Ein Konzept erstellen – die Basis für jedes Projekt

Wer Vorgesetzte, Auftraggeber, Förderer oder überhaupt irgendwen von einer Idee und ihrer möglichen Umsetzung überzeugen will, muss zu dafür ein Konzept erstellen und dieses anschließend vorstellen. So unliebsam für viele diese Aufgabe auch ist, so unabdingbar ist sie nunmal. Mit einem Konzept wird die gesamte Theorie im Vorfeld eines Projektes griffig, lässt sich übersichtlich darstellen und einzelne Kernpunkte genau benennen.

So bleibt bei den Interessenten im Idealfall keine Frage mehr offen und ein Handschlag besiegelt den Deal, auf dass das Projekt realisiert wird. Ein Konzept erstellen ist derweil keineswegs eine Sache der Kreativität. Denn das Handwerkszeug dafür sind klare Strukturierung, einfache Verständlichkeit und Formulierungen auf Faktenbasis. Auf diese Weise ist die Konzeptionierung selbst ein überzeugendes Argument für die eigene Sache und beeindruckt den oder die Gegenüber.

Konzept erstellen: Wo soll man anfangen?

Je umfangreicher ein Projekt ist und je mehr Details von Belang sind, desto komplexer und detaillierter fällt schließlich auch das Konzept im Vorfeld aus. Doch bei aller Arbeit, die darin steckt – viele Konzepte scheitern, weil auf der Gegenseite am Ende doch noch zu viele Fragen offen bleiben. Müssen Sie also ein Konzept erstellen, scheuen Sie keinesfalls die Kommunikation mit dem Interessenten. Tatsächlich weiß ein Auftraggeber oft selbst noch gar nicht, was er wie genau will.

Fragen Sie also im Vorhinein nach und zwar mehrfach und vom Allgemeinen ausgehend bis hin zu spezifischen Details. Dadurch finden Sie als Konzeptentwickler die Antworten auf jene Fragen, die Ihr Gegenüber nach Ihrer Präsentation andernfalls noch gehabt hätte. Eine grundlegende und einfache Orientierung für den Inhalt beim Konzept erstellen sind eine Reihe von W-Fragen:

  • Wer ist es, der das Projekt in die Tat umsetzt? (Eigene Person, Firma, Verein etc.)
  • Was ist das Projekt? (Zielstellung)
  • Wie gelingt die Umsetzung? (Finanzierung, Methoden, Zeitplan)
  • Warum braucht es dieses Projekt? (Ausgangslage gegenüber der Zielstellung)
  • Mit wem passiert die Umsetzung? (Hinsichtlich Personal oder Kooperationen)
  • Für Wen ist das Projekt von Nutzen? (Interessent und/oder andere Zielgruppen)

Konzept erstellen: Wie die Erstellung am einfachsten gelingt

Für das eigentliche Erstellen eines Konzeptes, gibt es im Grunde zwei Möglichkeiten. Die eine ist freilich der absolut eigenhändige Entwurf. Eine Hilfestellung, und damit die andere Herangehensweise, liefert eine Vorlage aus dem Internet. Diverse Websites bieten dafür etwa Word Dokumente an, welche bereits eine grobe Richtlinie vorgeben oder auch Checklisten beinhalten, wonach Sie sich beim Konzept erstellen richten können. Natürlich können Sie eine solche Vorlage beziehungsweise Checkliste auch einfach als kurze Inspiration nutzen und dann doch Ihre ganz eigene Arbeitsweise finden.

Zumal so manches Projekt doch etwas zu speziell sein kann, als dass es sich für einen der üblichen Vordrucke anbietet und die Konzeptionierung in ein solches Muster passt. Wie auch immer Sie sich entscheiden, bedenken Sie stets die Fragen aus dem vorigen Abschnitt, um inhaltlich alles abzudecken und sorgen Sie für einen roten Faden bei klarer Struktur anhand jener Fragestellungen. Können Sie diese zwar durchaus hinreichend beantworten und finden doch nicht die optimale Reihenfolge der Präsentation aller Informationen, so ist es hilfreich, sich schlicht an den grundlegenden Aufbau eines allgemeinen Konzeptes zu halten. Dieser besteht aus den folgenden Punkten:

  • Abstract
  • Aufgabenstellung
  • Beschreibung der Ausgangslage
  • Zielsetzung
  • geplante Maßnahmen
  • Bewertung
  • Evaluation

Vom Abstract bis zur Evaluation – der generelle Aufbau

Der Abstract ist der Einstieg in Ihr Konzept. Dieser Aufmacher des Ganzen umreist ihr Projekt und stellt die folgenden Themenpunkte prägnant und übersichtlich dar. Genau deshalb empfiehlt es sich, beim Konzept erstellen den Abstract ganz zum Schluss zu verfassen, wonach er an den Anfang von allem gestellt wird. Die Aufgabenstellung beschreibt, weshalb zur Idee des Projektes kommt, also wieso es notwendig ist. Dies basiert beispielsweise auf einem Briefing durch einen Auftraggeber. Fließend über geht es in den Teil mit einer Beschreibung der Ausgangslage. Hier wird der momentane Ist-Zustand dargestellt. In Verbindung mit dem nächsten Punkt wird daraus eine Ist-Soll-Analyse.

Dafür nämlich bedarf es eine Beschreibung der Zielsetzung, dem Soll-Zustand. Die Zielsetzung ist natürlich außerordentlich wichtig und Fragen dürfen hierbei nicht offenbleiben. Eventuell bietet sich bei vielfältiger Zielsetzung auch das Setzen von Prioritäten an. Der folgende Schwerpunkt mit den geplanten Maßnahmen beschreibt genauestens, wie Sie gedenken, die gesteckten Ziele zu erreichen. Achten Sie darauf, dabei auch einen eventuellen Zeit- und Budgetplan mit einzubeziehen. Bei der Bewertung ist Transparenz gefragt. Hier muss ehrlicherweise auf die Chancen aber auch die Risiken des Projektes eingegangen werden.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse oder auch eine SWOT-Analyse macht dabei beispielsweise einen seriösen Eindruck. Den Abschluss markiert die Evaluation, also die Erfolgskontrolle. Sie stellen damit dar, wie der laufende Fortschritt und schließlich das Ergebnis des Projektes kontrolliert oder gemessen werden soll. Mit Hilfe all dieser Punkte haben Sie einen brauchbaren roten Faden und gewissermaßen das nötige Konzept um Ihr Konzept zu erstellen.

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