Für das Projekt-Controlling und die Überwachung des Projektfortschritts ist ein Projektstatusbericht unerlässlich. Wie es der Name bereits besagt, macht dieser Bericht den aktuellen Projektstatus ersichtlich. Somit können Sie sich nicht nur einen Überblick über die bisherigen Projektfortschritte verschaffen. Vielmehr wird der Vergleich mehrerer Projekte auf Basis eines derartigen Berichts möglich.
Warum ist ein Projektstatusbericht sinnvoll?
Ein Projektstatusbericht, der in Anlehnung an eine standardisierte Vorlage verfasst wurde, trägt die wichtigsten Informationen zum aktuellen Projektstatus in übersichtlicher Form zusammen. Die Leser sind demnach dazu in der Lage, diesen Bericht zu konsultieren, um sich unkompliziert und schnell einen Überblick über den aktuellen Fortschritt und Status zu verschaffen. Dies ist besonders für Entscheider wichtig, die ihre Entscheidungen über die Zukunft eines Projekts auf Basis dieser Informationen zu treffen haben.
Die Vergleichbarkeit verschiedener Projekte ist auf Basis solch eines Berichts ebenso gegeben. Indem die zuständigen Personen zwei Projektstatusberichte nebeneinander auswerten, können sie leicht feststellen, welches Projekt schneller voranschreitet, mehr oder weniger ressourcenintensiv ist und größere Chancen auf eine fristgerechte Fertigstellung aufweist.
Sofern es Stakeholder, wie zum Beispiel Investoren, gibt, die über den Projektfortschritt zu informieren sind, kann dies mittels dieses Berichts geschehen. Dabei ist es ausgesprochen wichtig, dass das Ausfüllen des Projektstatusberichts für den Projektleiter möglichst wenig Zeit in Anspruch nimmt. So wichtig dieser Bericht auch ist, er darf den Projektleiter schließlich nicht allzu lange von seiner eigentlichen Arbeit abhalten, da dies den Projektfortschritt sonst womöglich dämpfen würde.
Welche Daten gehören in einen Projektstatusbericht?
Es gibt eine Reihe von Daten, ohne die solch ein Bericht nicht vollständig ist. Die nachfolgende Auflistung verrät Ihnen, welche Informationen in Ihrem Projektstatusbericht unbedingt zu finden sein müssen:
- Stammdaten zu dem jeweiligen Projekt inklusive einer Beschreibung und der Zielsetzung
- Termine und Deadlines
- Kosten für das Projekt
- Aktuelle Ressourcenlage
- Zuletzt ausgeführte Schritte
- Kommende Schritte, die als nächstes folgen werden
- Low- und Highlights
- Risiken
- Wo es aktuell Entscheidungsbedarf gibt
So könnte ein Projektstatusbericht aussehen
Die folgende Vorlage zeigt Ihnen auf, wie Sie Ihren Projektstatusbericht konkret gestalten können. Durch einen Klick auf das Foto öffnet sich ein Word-Dokument, dass Sie herunterladen können. Diese Vorlage für den Projektstatusbericht können Sie nutzen und individuell anpassen.
Projektstatusbericht
| Datum | … |
| Projektnummer | … |
| Projektname | … |
| Auftraggeber | … |
| Projektleiter | … |
| Projektbeginn | … |
| Projektende | … |
| Fortschritt in Prozent | … |
| Terminrisiko in Prozent | … |
| Kostenrisiko in Prozent | … |
| Gesamtstatus | … |
| Meilenstein | Termin-Soll | Termin-Ist | Status | Anmerkungen |
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| … |
Abschlussbemerkungen:
Diese Vorlage lässt sich beliebig an Ihren Bedarf anpassen. Beispielsweise ist es nicht bei allen Projekten so, dass es einen Projektnamen und eine Projektnummer gibt. Wahlweise lässt sich die zweite Tabelle um weitere Informationen, wie zum Beispiel die Verantwortlichen für die einzelnen Meilensteine, ergänzen. Informationen dazu, wer für welche Aspekte eines Projekts verantwortlich ist, können unter anderem deshalb sehr hilfreich sein, da ein mangelnder Projektfortschritt mitunter auf die Fehlhandlungen einzelner Personen zurückzuführen ist.