Protokoll: Vorlage & Muster

Das Protokollieren eines Meetings gehört zu den Aufgaben, um die sich die wenigsten Menschen reißen. Doch eine Protokollvorlage kann dafür sorgen, dass Sie diese Aufgabe spielend meistern. Wer effizient protokollieren will, sollte sich effizient darauf vorbereiten, anstatt während der Besprechung einfach nur Notizen auf einem leeren Blatt zu machen. Mit Hilfe einer vordefinierten Protokollvorlage kann man das Erstellen des Protokolls effizienter und schneller gestalten. Nachfolgend erhalten Sie viele wichtige Hinweise und Tipps, wie Sie selbst eine Protokollvorlage erstellen können und worauf Sie bei der Dokumentation bei einem Protokoll achten sollten.

Protokoll als Mitschrift zur Dokumentation von wichtigen Ergebnissen und Entscheidungen

Ein Protokoll ist ein Dokument in dem festgelegt wird, in welcher Reihenfolge bzw. zu welchen Zeitpunkten bestimmte Vorgänge zu erledigen sind. Das Protokoll hat eine Dokumentationsfunktion und dient dazu, wichtige Aspekte und Vorgänge schriftlich festzuhalten. Protokollierte Aspekte können so auch von Personen nachvollzogen werden, die bei einer Besprechung oder bei der Erstellung des Protokolls (Niederschrift) nicht anwesend waren. Protokolle werden eingesetzt im Bereich von juristischen Prozessen, bei der internen Unternehmenskommunikation, im Projektmanagement oder bei technischen Spezifikationen und Abläufen.

Ein Protokoll wird überall dort eingesetzt, wo mit regelmäßigen Abläufen gearbeitet wird. Oder bei Prozessen, wo mit Störungen oder Abweichungen gerechnet werden muss. Ergebnisse einer Sitzung, einer Besprechung, einer Veranstaltung oder einer Diskussion werden im Protokoll kompakt zusammengefasst. Das Protokoll dient demnach im Wesentlichen der Organisation, Planung und Optimierung von Prozessen.

Protokolle lassen sich in unterschiedlicher Art und Weise schreiben. Es gibt beispielsweise ein Stundenprotokoll, ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll. Die Niederschrift sollte sich dabei an den Zielen des Unternehmens orientieren und ihren Zweck erfüllen. Je nach Form des Protokolls ist der Aufbau der Aufzeichnung etwas anders gehalten. Wichtig ist, dass für jedes Protokoll die richtige Form eingehalten wird und man die wichtigsten Daten erfasst.

Ein Protokoll dient dazu, einen Vorgang so genau wie erforderlich, aber auch so kompakt wie möglich, zu dokumentieren. Damit ein Protokoll   vollständig ist, müssen alle wesentlichen Informationen enthalten sein.

Wo kommt ein Protokoll zum Einsatz?

Ein Protokoll kann bei folgenden Gelegenheiten eingesetzt werden:

• Meeting oder Besprechung in einem Unternehmen
• Organisation und Dokumentation von Arbeitsabläufen
• Treffen oder Sitzung bei einem Verein.

Das Protokoll dient als Übersicht und sollte für alle beteiligten Personen einen schnellen Überblick über besprochen Tagesordnungspunkte ermöglichen. Das Protokoll bei einer Sitzung, einem Meeting, einer Besprechung oder einer Diskussion erforderlich sein. Vereine und Unternehmen sind bei wichtigen Sitzungen möglicherweise sogar dazu verpflichtet ein Protokoll zu führen. Wie Sie ein perfektes Protokoll schreiben, erfahren Sie hier.

Arten und Formen von Protokollen

Protokolle können nach dem Zeitpunkt der Anfertigung, nach dem Inhalt und nach der Form der Aufzeichnung unterschieden werden

Zeitpunkt der Anfertigung

Der Zeitpunkt, wann ein Protokoll geschrieben wird, kann je nach Bedarf unterschiedlich sein.

1. Voraus-Protokoll: Ein Protokoll, dass im Voraus angelegt wird, um zukünftige Arbeitsanläufe zu regeln. Es handelt sich um ein Konzept, dass nachfolgende Prozesse definiert.
2. Jetzt-Protokoll: Dabei wird ein aktueller Vorgang erfasst und dokumentiert.
3. Gedächtnisprotokoll: In diesem Fall wird erst im Nachgang ein Vorgang dokumentiert. Die Aufzeichnung erfolgt aus dem Gedächtnis.

Form der Aufzeichnung

Die Niederschrift kann auch danach unterschieden werden, wie das Protokoll angefertigt wird. Protokolle können z.B. nicht nur schriftlich erfasst werden, sondern auch per Video- oder Tonaufzeichnung. Im technischen Umfeld spricht man auch von sog. Log-Dateien, wenn Vorgänge automatisch erfasst werden. Wenn man ein Protokoll schreibt, kann es zudem in Langschschrift oder Kurzschrift verfasst werden.

Je nach Form des Protokolls sollte man sch an die Regeln halten. Der Aufbau kann je nach Form unterschiedlich sein,

Das Gedächtnisprotokoll

Das Gedächtnisprotokoll: Beim Gedächtnisprotokoll werden besprochene Aspekte aus der eigenen Erinnerung heraus oder anhand von Stichpunkten der Mitschrift zu Papier gebracht. Das Gedächtnisprotokoll wird z.B. bei Interviews oder Diskussionen eingesetzt. Beschlüsse oder Ergebnisse werden dabei in Kurzform protokolliert. Das Protokoll fällt daher im Regelfall relativ kurz aus und ist an keine konkreten formellen Vorgaben und Regeln gebunden.

Das Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll: Das Ergebnisprotokoll dokumentiert Inhalte und Ergebnisse einer Zusammenkunft von Personen auf. Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll werden nicht  einzelnen Reden und Diskussionsbeiträge im Detail aufgezeichnet, es werden nur Kern-Aspekte durch den Protokollführer in dem Protokoll aufgezeichnet. Es entsteht eine Zusammenfassung von jedem Beitrag während der Sitzung. Bei einem Ergebnisprotokoll lohnt es sich, bestimmte formelle Richtlinien einzuhalten. Eine Protokollvorlage hierfür lässt sich zum Beispiel mit Word oder einem anderen Textprogramm erstellen.

Das Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll: Beim Verlaufsprotokoll wird der Inhalt einer Sitzung wieder gegegeben. Die Diskussionsbeiträge werden im Protokoll in indirekter Rede verfasst. Im Unterschied zu einem Wortprotokoll wird der  Inhalt vom Protokollführer nur sinngemäß zusammengefasst, so dass Entscheidungen vom Leser zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden können. Die Vorlage für ein Verlaufsprotokoll kann man ebenfalls mit Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word, Google Docs oder Apple Pages erstellen.

Das Wortprotokoll

Bei dieser Form der Aufzeichnung wird das Gesagte möglichst exakt wiedergegeben. Die Anfertigung eines Wortprotokolls erfordert eine besondere Geschicklichkeit und Schnelligkeit. Der Protokollierende sollte jedes einzelne Wort mitschreiben. Als Hilfmittel sollte man in diesem Fall einen Tonträger einsetzen, um den Inhalt zusätzlich zu dokumentieren. Die Erstellung eines Wortprotokolls wird heutzutage auch gerne von Computer-Stenografen übernommen. Mit Hilfe einer Stenografie-Tastatur oder einer Spracherkennungssoftware wird jedes gesprochene Wort in Echtzeit aufgezeichnet. Auf Basis der Aufzeichnung kann die Reinschrift dann noch verfeinert und vervollständigt werden. Bei wichtigen Sitzungen sollte ein Wortprotokoll angefertigt werden, auch wenn dieser Vorgang viel Zeit erfordert.

Das Stundenprotokoll

Stundenprotokoll werden vorwiegend in der Schule eingesetzt. Man spricht hierbei auch gerne von einem Unterrichtsprotokoll. Stundenprotokolle  dienen der Dokumentation wichtiger Erkenntnisse aus dem Unterricht. Sie dienen als Hilfe beim Wiederholen des Lernstoffes oder wenn ein Schüler den Unterricht verpasst hat. Das Unterrichtsprotokoll stellt meist eine Mischform aus Verlaufs- und Ergebnisprotokoll dar. Dabei stehen die herausgearbeiteten Ergebnisse im Unterricht im Mittelpunkt. Man sollte sich in diesem Fall an die Regeln zur Erstellung eines Ergebnisprotokolls halten. Gleichzeitig wird aber auch der Verlauf (vgl. Verlaufsprotokoll) dokumentiert.

Die perfekte Protokollvorlage für Ihr nächstes Meeting – das sollten Sie wissen

Eine übersichtliche Protokollvorlage sorgt dafür, dass auch die anderen Teilnehmer des Meetings später besser nachvollziehen können, was die wichtigsten Punkte waren. Zudem gilt es auch, andere Kollegen zu informieren, die nicht Teil der Besprechung waren. Eine gute Protokollvorlage trägt dazu bei, dass selbst Personen, die bei dem eigentlichen Meeting nicht anwesend sein konnten, sich schnell einen Überblick verschaffen können.

Wer schreibt das Protokoll?

Das Protokoll wird von einem Schriftführer oder Protokollführer  angefertigt. Bei Unternehmen kann eine Person vor der Sitzung festgelegt werden, die das Protokoll schreiben soll. Es gibt auch die Möglichkeit die Niederschrift mit einem technischen Aufzeichnungsgerät  anzufertigen.

Wer die Protokollführung übernimmt, sollte vor dem Meeting definiert werden. Eine Vorlage kann dem Protokollführer dabei helfen, das Protokoll der Besprechung schneller zu erfassen.

Anforderungen an ein Protokoll

Bei einem Protokoll sollte man folgende Anforderungen beachten:

• Vollständigkeit
• inhaltliche Richtigkeit
• Bedeutung der erfassten Vorgänge oder Ereignisse
• Echtheit der Urheberschaft
• Gültigkeit des Protokolls

Da ein Protokoll auch zur Beweissicherung eingesetzt wird, kommt der Richtigkeit und Vollständigkeit beim Protokoll eine besondere Bedeutung zu. Man spricht hierbei von einer positiven Beweiskraft. Durch die  Beweiskraft wird nachgewiesen, dass die protokollierten Vorgänge oder Ergebnisse genau so stattgefunden haben, wie sie erfasst wurden.

Mit der Echtheit eines Protokolls steht und fällt die gesamte Beweiskraft. Die Gültigkeit eines Protokolls wird normalerweise mit der Unterschrift oder mit einem anderen Identitätsvermerk des Protokollführers sichergestellt.

Protokollvorlage

Zunächst einmal sollte jede Protokollvorlage die folgenden Punkte erhalten, um den Rahmen, in dem das Meeting oder die Besprechung stattfindet, genau abzustecken. Eine vollständige Niederschrift ist erforderlich, um zu einem späteren Zeitpunkt wichtige Punkte nachvollziehbar machen zu können.

• Thema des Meetings, der Besprechung oder Diskussion
• Datum und Zeit
• Ort
• Alle Teilnehmer, die zu der Besprechung eingeladen waren und teilnehmen
• Leitung des Meetings
• Protokollführer
• Tatsächlich anwesende Teilnehmer

Tagesordnungspunkte festhalten

Nachdem diese wichtigen Punkte festgehalten wurden, geht es nun an die einzelnen Tagesordnungspunkte. Diese werden als TOP 1, TOP 2, usw. in dem Protokoll abgekürzt. Um ausreichend Platz für alle wichtigen Notizen zum jeweiligen TOP zu haben, kann es durchaus sinnvoll sein, wenn für jeden Tagesordnungspunkt ein eigenes Blatt verwendet wird. Dann sollten die Blätter jedoch so nummeriert werden, dass sie dem jeweiligen Besprechungsprotokoll ohne Probleme zuzuordnen sind. Für jeden Tagesordnungspunkt gilt es wiederum die folgenden Notizen zu machen und die wichtigsten Erkenntnisse kurz und bündig auf den Punkt zu bringen:

1. Diskussion
2. Ergebnis der Diskussion
3. Aufgaben
4. Verantwortliche
5. Termine / Deadline

Sobald die einzelnen Tagesordnungspunkte festgehalten wurden, schließt die Protokollvorlage meist wie folgt ab:

• Datum
• Unterschrift/en des Protokollierenden und Leiter des Meetings
• Mögliche Anlagen

Viele Protokollführer gehen dazu über, dass sie die Protokollvorlage nicht sofort ausfüllen. Vielmehr kann es sinnvoll sein, einen zusätzlichen Schmierzettel zu verwenden. Denn der Platz in der eigentlichen Protokollvorlage ist begrenzt und es sollten wirklich nur die wichtigsten Erkenntnisse festgehalten werden. Gerade im Feld „Diskussion“ können die Notizen sonst schnell ausarten und unübersichtlich werden. Dies ist jedoch nicht Sinn und Zweck eines Protokolls.

Selbstverständlich kann dieses Musterbeispiel einer Protokollvorlage auch an das eigene Unternehmen angepasst werden. Vielleicht bevorzugen Sie es, die Protokollvorlage am PC auszufüllen. Somit wird kein zusätzlicher Schmierzettel benötigt, da Sie Ihre Einträge später ohne Probleme korrigieren können. Darüber hinaus lässt sich das fertige Protokoll dann bequem per E-Mail verschicken, so dass alle beteiligten Parteien kinderleicht Einsicht erhalten. Die genannte Protokollvorlage lässt sich zum Beispiel samt aller genannten Punkte komfortabel in Excel einrichten. Diese Vorlage kann dann auch an alle Mitarbeiter verteilt werden, so dass die Rolle des Protokollierenden immer wieder von einer anderen Person im Team übernommen werden kann.

Tipps für den Umgang mit einer Protokollvorlage

Wenn Sie die Protokollvorlage während eines Meetings am Laptop oder Tablet ausfüllen, halten Sie wahrscheinlich eine große Vielzahl an Notizen fest, von denen Sie einige später streichen können. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich mit der Auswertung Ihrer Notizen nicht allzu viel Zeit lassen. Immerhin verblasst die Erinnerung an das Meeting im Laufe der Zeit immer mehr, so dass Sie gut daran tun, wenn Sie sich unmittelbar nach der Besprechung an die Ausarbeitung des finalen Protokolls machen.

Das spart zudem Zeit, da Sie nicht umständlich und langwierig darüber nachdenken müssen, was denn nun eigentlich im Meeting gesagt wurde. Darüber hinaus kann die Erstellung des fertigen Protokolls auch eine sehr zeitkritische Angelegenheit darstellen, da es vielleicht eine Deadline gibt, bis wann Sie das Protokoll bei einer bestimmten Person im Unternehmen einreichen müssen. Wohlmöglich gibt es andere Menschen, die auf Ihr fertiges Protokoll angewiesen sind, weshalb Sie dieses am besten so rasch wie möglich ausarbeiten.

Ihre Protokollvorlage anpassen und das Protokoll absegnen lassen

Wie bereits angesprochen, lässt sich das eben angeführte Beispiel für eine Protokollvorlage durchaus anpassen. Besonders wenn es um die verschiedenen Tagesordnungspunkte geht, werden Sie wohlmöglich Unterpunkte hinzufügen oder weglassen wollen. Das hängt unter anderem davon ab, ob es sich um ein reines Ergebnis- oder um ein sogenanntes Verlaufsprotokoll handelt. Bei einem Verlaufsprotokoll sollten auch einzelne Aspekte der Diskussion festgehalten werden. Das ist bei einem reinen Ergebnisprotokoll hingegen nicht der Fall, so dass Sie den Unterpunkt „Diskussion“ getrost streichen können.

 

Wahlweise können Sie auch ein Feld hinzufügen, in dem Sie jegliche Unklarheiten vermerken. Mitunter werden diese Unklarheiten auf einem separaten Blatt festgehalten. Dabei ist es wichtig, dass Sie während des Meetings als Protokollierender genau nachfragen. Nehmen Sie keine Punkte in das finale Protokoll mit auf, bei denen Sie sich nicht zu 100 Prozent sicher sind. Immerhin müssen auf Basis Ihres Protokolls wohlmöglich Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden und das Protokoll sollte auch für alle nicht-anwesenden Menschen gut verständlich sein.

Daher ist es zum Schluss des Meetings besonders wichtig, dass Sie einzelne Punkte des Protokolls noch einmal laut vorlesen. Damit sind vor allem Beschlüsse und mögliche Deadlines gemeint. So lassen sich Einwände oder Unstimmigkeiten gleich abklären, bevor es später zu Problemen kommen kann. Auch das spart Arbeit und Zeit. Außerdem können Sie so dafür sorgen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

Protokollvorlage bei Word anlegen

Tipp: Sie müssen sich nicht selbst die Mühe machen und mit Word oder Excel eine Protokollvorlage erstellen. Das Programm Word besitzt bereits einige vordefinierte Protokollvorlagen, die man nutzen kann.

Natürlich kann man diese Dokumente den eigenen Bedürfnissen anpassen und modifizieren. Um diese Protokollvorlagen bei Word aufzurufen, müssen sie folgendermaßen vorgehen:

1. Öffnen Sie das Programm Word
2. Navigieren Sie zu “Datei” und dann zu “Neu aus Vorlage…”
3. In dem Fenster das sich nun öffnet sehen sie bereits viele Dokumentvorlagen, die man für das Schreiben von Dokumenten nutzen kann
4. Suchen Sie in dem Suchschlitz nach Protokoll
5. In dem Fenster werden Ihnen dann einige Protokollvorlagen angezeigt, die Sie für das Schreiben Ihres Protokoll verwenden können

Neben Microsoft Word gibt es natürlich auch andere Text-Programme, die vordefinierte Protokollvorlagen besitzen. Es gibt verschiedene Programme, die unter Windows oder für Macs verfügbar sind. Man kann derartige Vorlagen auch mit Excel, das ebenfalls Teil von Microsoft Office ist, erstellen. Auch mit Google Docs kann man ähnliche Vorlagen erstellen, wie mit Microsoft Office, die man zum Beispiel bei einem Meeting oder im Projektmanagement einsetzen kann. So können Diskussionen und Besprechungen quasi auf jedem Computer oder Laptop protokolliert und gespeichert werden.

Bei den Dokumenten handelt es sich meist um Besprechungsprotokolle, die alle wichtigen Daten enthalten. Sie können die Vorlage natürlich ausdrucken und dann handschriftlich die Daten eintragen. Oder Sie tippen das Protokoll direkt am PC bzw. Laptop ab und können dann das fertige Dokument ausdrucken.

Ich hoffe, die Informationen zur Erstellung einer Protokollvorlage waren hilfreich für Sie. Sollten Sie Rückfragen haben oder einzelne Themen nicht gänzliche besprochen worden sein, dürfen Sie mich gerne kontaktieren.

Protokolle in der Praxis

Protokolle werden im täglichen Leben bei sehr unterschiedlichen Prozessen eingesetzt. Zu denken ist hierbei nicht nur an schriftliche Protokolle, die von Menschen verfasst werden, sondern auch an technische Protokolle.

Ein Beispiel für eine automatisierte, beweissichere Protokollierung ist der Flugschreiber in Flugzeugen durch den der Hergang bei einem Unfall rekonstruiert werden können.

Bei einem Computern werden ebenfalls Daten aufgezeichnet. Dies erfolgt im Rahmen einer Protokolldatei (Logdatei), in der bestimmte Ereignisse gespeichert werden. Beispielweise kann die Programmausführung, nach bestimmten Regeln festgehalten und protokolliert werden.