Ziel zu erreichen, während ein Maßnahmenplan sich auf eine spezifische Maßnahme konzentriert, die Teil des Aktionsplans sein kann.

Was Sie beim Erstellen von einem Aktionsplan beachten sollten?

Das Was und Wie sind natürlich die größten W-Fragen in Bezug auf einen Aktionsplan. Insgesamt kommen jedoch einige Aspekte mehr in Frage und umso größer und komplexer das Projekt ist, desto umfangreicher kann ein Aktionsplan ausfallen. Idealerweise sind also unter anderem folgende Dinge für die jeweiligen Aktionen zu bedenken:

• Was genau ist im einzelnen zu tun?
• Wer ist beteiligt beziehungsweise zuständig?
• Wann beginnt eine Aktion und wann soll sie beendet sein?
• Welche Ressourcen sind gegebenenfalls nötig?
• Wie gelingt eine Aktion am einfachsten?
• Welche Aktionen könnten sich eventuell zusätzlich ergeben?

Dies sind freilich nur grundlegende Beispiele und können je nach Zielsetzung ergänzt, abgeändert oder ausgelassen werden. Zudem empfiehlt es sich, stets darauf zu achten, dass Aktionen möglichst einzeln für sich stehen und nicht etwa mehrere Aktionen beinhalten.

Wie schreibe ich einen Aktionsplan?

Die erwähnten Fragestellungen zeigen bereits, wie ausführlich ein Aktionsplan ausfallen kann und wie nötig eine ordentliche Darstellung ist. Die einfachste Art und Weise ist hierfür eine tabellarische Umsetzung mit individuellen Spalten für die jeweiligen Punkte. Zum Beispiel kann ein Aktionsplan folgende Überschriften für die Spalten beinhalten:

• Pos. Nr.: als übersichtliche Nummerierung
• Zuständig: zum Eintragen der betreffenden Personen
• Aktion: als Hauptpunkt
• Status: zur Darstellung ob erledigt, offen, verschoben etc.
• Start: als Beginn der Aktion
• Ende: als geplantes Ende der Aktionen bzw. Frist
• Termin: ggf. als Ersatz für Start und Ende
• Kommentar: für evtl. zusätzliche Informationen vor oder nach der Aktion

Leicht umzusetzen und derweil sehr sinnvoll ist zudem eine minimal grafische Aufbereitung des Aktionsplans. Das heißt etwa die Felder unter „Status“ grün, gelb oder rot auszufüllen um den gegenwärtigen Stand noch besser zu veranschaulichen. Ebenso lassen sich ganze Zeilen je nach zuständiger Person einfärben, falls ein größeres Team involviert ist, sodass niemand seine Aufgaben übersieht.

Für die Praxis: Damit gelingt ein Aktionsplan ganz leicht

Die beschriebene Umsetzung lässt sich vor allem mit dem Programm Excel im Handumdrehen realisieren. Excel bietet generell die Funktion der tabellarischen Darstellung, gewährt auf einfachste Weise grundlegende grafische Ergänzungen und hält für komplexere Projekte auch Formeln und weitere Funktionen bereit, um etwa eine Budgetplanung zu integrieren. Neben Excel sind natürlich auch Word und adäquate Schreibprogramme ausreichend dienlich, zumal sich auch dort ohne viel Aufwand einzelne Tabellen einfügen lassen.

Für einen Aktionsplan mit besonderem Augenmerk auf die grafische Aufbereitung empfehlen sich Formen wie Rechtecke, Kästchen und Pfeile, was einerseits auch in den erwähnten Schreibprogrammen möglich ist andererseits aber auch mittels Webseiten im Internet gelingt. Verschiedene Anbieter halten hier Vorlagen und eigene Editoren bereit und verhelfen so zu einem individuellen auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmten Aktionsplan.