Übersicht erstellen – mit einfachen Mitteln schnell Ordnung schaffen

Wer zum Beispiel eine Menge von Daten in eine sinnvolle Ordnung bringen oder ein Projekt möglichst zielgerichtet angehen will, muss dafür auch die nötige Übersicht erstellen. Es klingt banal, doch eine solche Übersicht, wie auch immer diese ausfällt, vermittelt Informationen auf effiziente Art und Weise. Das kann für jeden einzelnen persönlich oder auch für eine Gruppe von Personen von Belang sein.

Denn der Effekt erweist sich bei einer Vielzahl von Situationen als absolut nützlich. So etwa als Methode der Gestaltung eines Tafelbilds durch den Lehrer in der Schule und ebenso die Aufarbeitung des Gelernten durch Schüler. Zum anderen lässt sich für familiäre Belange vielfach eine Übersicht erstellen, wie etwa bei der Finanzplanung für den Hausbau. In der Arbeits- und Geschäftswelt schließlich sind Übersichten in unterschiedlichen Formen ohnehin obligatorisch.

Grafische Übersicht erstellen

Um zunächst beim Beispiel des Tafelbildes in der Schule zu bleiben, sei zunächst die grafische Übersicht genannt. Hier kommen sowohl einfache Formen wie Pfeile, Kästchen und so weiter als auch Bilder sowie natürlich Text zum Einsatz. Je komplexer die Thematik desto ausschweifender kann ein Tafelbild ausfallen. Für eine gute Vorbereitung muss man daher quasi als Vorlage eine entsprechende Übersicht erstellen. Dies gelingt wahlweise ganz analog mit Stift und Papier oder aber am Computer mittels Schreibprogrammen wie Word, LibreOffice oder OpenOffice. Diese und ähnliche Programme erlauben ohne viel Know-How das Kombinieren von Text mit Bildern und das Hinzufügen von Formen sowie auch Tabellen. Auch das verwenden verschiedener Formatierungen und Schriftfarben bietet sich dabei direkt an.

Tabellarische Übersicht erstellen

Große Datensätze, Statistiken und eben zahlenbasierende Informationen lassen sich oftmals am besten mittels Tabellen in eine übersichtliche Struktur bringen. Um eine solche Übersicht zu erstellen ist Excel das ideale Programm. Dieses dient extra der Tabellenkalkulation und erlaubt im Zuge dessen sowohl einfachste Anordnung von Text und Zahlen sowie auch das Einbauen von Formeln und Berechnungen. Dank intuitiver Menüführung kommen auch Anfänger mit den grundlegenden Funktionen zurecht. Textformatierung und Handgriffe wie die Bearbeitung von Umrandungen erfolgen auf die gleiche Art und Weise, wie es beispielsweise bei Word der Fall ist. Wer zudem Formeln nutzen möchte und hierbei Neuland betritt, findet via Internet schnell die nötigen Anleitungen. So lässt sich in Kürze eine Budgetplanung mit genauen Berechnungen oder eine effektive Übersicht zur Terminplanung erstellen.

Rein textbasierte Übersicht erstellen

Natürlich kann es ebenfalls sein, dass eine Übersicht allein aus einer Menge von Text besteht. Gerade dann ist es notwendig, eine möglichst sinnvolle Struktur zu schaffen. Denn je mehr Informationen vermittelt werden müssen, desto mehr Unordnung kann entstehen und so bleiben unter Umstände wichtige Punkte auf der Strecke. Punkte ist hier das passende Stichwort. Denn bei einer textbasierten Übersicht macht man idealerweise von prägnanten Teilüberschriften, Nummerierungen und Listen Gebrauch. Damit es stets bei der Übersichtlichkeit bleibt, sollten Textpassagen durch Absätze getrennt sein und vor allem kein Abschnitt zu lang ausfallen. Eventuell sind ohnehin stichpunktartige Ausführungen die beste Methode um die gewünschten Informationen zu Papier zu bringen. Zumal in einer Übersicht aus Stichpunkte ganze Sätze mit Fettdruck umso mehr hervorstechen und gegebenenfalls die bedeutendsten Aspekte effektiv vermitteln.

Weitere Arten der Übersicht 

Freilich gibt es noch eine Vielzahl an Möglichkeiten eine Übersicht zu erstellen. Eine Powerpoint Präsentation etwa ist in der Schule oder im Studium ein stets beliebtes Mittel für Referate und kann sich, bei seriöser Gestaltung, auch für geschäftliche Anlässe eignen. Insbesondere in bestimmten Jobs kommt es des Öfteren zu Situationen, wo die ein oder andere spezifische Übersicht gefragt ist. Ein Organigramm etwa, eine Pendenzenliste oder ein Aktionsplan. Für all solche Arten gibt es wiederum noch einmal eigene Herangehensweisen und Vorgaben, welche sich individuell umsetzen lassen – textlich, tabellarisch, grafisch oder meist kombiniert. Bei solch klar definierten Vorhaben bieten sich Vorlagen aus dem Internet an, sofern man nicht bereits mit der Thematik vertraut ist.

Tipps für eine gute Übersicht von Informationen

Wer ausschließlich zur strukturierten Aufbereitung wichtiger Informationen eine Übersicht erstellen will, also im Sinne einer prägnanten Präsentation, sollte einige Tipps im Hinterkopf behalten. Diese gelten für alle genannten Formen der Übersicht, wobei einige Aspekte hier und da jeweils mehr oder weniger ins Gewicht fallen. Zu allererst sei auf die „von links nach rechts und von oben nach unten“-Lesegewohnheit hingewiesen. Insbesondere bei grafischen Aufbereitungen ist dies von Bedeutung.

Hier kommt außerdem die menschliche Vorliebe für Symmetrie zum Tragen – je geordneter und gleichmäßiger das Gesamtbild, desto besser prägt es sich ein. Universell gültig ist die Maxime „Weniger ist mehr“. Dies gilt sowohl für Text an sich, als auch dessen Formatierung sowie der Einsatz von Bildern und Formen. Oft lassen sich sogar längere Formulierungen und größere Textbausteine allein durch Pfeile, Diagramme und einfache Zeichnungen ersetzen. Wer zudem eine farbliche Gestaltung beabsichtigt, sollte mitunter die Symbolwirkung von Rot, Gelb und Grün bedenken.

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Dieser Beitrag wurde am 6. März 2021 veröffentlicht.