Eine Inventarliste spielt nicht nur für Unternehmen, die Waren verkaufen, eine wichtige Rolle. Wer Zimmer oder möblierte Wohnungen vermietet, wird ebenfalls eine Inventarliste anlegen und diese vom Mieter unterschreiben lassen wollen. Dadurch lässt sich der Nachweis, dass der Mieter für einen Schaden am oder fehlendes Inventar haften muss, leichter erbringen.
Selbst im privaten Bereich können Inventarlisten von Bedeutung sein. Wer gerne mit Coupons spart, führt möglicherweise eine Inventarliste über die eigenen Vorräte. Daran lässt sich schließlich festmachen, welche Lebensmittel und anderen Verbrauchsgegenstände zur Neige gehen und wann es an der Zeit ist, bei einem entsprechenden Schnäppchen zuzuschlagen. Abhängig davon, in welchem Bereich eine Inventarliste zum Einsatz kommt, kann die genaue Gestaltung dieser Vorlage variieren.
Was ist Inventar?
In einem betriebswirtschaftlichen Kontext meint dieser Begriff alle Vermögensgegenstände, die ein Unternehmen besitzt. Inventar umfasst demnach den folgenden Besitz:
- Waren
- Rohstoffe
- Immobilien
- Wertpapiere und andere Anlagen
- Arbeitsgeräte und -gegenstände
- Büro- und andere Möbel
- Patente
Abzuziehen von diesen Werten sind eventuelle Schulden des Unternehmens, da sie das Inventar mindern. Fremdkapital ist in diesem Zusammenhang an oberster Stelle zu nennen.
Wann wird eine Inventarliste benötigt?
Wann immer ein Überblick über das aktuell vorhandene Inventar gewünscht oder vonnöten ist, ist eine Inventarliste Vorlage sehr hilfreich. In diese Vorlage lässt sich eintragen, welche Stückzahlen von welchem Inventar vorhanden sind. Im Rahmen einer Inventur, bei der in einem Supermarkt oder in einer Boutique beispielsweise alle Waren in den Regalen gezählt werden, ist eine Inventarliste demnach ausgesprochen hilfreich.
Meist erfolgt die Inventur zum Jahresende oder Jahresanfang. Dabei gibt die Inventarliste den Wert des Inventars nicht zwingend an. Vielmehr zählt diese Liste vorrangig auf, welche Gegenstände und Vermögenswerte sind in welchen Stückzahlen im Besitz des jeweiligen Unternehmens oder einer Privatperson befinden.
Beispiel für eine Inventarliste Vorlage
Wie alle anderen Vorlagen auch, lässt sich eine Inventarliste individuell an die jeweilige Industrie oder den Sektor, in dem sie im Einsatz ist, anpassen. Grundsätzlich gestaltet sich eine einfache Inventarliste wie folgt:
Inventur
Bestandsaufnahme am (Datum):
| Position | Gegenstand | Bestellnummer | Gezählte Menge | Inventarwert (optional) |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| usw. | ||||
Ausführender Mitarbeiter:
Unterschrift:
Mit Hilfe dieser Liste lässt sich die gezählte Menge später mit der erwarteten Menge abgleichen. Über ein entsprechendes Computersystem kann die erwartete Menge neben der Bestellnummer automatisch in der Inventarliste Vorlage vermerkt werden. Differenzen, die zum Beispiel auf einen Diebstahl oder eine Zerstörung einzelner Gegenstände zurückzuführen sind, können somit intern verbucht werden.
Da meist mehrere Mitarbeiter an einer Inventur beteiligt sind, ist es sinnvoll, den Mitarbeiter, der für einzelne Teile der Inventur verantwortlich war, zu vermerken. So lassen sich Fehler im Nachhinein leichter zuordnen. Falls es sich um einen Auslaufartikel handelt, kann dies in der Inventarliste ebenso vermerkt werden.