Über einen Belegungsplan bzw. Belegungskalender kann man erfassen, ob Einrichtungen zu einem bestimmten Zeitpunkt belegt sind oder noch verfügbar sind. Ein Belegungskalender ist hilfreich bei der Belegung von Ferienwohnungen, Unterkünften oder Ferienhäusern. Der Belegungsplan liefert eine schnelle Übersicht über alle bisherigen Belegungen. Mit einer Belegungskalender-Vorlage können Sie schnell die laufenden Belegungen erfassen oder ergänzen.
Bei einem individuellen Belegungskalender ist es wichtig vorab zu definieren, welche Zeiträume von Kunden und Interessenten belegt werden können. Handelt es sich um vollständige Tage, so lässt sich ein relativ einfacher Planer verwenden. Bei diesem Plan werden nur einzelne Tage definiert und die Belegung entsprechend eingetragen. Dies lässt sich mit einem Tagesplaner bewerkstelligen, der alle 365 Tage eines Jahres dokumentiert. Der Belegungskalender kann gegliedert werden auf Basis der einzelnen Monate und jeweils die dazugehörigen Tage auflisten. Mit Hilfe von farblichen Markierungen können einzelne Wochentage hervorgehoben werden oder verschiedene Arten der Belegung definiert werden.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Belegungskalender?
Ein Belegungskalender ist ein Kalender oder Zeitplan, der die Verfügbarkeit von Räumlichkeiten, Unterkünften oder anderen Einrichtungen für einen bestimmten Zeitraum anzeigt. Der Belegungskalender zeigt an, wann eine Einrichtung reserviert oder belegt ist und wann sie verfügbar ist.
Ein Belegungskalender kann auf verschiedene Arten erstellt werden, z.B. manuell auf Papier oder digital auf einem Computer oder einer Website. In der Regel ist der Belegungskalender in einem Rasterformat angelegt, das den Zeitraum auf der horizontalen Achse und die Einrichtungen auf der vertikalen Achse darstellt. Jeder Zeitraum wird in der Regel durch einen Block dargestellt, wobei die Farben oder Symbole des Blocks anzeigen, ob die Einrichtung für diesen Zeitraum belegt, frei oder reserviert ist.
Ein Belegungskalender wird oft in der Vermietungsbranche eingesetzt, um die Verfügbarkeit von Ferienwohnungen, Zimmern, Veranstaltungsräumen oder anderen Einrichtungen zu verwalten und zu planen. Er kann auch in der Planung von Zeitplänen für Besprechungen, Sportplätze oder andere Ressourcen verwendet werden. Der Belegungskalender kann den Buchungsprozess für Kunden erleichtern und es Vermietern oder Eigentümern ermöglichen, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen.
Warum ist ein Belegungskalender sinnvoll?
Ein Belegungsplan bzw. Belegungskalender ist natürlich sinnvoll, wenn Sie selbst die Belegung überwachen wollen und erfassen müssen, zu welchen Zeiträumen das Objekt belegt ist. Gleichzeitig ist der Belegungskalender eine gute Übersicht für alle potentiellen Interessenten, die sich über die Belegung informieren wollen und nach einer freien Belegung suchen. Mit Hilfe eines Belegungskalenders kann man die Interessenten schnell über Belegung informieren.
Je nach Anforderung kann die Belegungskalender-Vorlage in unterschiedlichen Fällen zum Einsatz kommen.
- Mietobjekte wie Ferienwohnungen oder Ferienhäuser
- Räume, Plätze oder Hallen wie Besprechungsräume, Sporthallen oder Fußballplätze
- Nutzung von Objekten und Gegenständen wie beispielsweise Werkzeug
- Nutzung von beweglichen Sachen wie beispielweise Autos oder Fahrrädern
- Verwendung von Büchern oder Dokumenten in der Schule oder im Studium
- Als Einsatzplan bei der Personalplanung, wenn Mitarbeiter sich an einem bestimmten Tag an einem bestimmten Ort aufhalten sollen im Sinne eines Dienstplans
Belegungskalender-Vorlage mit Excel oder Word erstellen
Ein Belegungskalender muss auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sein. Sie können eigene Belegungsplan-Vorlagen mit Programmen wie MS Excel oder MS Word erstellen oder dann immer wieder verwenden. Auf einzelnen Webseiten werden derartige Vorlagen und Muster auch zum Download angeboten, die Sie dann kostenlos nutzen können. Achten Sie hierbei darauf, dass die Vorlagen auch angepasst werden können und so eine individuelle Nutzung ermöglichen.
Hier sind einige Schritte, um eine einfache Belegungskalender-Vorlage in Excel zu erstellen:
- Öffnen Sie eine neue Excel-Datei und erstellen Sie eine Tabelle mit Spaltenüberschriften, z.B. Datum, Raum/Objekt, Verfügbarkeit.
- Füllen Sie die Tabelle mit Daten, indem Sie den Zeitraum, die Räume/Objekte und ihre Verfügbarkeit eintragen.
- Formatieren Sie die Tabelle, indem Sie die Schriftart, Farben und Symbole anpassen, um den Belegungskalender übersichtlicher zu gestalten.
- Erstellen Sie eine Legende oder eine Erklärung, um die Symbole und Farben im Kalender zu erklären.
- Speichern Sie die Datei als Vorlage, um sie in Zukunft verwenden zu können.
Für die Erstellung einer Belegungskalender-Vorlage in Word können Sie ähnliche Schritte verwenden, indem Sie eine Tabelle erstellen und sie mit Daten und Formatierungen füllen. Sie können auch Vorlagen aus dem Internet herunterladen und an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Es gibt auch viele kostenlose und kostenpflichtige Belegungskalender-Tools online, die Sie verwenden können, um einen Belegungskalender einfach und schnell zu erstellen. Diese Tools bieten oft zusätzliche Funktionen wie Buchungssysteme, Online-Zahlungen und automatische Benachrichtigungen.
Online finden Sie auch Anbieter, die Tools zur Terminplanung bereitstellen. Dies ist erforderlich, falls Sie einen komplexeren Plan benötigen, beispielsweise wenn pro Tag mehrere Buchungen auf Stundenbasis erfasst werden sollen. In diesem Fall sollten Sie keinen Belegungskalender auf Tagesbasis verwenden, sondern idealerweise auf ein Online-Tool zurückgreifen. Derartige Buchungssysteme sind aber meist nicht kostenlos.
Kostenloser Belegungskalender für MS Excel
Der nachfolgende Belegungskalender wurde mit MS Excel (.xlsx) erstellt und ermöglicht Ihnen das Erfassen von Belegungen auf Tagesbasis für einen Zeitraum von einem Jahr. Er kann kostenlos genutzt werden. Durch einem Klick auf das nachfolgende Bild können Sie die Vorlage im Excel-Format herunterladen.
