Teilnehmerliste

Teilnehmerlisten zu erstellen ist erforderlich, wenn Sie beispielsweise die Teilnahme an einer bestimmten Veranstaltung dokumentieren müssen. Bei den Teilnehmern kann es sich um Kollegen, Bekannte, Vereinsmitglieder oder Seminarteilnehmer handeln. Die Teilnehmer tragen sich dann in eine Liste ein und es kann später genau nachvollzogen werden, wer an der Veranstaltung teilgenommen hat. Falls Sie regelmäßig Veranstaltungen durchführen, können Sie hierfür natürlich eine standardisierte Vorlage nutzen. Sie müssen die Teilnehmerliste dann nicht jedesmal neu erstellen.

Wie Sie selbs eine Teilnehmerliste erstellen

Sie können mit gängigen Schreibprogrammen selbst individuelle Teilnehmerlisten erstellen. Dafür können Sie beispielsweise MS Word oder Excel nutzen, aber auch auf Google Tabellen zurückgreifen. Bei der Erstellung der Teilnehmerliste sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen.

In manchen Fällen besitzen diese Programme bereits eigene Vorlagen auf die Sie zurückgreifen können. Demnach müssen Sie die Teilnehmerliste nicht selbst aufbauen, sondern können mit einer Vorlage arbeiten. Diese Vorlage für die Teilnehmerliste können Sie natürlich auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden und so ein eigenes Dokument erstellen.

Pflichtelemente der Teilnehmerliste:

Folgende Spalten sind bei einer professionellen Teilnehmerliste unerlässlich:

  • Datum und Uhrzeit der Veranstaltung
  • Art oder Thema der Veranstaltung
  • Name der Veranstaltung und des Veranstalters
  • Veranstaltungsort und Räumlichkeiten (ggf. Adresse der Räumlichkeit)
  • Namen aller anwesenden Personen in Listenform
  • Unterschrift der anwesenden Personen in Listenform

Die Unterschrift ist ggf. nicht zwingend erforderlich. Eine Teilnehmerliste mit Unterschriften bietet sich jedoch bei kostenpflichtigen Veranstaltungen an. Auch wenn die Teilnahme verbidnlich erfolgen muss, zum Beispiel hinterher ein Zertifikat ausgestellt wird, sollte man die Teilnehmer unterschreiben lassen. Die Unterschrift dient als Beleg, dass die Person auch wirklich an der Veranstaltung teilgenommen hat.

Optional können Sie mit der Teilnehmerliste weitere Daten erfassen. Hierzu zählen weitere Daten der Teilnehmer.

  • Postadresse der Teilnehmer
  • E-Mail-Adresse der Teilnehmer
  • Telefonnummer der Teilnehmer
  • Teilnehmernummer

Sie sollten auch beachten, dass Sie sich bei der Erstellung der Teilnehmerliste an die Vorgaben bzgl. Datenschutz halten. Diese Daten sollten nur erfasst werden, wenn Sie wirklich auch erforderlich sind und ein wichtiger Grund hierfür vorliegt.

Teilnehmerliste: So könnte Ihre Teilnehmerliste aussehen

Beim Erstellen einer Teilnehmerliste bietet sich die praktische Tabellenform an. Derartige Teilnehmerlisten haben sich in der Praxis bewährt und können auch jederzeit schnell und einfach modifiziert werden

1. Teilnehmerliste-Vorlage für Veranstaltungen

Titel der Veranstaltung:
Ort/ Datum der Veranstaltung:
Veranstalter:

NummerVorname des TeilnehmersNachname des TeilnehmersUnterschrift
1
2
3
4
5

Dank der fortlaufenden Nummerierung kann der Veranstalter nur einen Blick feststellen, wie viele Personen teilgenommen haben.

2. Teilnehmerliste für Vereine, Schulen und Universitäten

Für Vereine, Schulklassen oder Studiengruppen an der Universität lässt sich der Tabellenteil der Anwesenheitsliste etwas modifizieren, um die Anwesenheit der Teilnehmer zu dokumentieren.

VornameNachnameUnterschriftVerspätungBestätigung durch Seminar-Leiter
Hans
Franz
Max
Thomas
Daniel

Teilnehmerlisten sollten nach dem Ausfüllen sicher aufbewahrt werden. Durch das Digitalisieren dieser Liste wird es später einfacher, nochmal die Liste zu prüfen. Demnach sollten Sie auch gut überlegen, wie die Liste Teilnehmerlisten werden.

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