Rapportzettel – alle Leistungen übersichtlich im Blick

Im Elektrohandwerk, beim Hausbau sowie bei Heizungs- und Sanitärarbeiten und in vielen anderen Metiers kommt es häufig zu Stundenlohnarbeiten. Auch Regierarbeiten, Rapportstunden oder Stunden auf Nachweis genannt, handelt es sich bei eben diesen um Arbeiten, welche gesondert abgerechnet werden, da sie über zuvor vertraglich festgelegte Leistungen hinausgehen. Dabei muss es sich nicht etwa nur um Arbeitsstunden handeln. Vielmehr kann der endgültige Rechnungsbetrag auch durch zusätzlich nötige Materialien und Geräte ungeplant höher ausfallen. Erfahrene Handwerker wissen: dafür lohnt sich der Rapportzettel. Dieser macht eindeutig klar, worum es sich bei den unvorhergesehenen Leistungen handelt – und kann mitunter vor Gericht als nötige Beweisführung dienen.

Was ist ein Rapportzettel?

Ein Rapportzettel ist ein schriftlicher Bericht, der normalerweise von einem Vorgesetzten oder Vorgesetzten an einen anderen Mitarbeiter oder Vorgesetzten übergeben wird. Er enthält Informationen über die Arbeit, die Leistung oder den Fortschritt einer Person oder einer Gruppe von Personen.

In der Regel wird ein Rapportzettel in einem Arbeitsumfeld verwendet, um die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und Vorgesetzten zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Fortschritt und die Leistung informiert sind. Der Rapportzettel kann auch als Werkzeug verwendet werden, um Feedback zu geben oder Verbesserungsvorschläge zu machen.

Oftmals wird in verschiedenen Branchen der Begriff Stundenzettel verwendet. Der Stundenzettel sollte folgende Angaben enthalten: Name des Arbeitnehmers, Datum des Arbeitstages, Arbeitsbeginn, Arbeitsende. Weitere Aspekte wie Materialverbrauch, Maschinen- oder Transportkosten können ebenfalls erfasst werden, sowie Angaben zu Pausenzeiten.

Im Bereich des Handwerks (Elektrotechniker, Heizungsinstallateur oder Dachdecker) spricht man aber auch von einem Rapportzettel. Diese Stundenzettel für das Handwerk enthalten zusätzliche Positionen.

Wo wird ein Rapportzettel eingesetzt?

Rapportzettel werden in der Regel in Arbeitsumgebungen verwendet, in denen es wichtig ist, die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Vorgesetzten zu verbessern. Rapportzettel finden in vielen Industriezweigen Anwendung. Sie dienen der der Kontrolle über erbrachte Leistungen inklusive Überstunden oder der Einhaltung von Ruhezeiten.

Dazu gehören zum Beispiel:

1. Baustellen und Bauunternehmen: Auf Baustellen werden Rapportzettel oft verwendet, um den Fortschritt der Arbeit und die Leistung der Mitarbeiter zu dokumentieren und zu kommunizieren.
2. Polizei und Sicherheitsunternehmen: Hier werden Rapportzettel genutzt, um Informationen über Vorfälle und Aktivitäten zu dokumentieren und an Vorgesetzte oder andere Abteilungen weiterzugeben.
3. Büros und Unternehmen: In Büros und Unternehmen werden Rapportzettel eingesetzt, um Informationen über Projekte, Aufgaben und Leistungen der Mitarbeiter zu dokumentieren und an Vorgesetzte weiterzugeben.
4. Gesundheitswesen: In Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen werden Rapportzettel oft verwendet, um Informationen über den Gesundheitszustand von Patienten zu dokumentieren und an andere Abteilungen oder Vorgesetzte weiterzugeben.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Verwendung von Rapportzetteln von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz unterschiedlich sein kann und dass die spezifischen Informationen und der Zweck des Rapportzettels je nach Arbeitsumfeld variieren können.

Wann ist ein Rapportzettel sinnvoll?

Wir zwischen einem Kunden oder Auftraggebern die Abrechnung der Tätigkeiten auf Stundenbasis festgelegt, können Rapportzettels als offiziell anerkannte Nachweise der geleisteten Arbeit dienlich sein. Gerade wenn es später zu einem Streifall zwischen den Parteien kommen sollte.

Es ist durchaus üblich, dass sich Auftraggeber und Auftraggeber bei allen möglichen Werkverträgen auch auf die Anwendung der VOB/B einigen. Dann wird auch der Einsatz von Rapportzetteln sinnvoll. Laut Paragraph 15 VOB/B nämlich sind besonders zu vergütender Aufwand, Materialien, Geräteeinsatz, Transportkosten und Sonderkosten gemeinsam mit den geleisteten Stunden auf Stundenzetteln aufzuführen.

Rapportzettel – Muster oder selbst erstellen?

Da ein Rapportzettel also durchaus von hoher Bedeutung sein kann, sollte dieser auch alle nötigen Informationen aufführen. Im Internet gibt es inzwischen sogar verschiedene Websites, welche ihre eigene Rapportsoftware kostenpflichtig anbieten und wiederum andere, die jeweils eine Vorlage oder ein Muster zum Download bereitstellen. Bei letzteren gibt es zwar auch kostenlose Varianten, jedoch ist sowieso stets darauf zu achten, ob denn auch alle nötigen Informationen im Rapportzettel aufgeführt sind.

Insofern lohnt es sich letztlich, gänzlich selbst zu Werke zu gehen und am Computer eine Vorlage zu erstellen. Zumal dabei das Design der eigenen Firma entsprechen kann. Darüber hinaus kann ein eigener Rapportzettel auch digital funktionieren. Mit gängigen Tools wie Microsoft Word und Excel, OpenOffice oder LibreOffice lassen sich mit wenig Mühe PDF Formulare erstellen. Diese können später mit Tablets oder Smartphones ausgefüllt werden und eignen sich bestens als stets griffbereite, ordentliche Rapportzettel.

Wie schreibt man einen Rapportzettel?

Wichtig für alle Parteien ist immer, dass auf Rapportzetteln ebenso wie auf Rechnungen nachvollziehbar und ersichtlich ist, welche Arbeiten im Detail erfolgten. Allgemeine Beschreibungen wie „Arbeit wie vereinbart“ sind freilich unzureichend.

• Bezeichnung der Baustelle (Ort, Adresse, Lage)
• Name/Bezeichnung des Bauherrn oder Auftraggebers
• Vollständige Unternehmensadresse inkl. Bankverbindung
• Datum und Dauer der Arbeiten
• Bezeichnung der Arbeiten und Anzahl erbrachter Stunden
• vereinbarter Stundensatz
• ausführliche Beschreibung der ausgeführten Arbeiten
• besonders vergüteter Aufwand für Materialien, Geräte, Einbauteile etc.
• gegebenenfalls Sonderkosten (wie etwa für Entsorgung von Schutt)
• Feld für die Unterschrift durch den Auftraggeber

Wichtig bei alledem ist, dass jeder Punkt eindeutig zugeordnet werden kann und beispielsweise auch nachvollziehbar ist, welches Material für welche Arbeit notwendig war.

Kommunikation beugt Problemen vor

Ob digital oder ausgedruckt, in jedem Fall sollte ein Rapportzettel als stets gewissenhaft ausgefüllt werden und zwar idealerweise auch täglich. Wer mehrere Mitarbeiter beschäftigt nimmt diese also in die Pflicht und besteht auf lückenlose Dokumentation. Auf der anderen Seite empfiehlt es sich, dem Auftraggeber auch stets die ausgefüllten Zettel ohne Verzögerung vorzulegen. Darüber hinaus sollten ungeplant anfallende Leistungen, sobald deren notwendig ersichtlich ist, ohnehin dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt werden. Gegebenenfalls kann dann mit dem Beginn der Sonderleistungen noch gewartet und gemeinsam die beste Lösung gefunden sowie vertragliche Details getroffen werden.

Auf diese Weise geht man unnötigen Streitigkeiten vor Gericht aus dem Weg und schafft gegenseitiges Vertrauen. Dahingehend lohnt es übrigens, einen Rapportzettel schließlich nicht nur einfach dem Auftraggeber zu übergeben, sondern ihn direkt auch gemeinsam durchzugehen und eventuelle Fragen zu klären. Wurde beispielsweise zuvor kein Stundenlohn vereinbart, gelten ortsübliche Sätze – dann aber ist auch darauf zu achten, wessen Stunden abgerechnet werden. Facharbeiter, Auszubildender oder Aushilfe? Solche Kleinigkeiten sind insbesondere bei großen Auftragen von Bedeutung und besser von Anfang an klargestellt. Dann kann sich der Handwerker auch einzig ums Handwerk kümmern.