Pendenzenliste – simples Werkzeug mit großem Effekt

Sie schafft eine klare Ordnung anstehender Aufgaben, sie hilft Ziele effizienter und schneller zu erreichen und sie ist eine Stütze für das Gedächtnis: die Pendenzenliste, auch To-Do-Liste genannt. Schon allein durch ihre einfachste Funktion, die Auflistung von nötigen Erledigungen, sorgt sie für eine methodische Vorgehensweise und schärft den Blick auf das Wesentliche.

Doch die Vorteile, welche Ihnen eine solche Liste im Alltag sowie im Zuge der Arbeit bietet, gehen darüber hinaus:
• Aufteilung großer Pläne in einzelne Aufgaben
• übersichtliche Anordnung der Teilaufgaben nach Priorität
• Förderung des Zeit- und Ressourcenmanagements
• psychologischer Vorteil der beständigen Erfolgskontrolle

Pendenzenliste: Verschiedene Arten von einfach bis komplex

Diese Vorzüge ergeben sich mehr oder weniger bei jeder Art von Aufgabenliste, die Sie anlegen, ganz gleich ob es die handschriftliche Einkaufsliste ist oder eine digitale Variante im Zuge eines größeren Projektes. Denn in der Tat gibt es verschiedene Formen basierend auf verschiedenen Zwecken. Für Ihren persönlichen Alltag oder Arbeitsprozess beispielsweise bietet sich ebenso Stift und Papier wie auch ein Schreibprogramm an um eine Pendenzenliste zu erstellen. Bei letzterem legen sie ein übliches Textdokument an und nutzen die Formatierung, um eventuelle Prioritäten zu kennzeichnen und Struktur zu schaffen.


Sind sie wiederum Teil oder Leiter eines Teams, so empfiehlt sich in jedem Fall eine übersichtliche Pendenzenliste als Vorlage für jedes Teammitglied, womit die To-Do-Liste quasi zur Tu-Du-Liste wird. Nützliche Vordrucke finden sich in vielerlei Ausführung im Internet. Bestenfalls bearbeiten Sie diese vorgefertigten Listen noch individuell nach den Ansprüchen beziehungsweise Möglichkeiten ihrer Arbeitsgruppe. Ganz und gar individuell ist schließlich eine projektbezogene Pendenzenliste. Hier kommt es auf bestimmende Faktoren an, die für das jeweilige Projekt von Bedeutung sind. Das können etwa Zeit, materielle Ressourcen oder auch finanzielle Aspekte sein. Damit derlei Punkte Berücksichtigung finden, lohnt es sich eine komplexe Pendenzenliste mit Excel zu erstellen.

Ihre Pendenzenliste – am besten digital und stets zugänglich

Für eine solche durchaus professionelle Variante sollten Sie also das Programm Excel oder zumindest ein ähnliches Tabellenkalkulationsprogramm parat haben. Im Idealfall kennen Sie sich mit den grundsätzlichen Optionen und Funktionen des Programms aus, sodass beispielsweise Budget-Berechnungen durchgeführt werden oder die Fertigstellung einer Aufgabe die Priorität einer anderen noch offenen direkt beeinflusst. Damit geht die Ordnung und Struktur weit über das „Wer hat wann was zu tun“ hinaus. Die Möglichkeiten, welche Sie einbauen können, sind vielfältig. Je mehr Personen an einem Projekt und der zugehörigen digitalen Pendenzenliste teilhaben, desto nützlicher ist es, wenn diese in einer Cloud gespeichert bleibt beziehungsweise jederzeit zugriffsbereit ist. Als Teamleiter haben Sie somit ständige Einsicht über den Status einer jeden Aufgabe, können weitere hinzufügen oder Änderungen vornehmen, die Ihr Team unmittelbar erreichen.

So könnte Ihre Pendenzenliste aussehen

Von solchen Komplexen Listen abgesehen, besitzen natürlich auch einfache To-Do-Listen ein gewisses Grundmuster, dass Effizienz garantiert. Dies findet sich einerseits in den besseren Vorlagen und sollte andererseits in der von Ihnen erstellten Liste Anwendung finden. Basispunkte dafür sind:

  • Priorität – die Wichtigkeit einer Aufgabe
  • Pendenz – die zu erledigende Aufgabe selbst
  • Termin – Der Tag oder die Zeit, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist
  • Bemerkung – zusätzliche, eventuell essentielle, Informationen zur Aufgabe
  • Status – Eintragung, ob die Aufgabe noch offen oder erledigt ist
  • Je nachdem, ob die Liste nur Ihnen persönlich gilt und doch etwas ausführlichere Pflege verlangt oder ob es sich um eine Aufgabenverteilung für ein Team handelt, bieten sich außerdem als Gliederung an:
  • Nummer – Nummerierung der Aufgaben zur besseren Übersicht
  • Datum – der Tag der Eintragung einer Aufgabe
  • Zuständigkeit – wer die jeweilige Aufgabe zu erledigen hat
  • Folge – eventuelle logische Folgeaufgabe (als Alternative zu Prioritäten)
  • Anhand dieser Punkte erstellen Sie in kürzester Zeit mittels tabellarischer Übersicht bereits eine sinnvolle Aufgabenverteilung, die die Effizienz Ihres Arbeitsprozesses fördert.

Fazit zur Pendenzenliste

Tatsächlich haben Forschungen gezeigt, dass das Pflegen einer Pendenzenliste nicht nur die Arbeits- und Erfolgsrate fördert, sondern sogar für schnelleres Einschlafen sorgt. Wer abends seine Erledigungen für den Folgetag plant und geordnet auflistet, findet wesentlich schneller in den verdienten Schlaf. Allein dieser Aspekt zeigt den wohltuenden Faktor einer guten Strukturierung von Aufgaben und Arbeiten.

Mehr noch als das beschert Ihnen eine To-Do-Liste ein besseres Zeit- und Ressourcenmanagement beim Abarbeiten der jeweiligen Aufgaben, bietet eine Übersicht der Prioritäten und macht große Pläne durch die Aufteilung in einzelne Segmente greifbarer. Diese Vorteile summieren sich insbesondere, wenn es ganze Teams und Projekte betrifft, wobei hierfür eine Pendenzenliste via Excel erstellt die weitreichendsten Optionen bereithält. Im Idealfall machen Sie sich außerdem die Möglichkeit einer Cloud und damit den ständigen Zugriff über das Internet auf die Liste zunutze.

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Dieser Beitrag wurde am 4. Dezember 2020 veröffentlicht.