Der Arbeitsnachweis – Formalität und Notwendigkeit

Mit einem Arbeitsnachweis erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber die Bestätigung und Bescheinigung über ein bestehendes Arbeitsverhältnis. Dies stellt gewissermaßen einen Beweis einer Anstellung dar, welcher in verschiedenen Situationen notwendig sein kann. Insbesondere hebt sich der Arbeitsnachweis vom ausführlichen Arbeitsvertrag ab, da er einige Informationen auslässt und stattdessen nur das wesentliche dokumentiert, nämlich dass ein Arbeitsverhältnis und bestimmte Arbeitszeiten bestehen.

Genau diesen Nachweis bedarf es beispielsweise um den Betreuungsbedarf in einer Kindertagesstätte zu begründen oder auch wenn ein Studienbewerber einen Ortsantrag stellt. Ebenfalls können Institutionen wie Banken beim Kreditantrag oder ein Vermieter im Vorfeld eines Mietverhältnisses einen Arbeitsnachweis anfordern.

Arbeitsnachweis: Aufgepasst bei der Definition

Zu erwähnen ist, dass der Begriff Arbeitsnachweis teilweise auch synonym verwendet wird. Klar abzugrenzen ist hierbei nämlich die sogenannte Arbeitsbescheinigung. Diese wiederum ist ein Formular, welches ein beendetes Arbeitsverhältnis dokumentiert, und für einen Antrag auf Arbeitslosengeld bei der Bundesagentur für Arbeit notwendig. Ebenfalls eine Sache für sich markiert ein Arbeitszeitnachweis.

Bei diesem handelt es sich vielmehr um das Erfassen der Arbeitszeit, was seit 2015 für geringfügig Beschäftigte und Angestellte in diversen Branchen wie beispielsweise dem Gaststättengewerbe von Bedeutung ist. Wer also im Internet nach einer Arbeitsnachweis Vorlage oder einem Muster sucht, findet unter Umständen einen Vordruck für den Arbeitszeitnachweis. Kostenlose downloads gibt es nämlich für beide Dokumente in verschiedenen Ausführung.

Im Internet gibt es vielfach Muster und Beispiele

Wenn Sie also einen Arbeitsnachweis als Bestätigung Ihres Arbeitsverhältnisses anfordern wollen oder jedoch als Arbeitgeber selbst einen aushändigen müssen und im Vorfeld nach einem Muster suchen, achten Sie genau darauf, wie die Vorlage gestaltet ist. Im Idealfall finden Sie die Zusatzinformation, dass es sich um einen Arbeitsnachweis gemäß § 2 Abs. 1 NachwG (Nachweisgesetz) handelt. Dann nämlich enthält das Schriftstück die gesetzlich festgelegten nötigen Details:

  • Namen und Anschrift der Vertragsparteien
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • Befristung des Arbeitsverhältnisses, sofern eine vorliegt
  • Arbeitsort beziehungsweise die Arbeitsorte
  • Art der Tätigkeit
  • Arbeitszeit und Entlohnung
  • Urlaubsdauer
  • Kündigungsfristen

Sofern sich wesentliche Vertragsbedingungen in diesen Punkten ändern, ist das spätestens nach Ablauf eines Monats schriftlich mitzuteilen, also gegebenenfalls ein neuer Arbeitsnachweis auszustellen. Im Übrigen besteht allerdings kein Anspruch auf einen Arbeitsnachweis, sofern das Beschäftigungsverhältnis maximal einen Monat lang dauert.

Achten Sie auf formelle Abläufe

Wichtig für Arbeitnehmer ist, dass das Dokument stets vom Arbeitgeber ausgefüllt werden muss und dieser es unterzeichnet sowie gegebenenfalls abstempelt. Ganz gleich also, ob Sie den Arbeitsnachweis selbst schreiben oder ein Muster verwenden, achten Sie letztlich auf die obligatorischen Abläufe. Nicht zuletzt deswegen, da manche Institutionen, wo der Nachweis benötigt wird, ein Original oder aber zumindest eine unterschriebene Kopie verlangen.

Unter Umständen lohnt sich der Eigenentwurf

Beabsichtigen Sie nun den Arbeitsnachweis selbst zu schreiben, helfen Ihnen die gängigen Schreibprogramme wie Microsoft Word, Open Office oder LibreOffice weiter. Mit einem üblichen Textdokument können Sie entweder ein Formular verfassen, welches die nötigen Lücken zum Ausfüllen bietet oder aber direkt den kompletten Nachweis als ganzes schreiben, falls Sie ohnehin der Arbeitgeber sind. Der eigenhändige Entwurf bietet sich vor allem dann an, wenn es womöglich gar kein ganz so ausführliches Dokument auf Grundlage der Gesetzgebung braucht oder auch Aspekte wie die Entlohnung nicht aufgeführt werden sollen.

Dann gehören jedoch zumindest einige grundsätzliche Daten in das Dokument. Dies sind natürlich zum einen der Name und die Anschrift des Arbeitgebers und zum anderen die jeweiligen Personenangaben zum Arbeitnehmer. Weiterhin bietet sich die Erwähnung des Aufgabenbereichs beziehungsweise der Position des Arbeitnehmers an und auch die Arbeitszeiten, eventuelle freie Tage und Arbeitsstunden pro Woche sind unter Umständen von Belang.

Zusammengefasst – das ist wichtig

Wer nun im Internet nach einem Muster oder einer Vorlage für einen Arbeitsnachweis sucht, muss sich sicher sein, welche Art von Dokument er benötigt. Denn gleichwohl ähnlich klingend und fälschlicherweise oft verwechselt, ist die Arbeitsbescheinigung ein ganz anderes Dokument und für das Arbeitsamt interessant anstatt für Vermieter, eine Kindertagesstätte oder sonstige Institutionen.

Diese wiederum verlangen eben jenes ausführliche Dokument, wie es Paragraph 2 Absatz 1 des Nachweisgesetzes vorsieht. In dem Fall beinhaltet die Bescheinigung eine Fülle von Informationen. Außerdem ist es stets der Arbeitnehmer, der vom Arbeitgeber den Arbeitsnachweis anfordern kann. Somit muss schließlich letzterer dafür Sorge tragen, dass am Ende die Unterschrift und gegebenenfalls ein Stempel gesetzt wird, so wie es die Formalität verlangt. 

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Dieser Beitrag wurde am 10. Dezember 2020 veröffentlicht.