Rapportzettel – alle Leistungen übersichtlich im Blick

Im Elektrohandwerk, beim Hausbau sowie bei Heizungs- und Sanitärarbeiten und in vielen anderen Metiers kommt es häufig zu Stundenlohnarbeiten. Auch Regierarbeiten, Rapportstunden oder Stunden auf Nachweis genannt, handelt es sich bei eben diesen um Arbeiten, welche gesondert abgerechnet werden, da sie über zuvor vertraglich festgelegte Leistungen hinausgehen. Dabei muss es sich nicht etwa nur um Arbeitsstunden handeln. Vielmehr kann der endgültige Rechnungsbetrag auch durch zusätzlich nötige Materialien und Geräte ungeplant höher ausfallen. Erfahrene Handwerker wissen: dafür lohnt sich der Rapportzettel. Dieser macht eindeutig klar, worum es sich bei den unvorhergesehenen Leistungen handelt – und kann mitunter vor Gericht als nötige Beweisführung dienen.

Gesetzlich keine Pflicht aber erfahrungsgemäß sinnvoll

Grundsätzlich ist bei Bau- oder Handwerksarbeiten und ähnlichen Leistungen ein Rapportzettel keine gesetzliche Pflicht. Ohnehin weist das Werkvertragsrecht des BGB kaum bauspezifische Regeln auf. Deshalb gibt es die Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) und deren Teil B: Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführungen von Bauleistungen. Inzwischen ist es üblich, dass sich Auftraggeber und Auftraggeber bei allen möglichen Werkverträgen auch auf die Anwendung der VOB/B einigen. Dann wird auch der Einsatz von Rapportzetteln sinnvoll.

Laut Paragraph 15 VOB/B nämlich sind besonders zu vergütender Aufwand, Materialien, Geräteeinsatz, Transportkosten und Sonderkosten gemeinsam mit den geleisteten Stunden auf Stundenzetteln aufzuführen. Diese Stundenzettel hat der Auftragnehmer werktäglich oder wöchentlich beim Auftraggeber einzureichen, welcher wiederum sechs Werktage Zeit für Bestätigung oder Beanstandung hat. Final kann es zu Streitfragen vor Gericht kommen, wenn etwa der Auftraggeber letztlich zusätzlich erbrachte Leistungen für nicht notwendig hält und daher nicht bezahlen möchte. Führt der Auftragnehmer beziehungsweise dessen Arbeiter täglich einen Rapportzettel aus, ist das vor Gericht von Vorteil, denn der Auftragnehmer ist in der Beweispflicht. Anhand der Zettel kann ein Gutachter klären, ob jene Rapportstunden tatsächlich nötig waren oder nicht.

Rapportzettel – Muster oder selbst erstellen?

Da ein Rapportzettel also durchaus von hoher Bedeutung sein kann, sollte dieser auch alle nötigen Informationen aufführen. Im Internet gibt es inzwischen sogar verschiedene Websites, welche ihre eigene Rapportsoftware kostenpflichtig anbieten und wiederum andere, die jeweils eine Vorlage oder ein Muster zum Download bereitstellen. Bei letzteren gibt es zwar auch kostenlose Varianten, jedoch ist sowieso stets darauf zu achten, ob denn auch alle nötigen Informationen im Rapportzettel aufgeführt sind.

Insofern lohnt es sich letztlich, gänzlich selbst zu Werke zu gehen und am Computer eine Vorlage zu erstellen. Zumal dabei das Design der eigenen Firma entsprechen kann. Darüber hinaus kann ein eigener Rapportzettel auch digital funktionieren. Mit gängigen Tools wie Microsoft Word und Excel, OpenOffice oder LibreOffice lassen sich mit wenig Mühe PDF Formulare erstellen. Diese können später mit Tablets oder Smartphones ausgefüllt werden und eignen sich bestens als stets griffbereite, ordentliche Rapportzettel.

Was gehört auf den Zettel?

Wichtig für alle Parteien ist immer, dass auf Rapportzetteln ebenso wie auf Rechnungen nachvollziehbar und ersichtlich ist, welche Arbeiten im Detail erfolgten. Allgemeine Beschreibungen wie „Arbeit wie vereinbart“ sind freilich unzureichend. Nach Paragraph 15 Nummer 3 VOB/B sind folgende Angaben mindestens empfohlen:

  • Bezeichnung der Baustelle (Ort, Adresse, Lage)
  • Name/Bezeichnung des Bauherrn oder Auftraggebers
  • Datum und Dauer der Arbeiten
  • Bezeichnung der Arbeiten und Anzahl erbrachter Stunden
  • vereinbarter Stundensatz
  • ausführliche Beschreibung der ausgeführten Arbeiten
  • besonders vergüteter Aufwand für Materialien, Geräte, Einbauteile etc.
  • gegebenenfalls Sonderkosten (wie etwa für Entsorgung von Schutt)

Wichtig bei alledem ist, dass jeder Punkt eindeutig zugeordnet werden kann und beispielsweise auch nachvollziehbar ist, welches Material für welche Arbeit notwendig war. Anderenfalls könnte ein solcher Rapportzettel als nicht überprüfbar und damit vor Gericht oder zumindest für den Auftraggeber als gegenstandslos gelten.

Kommunikation beugt Problemen vor

Ob digital oder ausgedruckt, in jedem Fall sollte ein Rapportzettel als stets gewissenhaft ausgefüllt werden und zwar idealerweise auch täglich. Wer mehrere Mitarbeiter beschäftigt nimmt diese also in die Pflicht und besteht auf lückenlose Dokumentation. Auf der anderen Seite empfiehlt es sich, dem Auftraggeber auch stets die ausgefüllten Zettel ohne Verzögerung vorzulegen. Darüber hinaus sollten ungeplant anfallende Leistungen, sobald deren notwendig ersichtlich ist, ohnehin dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt werden. Gegebenenfalls kann dann mit dem Beginn der Sonderleistungen noch gewartet und gemeinsam die beste Lösung gefunden sowie vertragliche Details getroffen werden.

Auf diese Weise geht man unnötigen Streitigkeiten vor Gericht aus dem Weg und schafft gegenseitiges Vertrauen. Dahingehend lohnt es übrigens, einen Rapportzettel schließlich nicht nur einfach dem Auftraggeber zu übergeben, sondern ihn direkt auch gemeinsam durchzugehen und eventuelle Fragen zu klären. Wurde beispielsweise zuvor kein Stundenlohn vereinbart, gelten ortsübliche Sätze – dann aber ist auch darauf zu achten, wessen Stunden abgerechnet werden. Facharbeiter, Auszubildender oder Aushilfe? Solche Kleinigkeiten sind insbesondere bei großen Auftragen von Bedeutung und besser von Anfang an klargestellt. Dann kann sich der Handwerker auch einzig ums Handwerk kümmern.

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Dieser Beitrag wurde am 15. April 2021 veröffentlicht.