PDF Formular erstellen mit einem Schreibprogramm

Das Format PDF ist mittlerweile für viele Belange zum absoluten Standard geworden. Verschiedene Dokumenttypen und Formate wie XML, HTML oder insbesondere gängige Textdokumente lassen sich heute direkt zu PDF konvertieren und sind dadurch systemübergreifend kompatibel. Dank dem kostenlosen Adobe Reader und ähnlichen Programmen lässt sich eine PDF auf dem Mac, einem Windows-PC und ebenso bei anderen Betriebssystemen gleichermaßen nutzen.

Ein großer Vorteil dessen ist außerdem, dass sich das PDF-Format hervorragend für Formulare anbietet, die direkt am Rechner bearbeitet und ausgefüllt werden können. Mit Freeware Programme wie OpenOffice lässt sich ohne viel Vorkenntnis ein solches PDF Formular erstellen aber auch Word und Excel bieten mittlerweile die entsprechenden Funktionen.

Die Vorteile eines PDF Formulars

Wenn es darum geht, ein Formular zu erstellen, verwenden Nutzer vielfach noch die üblichen Textdokumente und hantieren dabei umständlich mit Doppelpunkten und Unterstrichen, um das entsprechende Layout zu erreichen. Jenes Dokument ist dann vom Empfänger entweder als ganzes zu bearbeiten oder aber auszudrucken, ehe es ausgefüllt wird. Eine elegantere Lösung ist es jedoch, ein PDF Formular zu erstellen. Dieses ist, wie erwähnt, vom Empfänger direkt am eigenen Rechner ausfüllbar und hat darüber hinaus weitere Vorteile.

Beispielsweise kann der Empfänger nur die für ihn vorgesehenen Bereiche mit Text bearbeiten, während Überschriften, Fragen und so weiter geschützt sind. Das ist ganz speziell für mehr oder weniger offizielle oder vertragliche Dokumente von Belang. Ein digital ausgefülltes Formular lässt sich überdies direkt per Mail versenden, was insgesamt Zeit und Kosten spart. Davon abgesehen ermöglicht ein PDF Formular besondere Funktionen wie etwa eine Drop-Down-Auswahl für einzelne Elemente. Diese eignen sich nicht zuletzt für umfangreiche Formulare um möglichst Platz zu sparen.

PDF Formular erstellen mit Word, Excel u.a.

Wie eingangs erwähnt, bietet das kostenlos erhältliche Programm OpenOffice ebenso wie LibreOffice von Haus aus Formularprozesse. Hierfür enthält die Menüleiste den Reiter „Formular“ oder man nutzt eine extra Symbolleiste, welche über „Ansicht“ und „Symbolleisten“ aktiviert werden muss. Letzten Endes muss ein erstelltes Dokument jeweils via „Datei“ und „Exportieren“ als PDF mit Formularfunktion gespeichert werden. Von diesen Programmen abgesehen, können inzwischen aber auch die Microsoft-Tools Word und Excel ohne Zusatzsoftware ein einfaches PDF Formular erstellen. In beiden Fällen führen die eher selten genutzten „Entwicklertools“ zum gewünschten Ergebnis. Diese müssen anfangs über „Datei“, „Optionen“ und „Menüband anpassen“ aktiviert werden. Im nun neu sichtbaren Reiter „Entwicklertools“ befindet sich die Option „Entwurfsmodus“. Diesen gilt es ebenfalls zu aktivieren, solange das Formular erstellt wird, und wieder zu deaktivieren, wenn das Formular fertig ist und abgespeichert werden soll. Während des Erstellungsprozess bieten die Entwicklertools neuerdings 9 entsprechende Elemente als Formularbausteine:

  • Text-Inhalt: Als Eingabefeld für reinen Text
  • Rich-Text-Inhalt: Als Eingabefeld für formatierbaren Text
  • Bildinhalt: Als Feld zum Einfügen von Bildern
  • Bausteinkatalog-Inhalt: Als Feld zum Auswählen vorgefertigter Textbausteine
  • Kombinations-Inhalt: Als Feld für freien Text oder aber die Auswahl von Vorgaben
  • Datumslisten-Inhalt: Zum Eintragen eines Datums oder Auswahl via Kalender-Popup
  • Kontrollkästchen-Inhalt: Als Kästchen zum Setzen eines X oder Häkchens via Mausklick

Nach dem Erstellen richtig speichern und schützen

Wichtig zu wissen ist, dass Word und Excel ein PDF Formular erstellen und ebenso leicht auch ein bereits erstelltes durch jeden Nutzer bearbeiten können, sofern dieses vom Urheber nicht geschützt ist. Um hier also auf Nummer sicher zu gehen, schaltet man den Entwurfsmodus aus und klickt anschließend auf die Schaltfläche „Bearbeitung einschränken“. Daraufhin öffnet sich ein Feld, in welchem bei „Nur diese Bearbeitung im Dokument zulassen“ ein Haken gesetzt und darunter die Option „Ausfüllen von Formularen“ ausgewählt wird.

Danach folgt ein Klick auf „Ja, Schutz jetzt anwenden“ (ist der Entwurfsmodus noch aktiv, kann dies nicht ausgewählt werden) und zum Schluss die Eingabe eines Passworts, mit dem sich der eben festgelegte Schutz wieder aufheben lässt. Zum korrekten Abspeichern des Formulars genügt es, nach „Speichern unter“ als „Dateityp“ das PDF-Format zu wählen. Somit ist nun das Formular erstellt, gespeichert und geschützt und kann nicht unerwünscht manipuliert werden, sodass es für wichtige Angelegenheiten wie etwa vertragliche Einigungen nutzbar ist.

Tipps für das Erstellen von Formularen

Wer beim PDF Formular erstellen und ausfüllen gleichermaßen erfahren ist, weiß wie sinnvoll es ist, wenn das Design oder Layout möglichst effizient gestaltet ist. Insbesondere bei umfangreichen Formularen lohnt es sich, den Inhalt auf das Nötige zu beschränken und überhaupt optische eine sinnvolle Struktur zu wahren. Denn je mehr es zu lesen und auszufüllen gibt, desto schneller ist der Rezipient genervt und unkonzentriert. Daher lohnen sich diese Tipps um ein möglichst effizientes PDF Formular zu erstellen:

  • zusammengehörige Informationen als Gruppe: Farben, Rahmen, enge Abstände – all dies kann zeigen, dass bestimmte Informationen zueinander gehören
  • durchgängige Struktur: einheitliche Anordnung der Textfelder unter, über oder neben den Fragen o.ä.
  • sparsame optische Gestaltung: nicht zu viele Farben, Rahmen etc. und viele Zusatzinformationen eher via Fußnoten und Anhang
  • Mehrzeiler vermeiden: Zusammengehöriges wie „Anrede“ und „Name“ in eine Zeile
  • Wichtiges hervorheben: Fettdruck wichtiger Schlagwörter, auch zur Orientierung
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Dieser Beitrag wurde am 16. März 2021 veröffentlicht.