Briefkopf-Vorlage selbst erstellen

Wie erstellt man eine Briefkopf-Vorlage? Worauf sollte man beim Anlegen einer Vorlage achten? Welche Programme kann man für die Erstellung einer Briefkopf-Vorlage nutzen? Auf dieser Seite wollen wir Ihnen Tipps geben, wie Sie selbst schnell und einfach eine Vorlage für Ihren Briefkopf erstellen können.

Die Vorlage kann für jedes neue Dokument genutzt werden, so dass Ihre Briefe ein einheitliches Erscheinungsbild haben: Egal ob geschäftliches Anschreiben oder privater Brief!Sie können die Vorlage online herunterladen, abspeichern und bei neuen Briefen jederzeit auf die Vorlage zurückgreifen. Briefvorlagen kann man auch selbst mit Word oder mit jedem anderen Schreibprogramm erstellen.

Inhaltsverzeichnis

Briefkopf-Vorlage online herunterladen

Nachfolgend finden Sie einige Ideen, wie ein Briefkopf aussehen könnte. Es handelt sich um Beispiele, die Sie kostenlos herunterladen können. Sie können den Briefkopf für Ihre private Korrespondenz, für Bewerbungen oder für Geschäftsbriefe nutzen. Natürlich können Sie jeden Briefkopf auch selbst modifizieren. So erschaffen Sie ein individuelles Design für Ihren Briefkopf.

Ich biete Ihnen nachfolgend einige kostenlose Vorlagen an. Bei einem Klick auf das jeweilige Bild öffnet sich ein Word-Dokument und Sie können den kostenlosen Download online starten.

Briefkopf mit horizontaler Beschriftung
Fromaler Briefkopf mit horizontaler Beschriftung und Trennzeichen in Fettschrift (Microsoft Word)
Briefkopf mit Beschriftung linksbündig
Briefkopf mit Beschriftung linksbündig
Briefkopf mit Beschriftung rechtsbündig
Kostenlose Briefkopf-Vorlage mit Beschriftung rechtsbündig (Microsoft Word)
Briefkopf mit Beschriftung in einem Rahmen
Briefkopf mit Beschriftung in einem Rahmen (Microsoft Word)
Briefkopf mit Beschriftung rechtsbündig und einseitigem Rahmen
Moderner Briefkopf mit Beschriftung rechtsbündig und einseitigem Rahmen (Microsoft Word)
Briefkopf mit kursiver, horizontaler Beschriftung
Kostenlose Briefkopf-Vorlage mit kursiver, horizontaler Beschriftung (Microsoft Word)
Briefkopf mit grauem Rahmen, rechtsbündig
Moderner Briefkopf mit grauem Rahmen, rechtsbündig (Microsoft Word)

Vorteile einer Briefkopf Vorlage

Das Anlegen einer Briefkopf-Vorlage hat einige wesentliche Vorteile für Sie:

  • Mithilfe von einem Briefkopf wird das Schreiben von professionellen Briefen in wenigen Minuten möglich und man muss sich nicht ständig mit dem Layout und der Formatierung der Briefe herumärgern.
  • Sie können die Mustervorlagen für jedes neue Dokument verwenden im Rahmen Ihrer geschäftlichen oder privaten Korrespondenz nutzen. Die Vorlage dient demnach dazu, ein einheitliches und seriöses Erscheinungsbild zu vermitteln.

Die obige kostenlose Briefkopf-Vorlage können Sie für jeden Brief verwenden: Bewerbungsschreiben bei einer Bewerbung, Entschuldigungsbrief bei einem privaten Schriftverkehr, Anschreiben bei einer Kündigung oder einer Bewerbung, etc. Das Desgin des Briefs ist dann immer identisch, es wirkt seriös und profesionell.

Die klassische Briefkopf-Vorlage

Nachfolgend finden Sie eine klassische Vorlage für einen formalen Briefkopf. Das Adressfeld des Absenders befindet sich rechts oben. Der Empfänger wird linksbündig etwas versetzt unterhalb des Absenders dargestellt. Danach folgen Angaben zum Ort und das Datum. Der Betreff fasst das Thema des Briefes kurz und knapp zusammen.

Es handelt sich um einen Briefkopf, den Sie für die private Korrespondenz nutzen können. Er lässt sich aber auch zu einer Vorlage für einen Geschäftsbrief umschreiben. Natürlich können Sie das Layout und die Formatierung des Dokuments inividuell anpassen und nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen. Der Briefkopf besteht aus einem Adressfeld für den Absender und einem zweiten Adressfeld für den Empfänger. Sie können ein eigenes Logo, eine Grafik oder Fotos einbauen und weitere Kontaktmöglichkeiten: Ihre Webseite, Mail-Adresse oder Telefonnummer.

Der Briefkopf: Aufbau und Anordnung

Ein formaler Briefkopf besteht aus Elementen, die auf jedem Brief und in jedem Dokument enthalten sein sollten. Diese Elemente können dem eigenen Stil und dem gewünschten Layout angepasst werden. Dadurch erhält der Brief eine persönliche Note. Je nachdem ob es sich um private Korrespondenz handelt oder um einen Geschäftsbrief, sollte man bestimmte Regeln beachten und sich an Normen halten.

Was ist die Din-Norm 5008?

Geschäftsbriefe sollten nach einer bestimmten Norm geschrieben werden. Man spricht hierbei von der DIN-Norm 5008. Im Regelfall geht man von einem Briefbogen im Format DIN A4 aus. Die Größe des Briefes beträgt demnach 210 mm x 297 mm und die Briefe werden im Hochformat formuliert. Dadurch lassen sich die Briefe in genormte Ringordner oder Hefter archivieren und organisieren.

Die Norm DIN 5008 legt Gestaltungsregeln für Texte fest. Hierunter fallen zum Regeln für Wortabkürzungen, Hervorhebungen oder die allgemeine Gestaltung des Briefes. Dadurch wird eine einheitliche Formatierung von Briefen sichergestellt und die allgemeine Lesbarkeit eines Anschreibens verbessert.

Die Richtlinien der DIN 5008 Norm gelten übrigens nicht nur in Deutschland. Sie setzen auch für den internationalen Schriftverkehr verbindliche Standards. Daher können Sie Ihre Briefkopf-Vorlage auch für Briefe ins Ausland verwenden.

Nach DIN 5008 Norm ist der oberen Rand des Briefes für den Briefkopf reserviert. Es sollte dort ausreichend Platz vorhanden sein, um alle wichtigen Kontaktinformationen oder ein Firmenlogo zu platzieren. Der Briefkopf ist das Aushängeschild des Briefes und ein wesentliches Element. Der Briefkopf umfasst maximal 7 Zeilen. Es wird hierbei unterschieden zwischen einem Briefkopf der Form A und der Form B. Ein Briefkopf der Form A hat einen Briefkopfhöhe von 27 mm. Bei der Form B ergibt sich eine Briefkopfhöhe von 45 mm.

Diese zusätzliche Platz kann für die Platzierung eines Logos verwendet werden. Aus den beiden unterschiedlichen Briefkopfhöhen ergeben sich auch unterschiedliche Positionen für Anschriftenfeld, Textfelder und Falzmarken.

Briefkopf der Form A

Bei einem offiziellen Briefkopf der Form A beträgt die Höhe des Briefkopfs 27 mm. Für das Briefkopf-Feld steht ein Platz von 125mm vom linken Rand zur Verfügung. Es sollte dabei ein Abstand von ca. 20 mm zum linken Rand eingehalten werden, bevor die Schrift beginnt. Das Adressfeld für den Empfänger hat eine Größe von 45 x 85 mm. Bei einem Briefkopf der Form A erfolgt die erste Faltmarke nach 85 mm und eine zweite Falzmarke nach 105 mm jeweils vom oberen Rand gemessen.

Briefkopf der Form B

Ein offizieller Briefkopf der Form B hat die Höhe 45 mm. Für das Briefkopf-Feld steht ein Platz von 125mm vom linken Rand zur Verfügung. Es sollte dabei ein Abstand von ca. 20 mm vom linken Rand eingehalten werden. Im linken Bereich des Briefkopfs folgt nach den 45mm das Adressfeld. Für dieses Feld steht ein Platz von 45 x 85 mm zur Verfügung stehen. Die beiden Falzmarken haben einen Abstand von 105 mm und nochmal 105 mm vom oberen Rand.

Wo steht der Absender im Briefkopf?

Der Absender des Briefes wird entweder am oberen Rand des Briefes oder rechtsbündig oben auf dem Briefkopf eingetragen. Im Gegensatz dazu, wird die Adresse des Empfängers linksbündig auf dem Briefkopf eingetragen, damit sie im Fensterkuvert sichtbar ist.
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Angaben des Absenders

Nach DIN 5008 Form ist der Bereich rechts oben beim offiziellen Briefkopf für die Angaben des Versenders reserviert. Bei dem Adressfeld sollte mindestens ein Abstand von 1 cm vom rechten Rand eingehalten werden. Der Abstand nach oben beträgt fällt je nachdem, ob es sich um einen Briefkopf der Form A oder der Form B handelt, unterschiedlich aus.

Der offizielle Briefkopf sollte den Namen und die vollständige Anschrift des Absenders enthalten. Dabei kann es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handeln. Bei Privatpersonen sollte man den Namen des Absenders verwenden, bei Firmen den Firmennamen und den jeweiligen Ansprechpartner, der den Brief versendet.

Weitere Kontaktmöglichkeiten, wie Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse oder der Hinweis auf eine Webseite sind optional, ermöglichen aber eine schnellere Kontaktaufnahme durch den Briefempfänger. Beispielsweise bei einem Geschäftsbrief oder einer formalen Bewerbung kann dies sehr wichtig sein. Das Design spielt bei eibnem geschäftlichen Anschreiben noch einige wichtigere Rolle.

Bei Firmen kann natürlich auch ein Firmenlogo integriert werden. Außerdem macht es Sinn, interne Firmenrichtlinien für das Unternehmensdesgin einzuhalten. Hierzu zählen eine bestimmte Farbwelt und Schriftarten, die in allen Briefen des Unternehmens auftauchen. Man spricht hierbei auch von der Corporate Identity eines Unternehmens.

Folgende Elemente sollte ein Briefkopf bei einer privaten Korrespondenz zwingend enthalten:

  • Name des Absenders
    • Anrede
    • Vorname
    • Nachname
  • Straße und Hausnummer des Absenders
  • Postleitzahl und Ort des Absenders
  • Weitere Kontaktmöglichkeiten, wie Telefon, Fax oder E-Mail

Absender bei einem Geschäftsbrief

Bei einem Geschäftsbrief sollten zudem folgende Elemente in dem Dokument enthalten sein:

  • Name des Unternehmens
  • Name des Ansprechpartners, der den Brief versendet
  • Logo, Grafik oder Foto des Unternehmens
  • Link zur Webseite

Der Name des Absenders sollte links- oder rechtsbündig in dem formalen Briefkopf eingefügt werden. In den nachfolgenden Zeilen sollten die Straße mit Hausnummer und darunter die Postleitzahl und der Wohnort die Absenderadresse des Briefes vervollständigen. Die weiteren Kontaktmöglichkeiten folgen in den nächsten Zeilen.

Wo steht der Empfänger im Briefkopf?

Die Empfängeradresse sollte so auf der Vorlage positioniert werden, dass bei einem Falten des Briefes, die Adresse in einem Fensterkuvert erscheint. Dieser Fensterbereich markiert den Teil des Briefbogens, der durch das Fenster eines Briefumschlags sichtbar ist, so dass die Post die Briefe verarbeiten kann. Man sollte beim Anlegen der Briefkopf-Vorlage daher auf eine korrekte Formatierung achten.

Damit die Briefanschrift von Maschinen in den Briefzentren gelesen werden kann, sollten man beim Briefumschlag folgendes beachten:

  1. Die Adresse wird linksbündig, in gleicher Schriftart und Schriftgröße geschrieben.
  2. Die Schrift sollte dunkel auf einfarbigem, hellem Untergrund stehen
  3. Der Abstand der Anschrift muss vom linken, rechten und unteren Rand mind. 15 mm und vom oberen Rand mind. 40 mm betragen.

Das Anschriftenfeld

Nach DIN 5008 Norm sollte das Anschriftenfeld auf dem Briefpapier 45 mm vom oberen Rand und 20 mm vom linken Rand entfernt sein. Es hat eine Höhe von 45 mm und eine Breite von 85 mm. Die Anschriftenzone umfasst dabei maximal 9 Zeilen.

Das Anschriftenfeld wird in drei Bereiche gegliedert:

  • Rücksendeangabe: Die Rücksendeangabe enthält die Absenderadresse. Diese wird in einer kleinen Schriftart geschrieben (6 bis 8 pt). Sie wird in einer Zeile geschrieben und durch Kommas oder Punkte getrennt. Falls der Brief nicht zugestellt werden kann, wird diese Anschrift für die Rücksendung verwendet. Die Höhe der Rücksendeangabe liegt bei 5 mm.
  • Zusatz- und Vermerkzone: Hier können weitere Informationen für den Postzusteller und den Adressaten definiert werden. Dazu zählen Hinweis wie “Einschreiben« oder “persönlich”. Falls kein Vermerk erforderlich ist, bleiben diese drei Zeilen leer. Die Höhe der Zusatz- und Vermerkzone liegt bei 127 mm.
  • Anschriftzone: Hier wird die eigentliche Anschrift des Briefempfängers hinterlegt. Es stehen 6 Zeilen für die Adresse zur Verfügung. Bei der Anschrift sollten keine Leerzeile verwendet werden. Die Schriftart und Schriftgröße sollte für alle Zeilen einheitlich gewählt werden. Nachfolgend wird erläutert welche Angaben in der jeweiligen Briefempfänger-Zeile stehen sollten. Die Höhe der Zusatz- und Vermerkzone liegt bei 273 mm.

Anschrift des Briefempfängers

Die Briefanschrift sollte folgende Angaben enthalten:

  • Anrede (optional)
  • Vorname und Nachname des Empfängers bzw. Unternehmensname
  • Straße und Hausnummer des Empfängers
  • PLZ und Ort des Empfängers

Briefe an Postfächer und Packstationen

Wenn Sie einen Brief an ein Postfach oder eine Packstation senden, sollten Sie auf gesonderte Beschriftungen achten. Hierzu macht die Post einige Vorgaben, die Sie beachten sollten. Natürlich sollten Sie auch immer das passende Porto auf dem Briefumschlag aufkleben! Informieren Sie sich also online über die aktuellen Preise der Deutschen Post oder kaufen Sie Briefmarken als Porto direkt an einem Postschalter.

Briefe adressieren bei ausländischen Adressen

Bei Briefen, die ins Ausland versendet werden, sollten Sie einige Besonderheiten beachten. Es muss nicht nur die Adresse des Empfängers angegegeben werden, sondern auch auf das Land hingewiesen werden. Das Land wird in der letzten Zeile der Empfängeradresse unterhalb der PLZ und des Ortes in eine eigene Zeile in Großbuchstaben geschrieben.

Das Land wird in der jeweiligen Landessprache des Absenders geschrieben. Also z.B. ITALIEN und nicht “ITALY”, falls der Absender aus Deutschland kommt. Der Ort ist ebenfalls in Großbuchstaben, möglichst in der Sprache des Ziellandes anzugeben.

Bitte bachten Sie auch die Vorgaben der Deutschen Post beim Beschriften von Briefen, die ins Ausland versendet werden.

  • Bei Versenden von Briefen ins Ausland werden keine Länderkürzel (z.B. F, NL) vor den Ortsnamen bzw. Postleitzahl geschrieben
  • Klebezettel und Aufdrucke, die mit Briefmarken oder Vermerke der Post verwechselt werden können, sollten auf der Vorderseite des Briefes nicht angebracht sein.
  • Platzieren Sie die Briefmarke in der oberen rechten Ecke der Aufschriftseite Ihrer Sendung und achten Sie auf eine ausreichende Frankierung für das entsprechende Zielland (ausgenommen: Internetmarke und DV-Freimachung).

Wo stehen Ort und Datum im Briefkopf?

Die beiden letzten Bausteine der Briefkopf-Vorlage sind der Ort und das Datum. Wobei natürlich die Frage im Raum steht, ob der Ort und das Datum noch Teil des Briefkopfes sind und nicht bereits zu dem Inhalt des Briefes gezählt werden müssen.

So könnte Ihr Briefkopf beispielweise in einem Schreibprogramm wie Microsoft Word aussehen:

Briefkopf

Wo steht die Betreffzeile im Briefkopf?

Der Betreff wid linksbündig geschrieben. Die Betreffzeile steht zwei Zeilen unter dem Anschriftenfeld. Das Anschriftenfeld ist nicht identisch mit der letzten Zeile der Anschrift. Einleitende Worte wie, z.B. “Betreff:” am Anfang der Betreffzeile werden nicht verwendet. Am Ende der Betreffzeile wird kein Satzzeichen verwendet.

Der Betreff sollte möglichst kurz gefasst werden. Es ist aber dennoch möglich auch eine zweite Zeile für den Betreff zu verwenden. Aus optischen Gründen kann die Betreffzeile hervorgehoben werden. Es ist empfehlenswert, den Betreff in Fetschrift zu gestalten.

Wie wird ein Brief formatiert?

Sie können der Briefkopf-Vorlage durch einige einfache Stilmittel ein individuelles Erscheinungsbild geben. Durch die Formatierung können Sie dem Briefkopf ein eigenes Design geben.

Hierbei sollten Sie an die nachfolgenden Elemente denken, die dem formalen Briefkopf mehr “Persönlichkeit” verleihen:

  1. Schriftfarbe: Gängig ist natürlich die Farbe schwarz. Jedoch wirkt auch ein Dunkelgrau sehr elegant. Bei Firmenbriefköpfen sind natürlich auch andere Farben denkbar.
  2. Schriftgröße: Normalerweise wird im Briefkopf eine kleiner Schriftgröße verwendet als im normalen Brief. Die einzelnen Adressfelder sollen möglichst kompakt wieder gegeben werden. Es ist aber auf eine gute Lesbarkeit zu achten. Demnach sollte die Schriftgröße nicht kleiner als 8pt angesetzt werden.
  3. Schriftart: Times und Arial gelten als Klassiker bei den Schriftarten. Je nach Wunsch kann eine andere Schriftart als Times oder Arial verwendet werden. Dabei sollte man beachten, dass man die Schrift natürlich auch formatieren kann. Die Schrift lässt sich auch fett oder kursiv schreiben. Zudem gibt es bei manchen Schriftarten weitere Abstufungen. Zum Beispiel: Bold Italic, Large Bold oder Extendet Large.
  4. Logos: Ein Firmenlogo auf bei einem Geschäftsbrief ist ein Muss. Natürlich kann man auch als Privatpersonen, den eigenen Namen mit einer passenden Schriftfarbe oder Schriftart aufwerten und daraus “fast” ein Logo gestalten. Zudem besteht die Möglichkeit mit einer passenden Grafik, einem Foto oder einem Rahmen dem Briefkopf etwas mehr Stil zu verleihen.

Nicht nur bei Geschäftsbriefen, auch bei privaten Briefen sollten Sie sich Gedanken über die Gestaltung der Briefkopf-Vorlage machen. Es handelt sich um den ersten Eindruck, den der Empfänger des Briefes von Ihnen bekommt. Mit unterschiedlichen Stilmitteln können Sie den Briefkopf viel interessanter und seriöser gestalten. Natürlich ist es Ihnen überlassen wie Sie das Design gestalten, dennoch sollte man sich an den obogen Vorgaben orientieren.

An dieser Stelle möchten wir noch darauf hinweisen, dass es auch Normen für Briefe gibt, an denen man sich orientieren kann. Bei Geschäftsbriefen handelt es sich um die sog. DIN Norm 5008.

Die passende Schrift für den Briefkopf

Ein moderner Briefkopf lässt sich mit Hilfe einer passenden Schrift gestalten. Durch ein gutes Design gibt man dem Briefkopf eine persönliche Note. Nachfolgend finden Sie einige Tipps, wie sie den Inhalt oder das Layout Ihres Briefes moderner und individueller gestalten können.

Generell gilt, dass die Lesbarkeit garantiert sein muss. Der Leser soll die wichtigsten Informationen erkennen und schnell verarbeiten können. Das einfache Lesen wird durch folgende Faktoren garantiert:

  • Größe der Schrift
  • Form & Formatierung der Schrift
  • Schriftfarben und Kontraste
  • Hintergrund

Schriftgröße im Briefkopf

Bei der Schriftgröße sollte man darauf achten, dass sie mindestens 8 Punkte beträgt. Je nach Schriftart kann auch dise Untergrenze bereits zu Problemen beim Lesen führen. Ideal ist eine Schriftgröße zwischen 9 und 11 Punkten im Briefkopf. Einzele Elemente können natürlich auch etwas kleiner geschrieben werden. Wichtige Elemente sollten jedoch etwas hervorgehoben werden, zum Beispiel der Name des Absenders. Eine Hervorhebung kann nicht nur durch die Schriftgröße erreicht werden, sondern auch durch eine Fettschrift.

Schriftarten im Briefkopf

Die Wahl der richtigen Schriftart trägt erheblich zur Lesbarkeit im Briefkopf bei. Verspielte Schriften wirken zwar meist sehr elegant, sinder aber möglicherweise nur bedingt lesbar. Bei der Auswahl sollte man demnach sowohl die Lesbarkeit berücksichtigen, als auch das Design und Layout des Briefes.

Generell gilt: Für wichtige Elemente, wie Anschrift oder Absender sollte man gut leserliche Schriften verwenden. Gleiches gilt für den Fließtext, der weiter untem im Brief nach dem Betreff erscheint. Elemtente, wie ein Logo können natürlich auch in einer verspielten Schrift gestaltet werden.

Schriften im Briefkopf kombinieren

Es gibt unzählige Schriftarten und demnach auch unzählige Kominationsmöglichkeiten. Für verschiedene Elemente im Briefkopf können auch unterschiedliche Schriften verwendet werden. Bei dem Kombinieren der Schriften sollte man sich aber auf maximal 2 bis 3 Schriftarten beschränken.

Weitere Ideen zum Briefkopf-Design

Weitere Anregungen, wie Sie einen Briefkopf individuell gestalten können, erhalten Sie beispielsweise auf Pinterest. Bitte beachten Sie, dass sich möglicherweise teilweise diese Briefe nicht mehr an den gängigen DIN-Normen orientieren. Dafür besitzen diese Briefköpfe meist eine größere gestalterische Freiheit.

Wer sich von einem Design-Experten einen individuellen Briefkopf erstellen lassen will, kann zum Beispiel einen eigenen Designer beauftragen. Es gibt Freelancer, die im Bereich von Design und Gestaltung tätig sind und das Layout von Geschäftsbriefen für Sie erstellen können. Auf einer Plattform wie 99Designs können Sie auch selbst nach einem Designer suchen und sich Vorschläge für ein Layout machen lassen.

Welche Briefgrößen gibt es?

Für Briefe existieren unterschiedliche Briefgrößen. Die Größen für Papierformate wurden vom Deutschen Institut für Normung in der DIN-Norm “DIN 476” bereits im Jahr 1922 festgelegten worden. Seit nunmehr fast 100 Jahren werden diese Normgrößen für Briefe in Deutschland verwendet.

Zu den gängigen Briefgrößen gehören die nachfolgenden Formate. Die gängiste Briefgröße ist ein Brief im DIN A4 Format mit einer Größe von 210 x 297 mm. Es gibt aber auch andere Briefgrößen.

  • DIN A0: 841 x 1189 mm
  • DIN A1: 594 x 841 mm
  • DIN A2: 420 x 594 mm
  • DIN A3: 297 x 420 mm
  • DIN A4: 210 x 297 mm
  • DIN A5: 148 x 210 mm
  • DIN A6: 105 x 148 mm
  • DIN A7: 74 x 105 mm
  • DIN A8: 52 x 74 mm
  • DIN A9: 37 x 52 mm
  • DIN A10: 26 x 37 mm

Wenn man einen offiziellen Brief schreibt sollte man auf die gängige DIN A4 Norm achten. Natürlich kann man von der Norm abweichen, wenn man z.B. eine Einladung oder einen Flyer erstellen will. In diesem Fall sollte man nicht nur die gängigen Regeln für Briefe beachten, sondern allgemeine Design-Regeln.

Wichtig ist natürlich, dass Sie bei jeder Briefgröße auf die richtige Positionierung des Briefkopfs achten sollten.

Besonderheiten bei Geschäftsbriefen

Bei Geschäftsbriefen gibt es viele Details, die es zu beachten gilt. An dieser Stelle soll zumindest auf einige wichtige Punkte eingegangen werden. Im Zweifel ist es empfehlenswert, eine Vorlage für einen Geschäftsbrief von einem Designer erstellen zu lassen, der sowohl die Normen der Din 5008 berücksichtigt, als auch die interne Corporate Identity.

  • Postleitzahl: Die Postleitzahl ist fünfstellig und wird ohne Leerzeichen geschrieben
  • Postfachnummer: Eine Postfachnummer wird zweistellig gegliedert von rechts beginnend.
  • Telefonnummern: Telefonnummern beinhalten ein Leerzeichen zwischen Vorwahl und der normalen Nummer. Bei einer Durchwahl wird als Trennzeichen ein “-” verwendet.
  • IBAN: Die IBAN wird von links beginnend in 5 Vierergruppen und einer Zweiergruppe mit Zahlen gegliedert.

Wer sich noch tiefer in die Gestaltung von Geschäftbriefen einarbeiten will oder selbst eine professionelle Vorlage erstellen muss, kann gerne auf Fachliteratur zurückgreifen. Folgende Bücher sind zu empfehlen:

Wie erstellt man einen Briefkopf mit Word?

Die nachfolgenden Erläuterungen sollen Ihnen als Hilfestellung dienen, wie Sie selbst eine Vorlage auf Deutsch für Ihre Geschäftsbriefe oder ihre private Korrespondenz erstellen können. Alternativ dazu biete ich oben einige kostenlose Vorlagen an, die Sie nutzen können.

Word von Microsoft Office ist einer der bekanntesten Schreibprogramme und wird von vielen Nutzern weltweit verwendet. Natürlich können Sie bei Microsoft Word eigene Briefkopf-Vorlagen erstellen und diese für Ihre Briefe und Korrespondenz verwenden. Durch das Anlegen einer Briefkopf-Vorlage können Sie immer wieder auf diese Vorlage zugreifen. Sie sparen dadurch Zeit und Ihre gesamter Schriftverkehr wirkt seriös und einheitlich.

So müssen Sie vorgehen, wenn Sie einen Briefkopf mit Word (Microsoft Office) erstellen wollen:

  1. Öffnen Sie das Programm Microsoft Word
  2. Gehen Sie in den Menüpunkt “Ansicht” und wählen Sie dann “Kopf- und Fußzeile” in dem Menü aus.
  3. Nun können Sie die Kopzeile und die Fußzeile des Briefes innerhalb des Textdokumentes beschriften und bearbeiten. Sie können hier alle Daten hinterlegen, die für die Erstellung eines aussagekräftigen Briefkopfs erforderlich sind. In der Fußzeile können Sie Ihre Adressdaten erneut einspeichern. In der Fußzeile können Sie abermals ihre Adressdaten ergänzen, so dass der Brief abgerundet wird und professionell wirkt.

Nachdem Sie in der Kopf- und Fußzeile Ihre Kontaktdaten hinterlegt haben, sollten Sie dieses Dokument als Vorlage speichern. So können Sie bei jedem zukünftigen Brief auf diese Briefkopf-Vorlage zurückgreifen.

Vorlagen sind sehr hilfreich, wenn sie regelmäßig Briefe schreiben. Sie müssen dann nicht bei jedem Brief den Briefkopf erneut eintippen, sondern können auf das passende Briefkopf-Layout zurückgreifen.

  1. Gehen Sie in den Menüpunkt: Datei > Speichern unter…
  2. Wählen Sie in dem Fenster, das sich nun öffnet ein Vorlagen-Format aus. Diese Vorlage kann in der neuen Version von Word eine Word-Vorlage (.dotx) oder in einer alten Version von Word eine Word 97-2004-Vorlage (.dot) sein. Wichtig ist, das die Dateiendung entweder auf .dot oder auf .dotx lauten muss. Word erkennt dann automatisch die Briefvorlage beim nächsten Öffnen.
  3. Speichern Sie die Vorlage nun in dem Ordner “eigene Vorlagen” ab. Sie können beliebig viele Vorlagen hinterlegen und später darauf zugreifen.

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen wollen, können Sie nun die Vorlage öffnen.

Gehen Sie hierzu auf: Datei  > Projektkatalog… > Eigene Vorlagen. Dort finden Sie Ihre Briefvorlage, die Sie zukünftig für alle Microsoft Office-Dokumente nutzen können.

Sie können natürlich mehrere Vorlagen anlegen und für jeden Anlass die entsprechenden Vorlage nutzen. Beispielsweise können Sie Briefköpfe für Geschäftsbriefe und für private Briefe anlegen.

Das obige Video erläutert noch mal die einzelnen Schritte, die Sie beim Anlegen einer Briefkopf-Vorlage bei Microsoft Office beachten sollten. Hier wird kurz erläutert, wie sie Schritt für Schritt beim Erstellen der Briefkopf-Vorlage vorgehen müssen.

Mit ein bisschen Übung kann man sehr schöne und professionelle Briefköpfe erstellen. Es gibt aber noch einen bequemeren Weg: Und zwar werden bei Microsoft Word auch bereits Briefvorlagen mitgeliefert, die Sie direkt für ihre persönlichen Briefe verwenden können. Diese Vorlagen können Sie natürlich noch individuell formatieren. Bei Microsoft Office können Sie Ihren Briefkopf durch die Nutzung verschiedener Layouts und Formatierungen individuell gestalten. Beachten Sie bitte beim Gestalten die obigen Empfehlungen bzgl. Schriftarten und Schriftgrößen.

Es gibt auch andere Schreibprogramme, die Sie nutzen können. Kostenlose Schreibprogramme, wie OpenOffice oder Google Docs, ermöglichen ebenfalls das Anlegen einer eigenen Briefvorlage. Sie haben einen ähnlichen Funktionsumfang wie bei Microsoft Office .

Der Briefkopf in einer Bewerbung

Wie sieht ein Briefkopf in einer Bewerbung aus? Welche Vorgaben sollte man bei einer Bewerbung beachten? Gibt es Unterschiede zu einem normalen Briefkopf oder kann man auch in der Bewerbung einen privaten Briefkopf verwenden?

Briefkopf für eine Bewerbung gestalten

Bei einem Briefkopf in einer Bewerbung sollten Sie ebenfalls die Vorgaben der Din 5008 Norm beachten. Diese Norm wird bei geschäftlichen Briefen in Deutschland verwendet. Bei einer Bewerbung auf Deutsch ist es demnach zu empfehlen, sich an diese Vorgaben zu halten. Bei der Din 5008 Norm geht es vor allem um die Formatierung der Seitenränder, der Gestaltung von Absätzen und um weitere Design-Elemente Ihres Bewerbungsanschreibens.

Bitte beachten Sie, dass das Anschreiben Ihrer Bewerbung das Erste ist, was ein potentieller Arbeitgeber von Ihnen liest. Demnach ist auch die korrekte Anordnung des Briefkopfs auf der Bewerbung von hoher Bedeutung. Durch die Einhaltung der Normen können Sie sofort einen guten Eindruck machen und möglicherweise andere Bewerber ausstechen. Sie können sich hierbei zwischen einem Briefkopf der Form A oder der Form B entscheiden. Achten Sie hierbei vor allem auf die korrekten Abstände für den Briefkopf die beiden Felder für den Absender und den Empfänger.

Bewerbung bei ausländischen Unternehmen

Da Die Din 500 Norm auch für den internationalen Schriftverkehr gilt, können Sie die Briefvorlage auch für Bewerbungen im Ausland nutzen. Natürlich sollten Sie landesspezifische Besonderheiten beachten, was zum Beispiel die Adresse angeht. Der Aufbau des Briefes und die deutsche Normen sind aber im Allgemeinen auch für internationale Bewerbungen gängig.

Schriftgröße & Schriftart in der Bewerbung

Gerade bei einem Anschreiben in einer formalen Bewerbung will man möglichst viele Informationen übermitteln. Es besteht jedoch die Gefahr, dass das Anschreiben dann zu “mächtig” wird. Die Wahl der richtigen Schriftgröße spielt demnach auch eine wichtige Rolle. Gängig ist eine Schriftgröße zwischen 11 und 12 Punkten. Bei einem längeren Anschreiben empfiehlt es sich nur 11 Punkte als Schriftgröße zu verwenden. Da Anschreiben der Bewerbung wirkt dann insgesamt etwas kleiner, ist aber noch immer gut lesbar.

DIN 5008 schreibt keine bestimmte Schriftart vor, die man in einer Bewerbung verwenden sollte. Times New Roman und Arial sind jedoch gängige und beliebte Schrifttypen. Bei Times New Roman handelt es sich um eine Serifenschrift: Die Buchstaben haben eine leichte Verbindung zueinander und sollen den Lesefluss fördern. Weitere Serifenschrift sind: Cambria, Georgia, Times oder Courier.

Möglich ist auch, zwei Schriftarten zu verwenden: Eine serifenlose Schrift und eine Serifenschrift. Für den Fließtext kann man die Serifenschrift verwenden, da Sie ein leichtes Lesen der Texte ermöglicht. Andere Elemente der Bewerbung, wie z.B. die Adressfelder können mit der serifenlosen Schrift formuliert werden. Selbst bei einer kleineren Schriftgröße sind diese Felder in der Bewerbung dann noch immer gut lesbar. Durch die beiden unterschiedlichen Schriften ensteht auch ein stimmiges Layout, das zwischen dem Fließtext und den anderen Elementen der Bewerbung unterscheidet.

TIPP: Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele verschiedene Schriftarten zu mischen! Dies kann unter Umständen unharmonisch wirken und den Leser ablenken.

Briefkopf-Vorlagen aus dem Word-Projektkatalog bearbeiten

Bei Word gibt es einige Standardvorlagen, die man für Briefe verwenden kann. In den Briefvorlagen sind auch Briefköpfe enthalten, die man jedoch belieb gemäß der eigenen Vorstellungen anpassen kann. Dadurch wird das Erstellen eines Briefkopfs erleichtert. Die kostenlose Briefvorlage können Sie dann für jeden Briefverkehr nutzen: Geschäftsbriefe, Bewerbungen, Kündigungen oder private Mitteilungen.

Um die Briefvorlagen nutzen zu können, muss man in Word (Microsoft Office) den sog. Projektkatalog öffnen. Dieser befindet sich unter Datei > Projektkatalog…

Projektkatalog_Briefvorlage

Hier werden nicht nur die eigenen Vorlagen aufgeführt, sondern alle Vorlagen, die von Word zur Verfügung gestellt werden. In der Rubrik “Briefpapier” findet man Briefe mit einem vordefinierten, formalen Briefkopf. Diese Briefköpfe sind zwar sehr geradlining, lassen sie aber individuell anpassen.

Briefkopf

Der obige Briefkopf nennt in diesem Fall “persönlicher Brief”. Rechtsbündig am oberen Rand des Briefes befindet sich die Adresse und die Daten des Absenders. Linksbündig wird der Adressat angegeben und die entsprechende Anschrift. Die Platzhalter können beliebig durch die eigenen Daten ersetzt werden, so dass der Briefkopf personalisiert wird.

Falls Sie keine eigene Briefkopf-Vorlage erstellen wollen, können Sie auf der offiziellen Webseite von Microsoft Word ebenfalls nach passenden Vorlagen suchen. Dorft finden Sie eine Auswahl für passende Briefe, die Sie dann Ihren individuellen Wünschen anpassen  und mit den eigenen Kontaktdaten modifizieren können.

Je nach Bedarf können Sie auch mehrere Vorlagen für unterschiedliche Zwecke anlegen. Zweifelsfrei sollte das Anschreiben in einer Bewerbung anders aussehen, als beispielweise ein Briefkopf in einem privaten Brief. Ein Lebenslauf wiederum erhält nur einen sehr kurzen Briefkopf mit wenigen Details zum Absender. Insgesamt sollten Sie bei der Bewerbung natürlich noch mehr auf ein individuelles und seriöses Design achten. Hierzu findet man online auch verschiedene Design-Vorlagen.

Wie gestaltet man einen englischen Briefkopf?

Was sollte man bei einem englischen Briefkopf beachten? Ein formaler englischer Brief beginnt in der üblichen Geschäftskorrespondenz mit dem Absender als erstes, dieser wird entweder als Briefkopf in einer Zeile fließend von links nach rechts ganz oben geschrieben, oder ein fünfzeiliger Block untereinander, in der Vorlage entweder links positioniert am Briefkopf (gebräuchlich im britischen Briefkopf) oder rechts positioniert am Briefkopf (üblich beim Brief in amerikanischen Englisch).

Ausgeschrieben entsprechend als Vorlage:

  • Name Firma
  • Straße
  • Ort
  • Postleitzahl
  • Staat / Bundesstaat

Es folgt dann mit Absatz in einer Zeile links positioniert das Datum (nicht wie im deutschen Brief üblich rechts positioniert in der Vorlage das Datum). Im amerikanischen Englisch steht dabei auch der Monat vor dem Datumstag. Nach einem Absatz folgt die Betreffzeile, beginnend mit “Re:” (amerikanischer Brief in Englisch) bzw. “Ref.” (britischer Brief in Englisch) für “referring” – bezugnehmend.

Die Anrede erfolgt in einer Zeile nach Absatz allgemein mit “Dear Sirs/Madams” (bei noch nicht bekannten Ansprechpartnern, und die Herren zuerst genannt) oder persönlich mit “Dear Mr X” oder “Dear Ms X” ohne Punkt nach Mr oder Mrs/Ms, aber mit Komma nach dem Namen. Im Gegensatz zum deutschen beginnt die Korrespondenz in englischer Sprache in der Zeile nach dem Komma der Anredezeile mit einem Großbuchstaben am Anfang.

FAQ zum Thema Briefkopf:

Nachfolgend werden einige wichtige Fragen beantwortet, die man beim Schreiben eines Briefes oder einer Bewerbung beachten sollte. Gerne stelle ich weitere Antworten online, falls Sie auch Fragen zu diesem Thema haben.

Welche Schriftart oder Schriftgröße ist in einem Brief sinnvoll?

Bei dem Schreiben eines Briefes ist die korrekte Benutzung der Schriftart und Schriftgröße von großer Relevanz. Wenn Sie einen Brief verfassen, ist je nach Anlass und Zweck des Schreibens eine unterschiedliche Auswahl nötig. Zudem können Sie bei inoffiziellen Schreiben selber entscheiden, welche Schriftart und Schriftgröße für sie die passendste ist. Allerdings ist es wichtig, dass Sie bei dem Verfassen eines Briefes keine Schriftgröße unter 10 verwenden, da die Schrift sonst zu klein und für den Leser nur schwer erkennbar ist. Um das zu vermeiden und einen ansehnlichen Brief zu schreiben, empfiehlt sich die Benutzung von „Times New Roman” in der Schriftgröße 12. Alternativ können Sie auch die Schriftart „Arial” in der Schriftgröße 11 verwenden oder ähnliche Schriftarten wie Bookman Old Style, Cambria oder Georgia für das Verfassen des Briefes verwenden.

Wie wird ein Briefumschlag richtig beschriftet?

Damit der Brief an dem gewünschten Ort ankommt und der Empfänger den Brief erhält, ist eine korrekte Beschriftung des Briefumschlages von Bedeutung. Zunächst sollten Sie beachten, dass Sie nur die Vorderseite des Briefumschlages beschriften dürfen, damit Ihr Brief sicher beim Empfänger ankommt. Anschließend ist es wichtig zu wissen, dass die Briefe maschinell gelesen und daraufhin zugeordnet werden, sodass eine korrekte Beschriftung hilft, schneller beim Empfänger zu landen. Sollten Sie den Empfänger auf dem Briefkopf falsch beschriften, muss Ihr Brief daraufhin von Hand zugeordnet werden, was gleichzeitig eine erhebliche Verspätung in der Zustellung zur Folge hat.

Oben links auf den Briefkopf sollten Sie Ihre eigene Adresse (=Absenderadresse) schreiben. Sie können die Anschrift mit dem Vermerk bzw. Zusatz „Absender” kennzeichnen, damit eine einfache Zuordnung und Identifikation möglich ist. Unten rechts auf den Briefumschlag sollten Sie den Namen und die Adresse des Empfängers platzieren. Oben rechts auf dem Briefumschlag wird die Briefmarkt aufgeklebt, um zu gewährleisten, dass das Schreiben den Empfänger erreicht. Je nach Größe und Gewicht des Briefes wird das Briefporto unterschiedlich berechnet. Desweiteren sollte man folgende Vorgaben der Post beim Beschriften eines Briefes beachten:

  • Ausschließlich die Vorderseite des Briefumschlags sollte beschriftet werden. Die Rückseite von dem Briefkuvert sollte nicht beschriftet werden.
  • oben links auf dem Briefkuvert steht die Adresse des Absenders; unten rechts auf dem Briefkuvert steht die Adresse des Empfängers
  • auf den Briefumschlag sollten keine Klebezettel oder Aufdrucke angebracht werden, die mit postalischen Labeln oder Aufdrucken verwechselt werden können

Wie lautet die Anrede in einem Brief?

Je nach Empfänger des Schreibens empfiehlt sich eine unterschiedliche Anrede am Start des Dokumentes. Da die Anrede die ersten Worte sind, die der Empfänger liest, ist eine geeignete Anrede notwendig, um einen vernünftigen Eindruck zu machen. Die förmliche Anrede beim Schreiben lautet „Sehr geehrter Herr (…)” / “Sehr geehrte Frau (…)” und sollte in Fällen benutzt werden, wo Ihnen der Empfänger unbekannt ist oder die Person eine starke Respektsperson ist. Diese Anrede zeugt von Höflichkeit und damit können Sie nichts falsch machen. Persönlicher ist eine Anrede mit „Liebe / Lieber”, da dies einen ersten Kontakt oder einen Eindruck voraussetzt. Die Anrede „Hallo Herr / Frau (…) ist unpassend und eher ungeeignet.

Welche Elemente dürfen in keinem Brief fehlen?

Zunächst sollte im Briefkopf die eigene Anschrift, sowie die Empfängeradresse angegeben werden. Dabei ist es wichtig, dass Sie die Anschriften richtig im Briefkopf platzieren. Oben links sollte dabei die eigene Anschrift stehen. Zudem sollte die Empfängeradresse auf der rechten Seite zu finden sein. Unter der Adresse des Empfängers sollte des Weiteren das Datum und der Ort platziert werden. Anschließend folgt in einem Brief die Betreffzeile, die zwei Zeilen unter dem Datum beginnt. Die korrekte Anrede folgt im Anschluss. Nachfolgend schreiben Sie den Text des Briefes mit einem verständlichen Aufbau und einer klaren, verständlichen Gliederung. Schließlich sollte der Brief mit einer Grußformel und dem Namen des Empfängers abgeschlossen werden. Zwischen Grußformel und Name des Empfängers ist eine Unterschrift vorgesehen.

Wie wird ein passender Betreff in einem Brief formuliert?

In der Zeile des Betreffs sollte der Empfänger des Briefes einen Überblick bekommen, was der Grund des Briefes ist oder worum es in dem Brief geht. Um den Empfänger sofort auf den Betreff aufmerksam zu machen, kann er in einem Brief hervorgehoben werden. Dabei kann er fett markiert werden oder, je nach Brief, farblich gehalten sein. Des Weiteren sollte der Betreff in einem Brief kurz und knapp gehalten werden, um dem Empfänger einen schnellen Eindruck zu vermitteln, worum es in dem Brief geht. Zusätzlich sollte nach Angabe des Betreffs kein Punkt hinzugefügt werden, da es kein vollständiger, richtiger Satz ist. Um den Betreff zusätzlich hervorzuheben, sollte die Anrede erst zwei Zeilen danach erfolgen.

Wie lässt sich ein Brieftext sinnvoll gliedern und formatieren?

Zunächst ist es von großer Bedeutung, dass der Brieftext in verschiedene Absätze gegliedert ist und ein klarer Aufbau gegeben ist. Inhaltlich sollte der Brieftext auch in verschiedene Abschnitte gegliedert sein. Dabei sollte dem Empfänger des Briefes in den ersten Sätzen bereits verständlich werden, warum der Verfasser diesen Brief schreibt. Zusätzlich sollte der Brieftext klar strukturiert sein und eine eindeutige Gliederung haben. Dabei sollte der Briefanfang positiv gehalten sein und wenn möglich auf ein Ereignis in der näheren Vergangenheit eingegangen werden. Im Mittelteil sollten die verschiedenen Argumente oder Sichtpunkte erklärt werden. Im Schlussteil des Briefes ist es wichtig, dass ein Fazit gefasst, indem auch die weiteren Schritte oder Folgerungen beschrieben werden, sowie ein Dank an den Empfänger gerichtet wird.

Welche Grußformel wird in einem Brief verwendet?

Abhängig von dem Empfänger und dem Anlass sollte die Grußformel unterschiedlich sein. Dabei entscheidet sich zwischen einem Brief auf privater Ebene und geschäftlicher Ebene. In geschäftlichen Briefen sollten Sie als Verfasser des Briefes Grußformeln wie „Mit freundlichen Grüßen”, „Mit freundlichem Gruß” oder „Freundliche Grüße” benutzen, um den Brief zu beenden. Diese Formeln gelten als formal und für geschäftliche Briefe angebracht. Die Anrede sollte bei geschäftlichen Briefen mit „Sehr geehrter Herr/Frau (…) oder „Lieber Herr/Frau (…) gestaltet werden. Bei privaten Briefen sind Sie als der Verfasser des Briefes ein Stück weit freier in der Gestaltung. Grußformeln wie „Viele Grüße”, „Liebe Grüße” oder „Dein” sind Beispiele von möglichen Grußformeln. Bei einem privaten Brief kann als Anrede zwischen „Liebe/r” „Hallo” oder ähnlichen gewählt werden.

Was sollte man bei Fußnoten beachten?

Eine Fußnote ist das Kennzeichnen einer Referenz, die für die Erstellung des Textes benutzt worden ist. Fußnoten werden mit dem Exponenten ¹ im Fließtext markiert. Unter dem Brief und nachdem alle Schritte abgeschlossen worden sind, wird dann der Link zu der Quelle unterhalb des Briefes oder auf der nächsten Seite gekennzeichnet. Zudem kann die Fußnote benutzt werden, um auf zusätzliche Anhänge aufmerksam zu machen und diese dem Empfänger zu präsentieren. Mit der Benutzung einer Fußnote kann in dem Brief auf ein Projekt hingewiesen werden, dieses im Anschluss im Anhang präsentiert wird. Dabei ist es wichtig, dass Fußnoten numerisch aufeinander aufbauen. Zudem sollte im Anhang das Dokument, auf das durch die Fußnote aufmerksam gemacht worden ist, klar mit der Nummer gezeichnet sein.