Budgetplanung

Ob es sich um die Vorgänge in einem Unternehmen oder einem Verein handelt oder aber den privaten Haushalt betrifft, eine Übersicht und Planung laufender sowie anstehender Kosten ist ein wichtiges Instrument der Verwaltung. Die Budgetplanung bestimmt darüber, welche Ausgaben in Frage kommen und welche nicht und ebenso wo Einsparungen notwendig oder aber potentiell möglich sind.

Das Planen eines Budgets ist somit zum einen einer der wichtigsten Schritte im Vorfeld eines Projektes und zum anderen mit ausschlaggebend für dessen gesamten Prozess, ebenso wie es den Haushaltsplan einer Familie in einen finanziellen Rahmen setzt. Wofür auch immer Sie nun eine Budgetplanung erstellen müssen, beim ersten Mal mag die Vorgehensweise noch ungewohnt sein. Eine Wissenschaft steckt bei aller Zahlenspielerei jedoch keineswegs dahinter.

Bequem mit einer Vorlage aus dem Internet

An sich bietet heutzutage das Internet bereits vielfach komfortable Lösungen für verschiedene Anforderungen. So findet sich zum Beispiel für das Rentenbudget, ein Vereinsbudget oder auch das Budget für eine Hochzeitsfeier jeweils eine ganz individuelle Vorlage dank entsprechender Websites. In der Regel stoßen Sie dabei auf herkömmliche Excel Dokumente mit entsprechend vorgefertigten Formeln und Tabellen. Damit sparen Sie bereits enorm an Zeit und können gegebenenfalls diese Hilfsmittel nutzen, um Ihre eigenen Fähigkeiten mit der Tabellenkalkulation zu erweitern.

Einmal eingehend damit vertraut gemacht, bietet es sich schließlich an zukünftige Budgetplanungen gänzlich selbst zu entwerfen. Die Kostenaufstellung für den Haushalt ist dabei zum Beispiel eine ausgezeichnete Übung. Für speziellere und professionellere Anforderungen gibt es indes auch die ein oder andere Software zum Kauf. Dabei geht der Download natürlich über eine bloße Vorlage via Dokument hinaus und richtet sich an Anwender, die eine tiefergehende Budgetierung erstellen müssen.

Je komplexer das Projekt, desto bedeutender die Finanzen

Eine etwas komplexere Definition der Budgetplanung bedarf es insbesondere dann, wenn Sie etwa im Bereich Controlling, also im Management, eines Unternehmens tätig sind und entsprechende Aufgaben innehaben. Sind Sie mit der Konzeptionierung eines Projektes betraut, obliegt Ihnen der Antrag auf eine Förderungssache oder sind Sie der zuständige Mitarbeiter im Bereich Finanzen?  In diesen und ähnlichen Positionen ist es obligatorisch, dass Sie einen Budgetplan erstellen können. Freilich helfen Ihnen in gewisser Weise die erwähnten Vorlagen bereits etwas weiter, allerdings sollten Sie in jedem Fall mit den in Frage kommenden Optionen von Excel vertraut sein, wenn Sie auf das Anwenden spezieller Software verzichten.

Wann ist der Zeitpunkt für eine Budgetplanung?

Grundsätzlich gilt, dass eine projektbezogene Budgetplanung natürlicherweise im Vorfeld des Projektes selbst stattfindet und selbst Teil der Konzepterstellung ist. Davon abzugrenzen ist hingegen der Budgetplan für das generelle Geschäft eines Unternehmens. In jenem Fall empfiehlt sich das Erstellen der Planung während einer ruhigen Phase zum Ende des Geschäftsjahres, für gewöhnlich ab November. Zu dieser Zeit ist einerseits ein großer Teil des jährlichen Geschäfts schon geschehen, womit sich ein guter Überblick über die Finanzen in jenem Jahr ergibt.

Dieser dient als Orientierung für die kommenden 12 Monate. Außerdem besteht dann noch immer ein kleines Polster von etwas über einem Monat, in dem die Budgetplanung optimiert werden kann. Es ist ohnehin üblich, dass spätestens ganz zu Beginn des zu planenden Geschäftsjahres die Budgetierung noch einmal überprüft und notfalls final angepasst wird. Daraus resultiert schließlich die Version, an die sich die Kollegen aus dem Controlling, Projektleiter und so weiter halten

Tipps für Ihren Budgetplan

Damit die Vorgehensweise möglichst leicht von der Hand geht und Fokus bei den Zahlen bleibt, gibt es einige nützliche Tipps, die sich für Sie lohnen. Grundlegend empfiehlt es sich, bei der ganzen Rechnerei vom Ende zum Anfang zu gehen, also die Budgetplanung von oben nach unten zu erstellen und am Ende von unten nach oben zu überprüfen. Weiterhin  sollten Sie darauf achten, sich nicht zu sehr in die Details und bis zur vierten oder fünften Nachkommastelle zu vertiefen. Bedenken Sie, dass es sich schlussendlich noch immer um einen Plan handelt und somit Exaktheit gar nicht möglich ist. Möglichst genau sein dürfen Sie hingegen dort, wo Sie bereits Fakten haben.

Sind Ihnen bereits monatliche Ausgaben bekannt, so führen Sie diese auch monatlich auf oder liegt Ihnen ein geschätzter Jahreswert vor, so halten sich erst einmal an diesem ganzjährigen Wert, ehe  später eine monatliche Definition in Frage kommt. Abschließend und das Wichtigste: Seien Sie gleichermaßen realistisch wie flexibel, denn vieles kommt oft anders, als man denkt. Sind die Einnahmen am Ende höher als erwartet, ist das natürlich gut, doch sprengen die Ausgaben den geplanten Rahmen, liegt der Fehler bereits in Ihrer Budgetierung. Kalkulieren Sie daher stets mit etwas Puffer oder wie der ehemalige US-Handelsminister Maurice Stans sagte: „Das Aufstellen eines Budgets ist die Kunst, Enttäuschungen gleichmäßig zu verteilen.“

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Dieser Beitrag wurde am 9. Dezember 2020 veröffentlicht.